چه باید (و نباید) شما در یک فایل کارمند کارمند قرار دهید
در دیگران دسترسی به کارکنان منابع انسانی محدود می شود و کارکنان می توانند درخواست دسترسی به سوابق خود را داشته باشند. وکلای همچنین می توانند محتویات پرونده های پرسنل پرونده های کیفری و کمیسیون های فرصت های شغلی برابر (EEOC) شکایت کنند.
یک کارمند سابق نیز می تواند یک کپی از پرونده های پرسنل خود را درخواست کند.
با تمام این استفاده های بالقوه و بینندگان بالقوه سوابق پرسنل شما، کارفرمایان باید مراقب حفظ اسناد غیرمستقیم و واقعی از تاریخ استخدام کارمند در سوابق کارکنان خود باشند. در نتیجه، این دستورالعمل های کلی را به اسنادی که در اسناد پرسنل سازمان شما حفظ می کنید اعمال کنید.
دستورالعمل کلی برای محتویات فایل پرسنل کارمند
- اطلاعات در پرونده های پرسنل باید واقعی باشند. نظارت بر کارکنان یا نظرات کارکنان منابع انسانی؛ یادداشت های تصادفی؛ شایعات شایعات بی اساس؛ سوالات، گزارش ها و یا ادعاهای tattletale از دیگر کارکنان که ناشناخته است؛ اتهامات تحقیق نشده، تحقیق و نتیجه گیری نشده است و هرگونه اطلاعات غير حقيقی، تفسير يا یادداشت ها بايد از پرونده کارکنان کارکنان حذف شود.
یکی از بدترین نمونه های تفسیر توهین آمیز که یک مدیر منابع انسانی در یک رکورد پرسنل ثبت کرده است، یادداشت های مصاحبه مدیر اجاره را در بر می گیرد. یکی از اظهار داشت: "احتمالا بیش از حد چاق است که به سمت بالا و پایین پله ها برود." کارمند، وکیل، و حتی کارکنان و ناظران آینده را نیز خواندن نظرات مانند این را تصور کنید.
در یکی دیگر از مدیران، مدیران متوجه شد که مدعیان و دیگران در پرونده کارمند چنین قرار دارند: "مری عصبانی بود چون او افزایش نیافت. مشکل را ببینید؟
- سوابق کارکنان باید به طور دقیق به مکان های فایل مناسب اختصاص داده شوند. پروتکل برای پرونده های پرسنل شرکت خود را بر اساس قوانین ایالتی و فدرال ، قوانین اشتغال مانند قانون حمل و نقل و حسابرسی بیمه درمانی 1996 (HIPAA) و بهترین شیوه های کارفرمایان تعیین کنید.
سپس با پروتکل stick کنید. شما نمی خواهید برای به دست آوردن اتهامات تصادفی دکتر که در پرونده های پزشکی تعلق دارند را در فایل پرسنل قرار دهید. نه، آیا شما منطق و توجیه برای ارتقاء کارمند در پرونده حقوق و دستمزد را می خواهید؟
شما همچنین نمی خواهید پرونده تصمیم گیری استخدام که شامل بررسی پس زمینه یا یادداشت ها از بحث در مورد کارفرمای سابق در پرونده پرسنل است.
- ناظران، مدیران و سایر کارکنانی که اسناد و مدارک را در پرونده های کارکنان قرار می دهند باید آموزش ببینند که اسناد را به درستی بنویسند. اعالم شدن در یک کارمند، اعتراف به این که کارمند یک مرده کامل است، برنده نخواهد بود که پرسنل شما هر جوایز را ثبت کند، اما ناظران نامتجانس اعلامیه های مشابهی را نوشته اند.
با این حال، بهتر است محدود کردن دسترسی به فایل ها به شخص HR شخص شما که مسئول سوابق است و می داند چه باید و نباید قرار داده شود در یک فایل پرسنل. - اطلاعاتی را که شما در پرونده های کارکنان قرار می دهید متعادل کنید و شامل جنبه های مثبت و منفی یک سابقه اشتغال کارکنان شوید. اغلب سوابق پرسنل بر هر رخداد منفی تاکید می کنند و اجزای مثبت را از دست می دهند.
- تفاوت بین یادداشت های شخصی سرپرست خود را در مورد کارمندان خود و کارمندان رسمی شرکت خود را درک کنید. یادداشت های سرپرست که برای بهبود عملکرد ، پیگیری پروژه ها و تکمیل اهداف، و به درستی تعیین و افزایش برنامه های توسعه عملکرد استفاده می شود ، به عنوان مثال، در یک پرونده شخصی سرپرست، نه در پرونده های رسمی پرسنل شرکت تعلق دارد.
همچنین، نیاز به آموزش سرپرستان در چگونگی انجام یادداشت ها و نگهداری اسناد در پرونده مدیریت خود را می شناسید. معیارهای مشابه برای حقایق، نه نظرات و نمونه های خاص، نه شنیدن، به یادداشت های خصوصی اعمال می شود.
یادداشت های خصوصی سرپرست را می توان در مورد دعوی دعوی مورد احترام قرار داد، بنابراین حتی برای یادداشت های خصوصی نیز توصیه می شود. نظارت بر نظارتکنندگان کپی رکوردهای موجود در پرونده کارمند رسمی کارکنان در پرونده مدیریت آنها توصیه نمی شود.
- استخدام مستندات و یادداشت های مصاحبه، کمی دشوار است. بهترین روش این است که یک فایل جداگانه برای هر موقعیتی که شما پر کنید شامل تمام مستندات مربوط به پر کردن آن موقعیت از ارسال شغل به چک مرجع است. رزومه متقاضیان، نامه ها و برنامه های کاربردی مربوط به این فایل است، به جز اینکه شما باید درخواست کارمند استخدام شده را به فایل پرسنل کارمندان منتقل کنید.
این پرونده دارای چک لیست ها و فرم های رسمی است که تلاش می کند برای ارائه بی طرفانه از شرایط کارکنان بالقوه و حمایت از تصمیم شما برای استخدام کاندیدان واجد شرایط باشد. نظرات مدیران استخدام و یادداشت هایی که در طول فرایند استخدام گرفته شده، در این فایل تعلق ندارند. منابع انسانی می توانند این یادداشت ها را برای حفظ مستندات کامل در مورد تصمیم اشتغال جمع آوری کنند، اما آنها در پرونده های کارکنان تعلق ندارند.
- اسناد حقوقی در مورد تصمیمات اشتغال مانند ارتقاء ، انتقال به فرصت های جانبی و افزایش حقوق و دستمزد در پرونده های پرسنل تعلق دارد. نظر سرپرست یا HR در مورد کارمند نیست. اسناد اقدامات رسمی انضباطی مانند هشدار نوشته شده در پرونده کارکنان کارکنان نیز موجود است.
نمونه های خاصی از اسناد و مدارک که نباید در سوابق کارکنان باشد
اطلاعات زیر نباید در سوابق پرسنل قرار گیرد. مستندات ممکن است به یک فایل جداگانه نیاز داشته باشند، ممکن است به عنوان یادداشت های نظارت یا مدیریت طبقه بندی شوند یا نباید توسط یک کارفرما نگهداری شوند.
- هر اطلاعات پزشکی متعلق به پرونده پزشکی است .
- اطلاعات حقوق و دستمزد متعلق به پرونده حقوق و دستمزد است .
- اسناد و مدارک که شامل اعداد خدمات اجتماعی کارکنان یا اطلاعات مربوط به طبقه بندی محافظت شده کارمند مانند سن، نژاد، جنسیت، منشاء ملی، معلولیت، وضعیت تاهل، باورهای مذهبی و غیره نباید در پرونده های پرسنل نگهداری شود.
- اسناد نظارتی برای مدیریت کار کارمند، تعیین اهداف، بازخورد ارائه شده و غیره باید در یک پوشه خصوصی، سرپرست یا مدیر مدیریت شود.
- مواد تحقیقاتی شامل شکایت کارکنان، مصاحبه های شاهد، مصاحبه کارکنان، یافته ها، توصیه های وکیل، و قطعنامه و پیگیری برای اطمینان از عدم تلافی ، باید در پرونده تحقیقاتی جدا از پرونده های پرسنل قرار گیرد.
- کارمند فایل I-9 در یک فایل یا محل I-9 فرم می کند ، دور از سوابق کارکنان کارکنان.
- بررسی های پیشین شامل تاریخ کیفری، گزارش های اعتباری و غیره و نتایج آزمایش مواد مخدر در یک پرونده جداگانه که سرپرستان، مدیران و کارکنان نمی توانند دسترسی پیدا کنند. SHRM یا این فایل جداگانه را توصیه می کند یا توصیه می کند که این اطلاعات نیز در پرونده پزشکی کارمند ثبت شود.
- سوابق کارکنان فرصت های برابر مانند فرم های خود شناسایی و گزارش های دولتی نباید در پرونده پرسنلی و هر جایی که سرپرست دسترسی داشته باشد نگهداری شود.
اگر این دستورالعمل ها را دنبال کنید، سازمان شما به طور مؤثر ذخیره سازی پرونده اشتغال واقعی و قابل قبول و سوابق پرسنل در مکان های مناسب را ذخیره می کند.
سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.