همانند تمام پرونده های کارمند، محدود کردن دسترسی به جز کسانی که نیاز به دانستن دارند
فایل حقوق و دستمزد را قادر می سازد کارکنان حسابداری به پرداخت کارکنان بدون دسترسی به اطلاعات محرمانه کارمند. کارکنان حسابداری می توانند رکوردهای حقوق و دستمزد را که در آن برای پرداخت کارمند مناسب است، نگهداری کند.
در مواردی که حقوق و حسابداری برون سپاری می شود، این عمل حتی بیشتر برای پرونده های استخدامی کارمند توصیه می شود.
فایل حقوق و دستمزد دسترسی به اطلاعات کارمند محرمانه را محدود می کند. پرونده حقوق کارمندان کارکنان، کارکنان حسابداری و مالی را قادر می سازد تا اطلاعاتی را که نیاز دارند به کارکنان در یک محل مناسب پرداخت کنند. محل باید امن و بدون دسترسی به هر کارمند دیگر باشد.
شما نیاز به تمرکز بر کارکنان حسابداری این واقعیت است که اطلاعات در فایل های حقوق و دستمزد محرمانه است و نباید بدون اجازه و تایید از کارکنان منابع انسانی به اشتراک گذاشته شود. کارکنان حسابداری نیز نباید هیچ اطلاعاتی درباره افزایش کارکنان، تبلیغات، پاداش ها و سایر اطلاعاتی که در مورد کارکنان محرمانه است، به اشتراک بگذارند.
منابع انسانی نیازی به نظارت بر دسترسی حسابداری به پرونده های حقوق کارمندان کارمندان ندارد. همانطور که برای فایل های کارمند مربوطه مانند پرسنل و فایل های پزشکی توصیه می شود، شما باید دسترسی به پرونده حقوق و دستمزد را محدود کنید.
فقط کسانی که نیاز به اطلاعات دارند برای انجام کارشان باید مطالب را ببینند.
محتویات یک فایل حقوق و دستمزد کارمند
این یک پیشنهادی است، اما نه کاملا جامع، لیستی از آنچه که در یک فایل حقوق و دستمزد کارمند متعلق به آن است.
- نامه ارائه شده توسط مدیر استخدام، منابع انسانی و کارمند امضا شده است
- مجوز پرداخت که توسط منابع انسانی و مدیر استخدام، زمانی که یک قرارداد کارمند وجود دارد، امضا شده است
- فرم W-4
- کارنامه و مجوز مربوط به مزایای کارکنان که شامل کسر حقوق و دستمزد است
- فرم تأییدیه مستقیم
- فرم های حسابداری در زمان پرداخت
- برگه های هفته ای هفتگی
- سوابق ساعت ساعت، که در آن استفاده می شود
- سوابق حضور
- درخواست بازپرداخت هزینه از جمله اسناد و مدارک و رسید برای سفر و سایر مصارف مجاز
- فرم های پرداخت هزینه تحصیلی و رسید برای پرداخت، کتاب ها و غیره
- فرم درخواست درخواست را پرداخت کنید
- اسناد وام های شرکت و برنامه پرداخت
- سفارشات و اسناد تسویه حساب
- مجوز برای انتشار اطلاعات خصوصی
- کارنامه مربوط به هر کارمند افزایش می یابد
- کاغذ کاری مربوط به جایزه ، تقسیم سود یا جایزه شناختن
- فرم W-2
- مجوز برای هر گونه اقدامات حقوق و دستمزد که شرکت شما اجازه می دهد
همچنین به عنوان فایل های کارمند شناخته شده ، سوابق کارمند ، فایل منابع انسانی، اسناد و مدارک
سوزان هیتفیلد هر تلاش برای ارائه مشاوره دقیق، عقلانی، مدیریت اخلاقی منابع انسانی، کارفرمایان و توصیه های محل کار در این وبسایت را انجام می دهد، اما او وکیل نیست. محتوای سایت نباید به عنوان مشاور حقوقی تفسیر شود. این سایت یک مخاطب در سراسر جهان دارد و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است، بنابراین مقالات در همه آنها برای محل کار شما قابل تعریف نیست.
در صورت شک و تردید، همیشه به دنبال مشاور حقوقی باشید. اطلاعات در سایت تنها برای راهنمایی ارائه شده است.