کارفرما دلایل خوبی برای نگه داشتن چندین پرونده کارفرمایان دارد - بعضی قانونی و بعضی از آنها برای اهداف شغلی بهتر است.
مستندات مورد نیاز است، به طوری که کارفرمایان دارای دیدگاه دقیق از تاریخ اشتغال کارکنان است. مستندات از تصمیمات کارفرمایان حمایت می کند و می تواند از کارفرمایان در دادرسی به درستی محافظت کند.
محتویات فایل پرسنل، یک مرور تاریخی از وقایع مهم در طی یک کارمند کارمند را ارائه می دهد. آنها از تصمیماتی که در مورد کارمند و حرفه او گرفته شده حمایت می کنند. آنها دلیل منطقی کارفرما را در پشت استخدام، تبلیغ، انتقال، پاداش و شناخت و تصمیم گیری های شلیک نشان می دهند.
دستورالعمل های مختلف با انواع پرونده های پرسنلی مرتبط هستند
از آنجا که چندین نوع از فایل های پرسنلی توصیه می شود، قوانین و دستورالعمل های مختلف با هر نوع فایل پرسنلی ارتباط دارد.
- هر نوع فایل پرسنلی دلایل متفاوتی برای محتوای موجود و متفاوتی دارد که بر اساس آن دلیل است.
- هر نوع فایل پرسنلی به صورت متفاوتی ذخیره می شود.
- دسترسی به یک فایل پرسنلی محدود به کارمندان خاص در اکثر سازمانها می باشد. انواع پرونده های پرسنلی دارای رهنمودهای دسترسی متفاوت هستند.
- دسترسی کارکنان به فایل پرسنلی خود مجاز است، اما اکثر کارفرمایان دستورالعمل های مربوط به دسترسی کارمندان را با یک خط مشی دسترسی به فایل پرسنلی در دفترچه کارمند تنظیم می کنند . (دولت های مختلف و حوزه های قضایی قوانین مختلفی دارند، بنابراین برای مکان شما به روز می شود.)
اکثر سازمان ها اجازه می دهد که مدیر کارمند به فایل کلی پرسنل دسترسی پیدا کند. آنها انتظار دارند که مدیران مستندات مربوطه را در پرونده کارمند خود نگهداری کنند که فایل شخصی رسمی نیست.
- بخش منابع انسانی دارای پرونده های پرسنل کارمند و مسئول آن است.
فایل های پرسنلی توصیه شده
در اینجا انواع فایل های پرسنلی توصیه می شود و آنچه شما باید در مورد کار با آنها بدانید.
فایل پرسنل کارمند
این فایل پرسنلی اصلی کارفرما برای هر کارمند است. پرونده پرسنل سابقه اشتغال هر کارمند را ذخیره می کند. این چیزی است که شما باید در مورد یک فایل پرسنل کارمند بدانید.
پرونده پزشکی
پرونده پزشکی کارگر دارای محدودیت های قانونی قانونی است که کارفرمایان باید بداند و توجه کنند. در اینجا چیزی است که شما باید درباره محرمانه بودن و محتویات پرونده پزشکی کارمند بدانید.
پرونده حقوق و دستمزد
دسترسی کارکنان به فایل حقوق و دستمزد کارمندان کمتر از دسترسی به پرونده پزشکی یا پرسنل کمتر محدود است. فایل حقوق و دستمزد اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، انتخاب مزایا ، تغییر نرخ پرداخت، لوازم آرایشی و سایر اسناد حقوقی را که بر چک پرداخت کارمند تاثیر می گذارد، نگه می دارد. کارکنان مختلف حسابداری و منابع انسانی اطلاعات مربوط به پرونده حقوق و دستمزد را می یابند.
فایل فرم I-9 برای کارمندان
با توجه به حقوق دسترسی آژانس های مختلف دولتی، با حفظ یک فایل جداگانه برای فرم های کارکنان I-9 ، بهترین روش را دنبال می کنید. در مورد ذخیره سازی فرم های I-9 اطلاعات بیشتری کسب کنید.
مرور فایل های شخصی
فقط جزئیات سریع و اساسی در مورد پرونده کارمند کارمندان را می خواهید؟ برای مرور کلی فایل های پرسنل کارکنان اینجا را چک کنید
خط مشی دسترسی به پرونده کارکنان
شما می خواهید هر کارمند را قادر به دانستن آنچه که در فایل پرسنل خود است، اما شما باید یکپارچگی، کامل بودن و دقت فایل را کنترل کنید. حفظ یکپارچگی کارکنان و کارفرمایان و دسترسی محدود با یک خط مشی دسترسی به فایل پرسنلی تضمین شده است.
چه چیزی در یک پرونده کارمند کارمندان نباید شامل شود؟
به دنبال دستورالعمل هایی در مورد محتوا که هرگز نباید در یک فایل پرسنلی کارکنان گنجانده شود ؟ در اینجا بهترین توصیه های من در مورد محتوا است که شما می خواهید در یک محل جداگانه و غیررسمی نگه دارید و یا در همه جا حفظ نکنید. حفظ اسناد غیر ضروری و صرفا قاطعانه می تواند به شما آسیب برساند.
مستندات
آیا می دانید مستندات چیست؟ کلمه، اسناد و مدارک، اغلب در دنیای اشتغال و منابع انسانی رشد می کند. اما، معنای مستند سازی و دلیل اینکه شما ممکن است بخواهید سندی های مربوط به کارهای خاص را مستند کنید، اینجا کاملا تحت پوشش قرار می گیرد.
> سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات فقط برای راهنمایی است.