راهنمایی برای دانستن وقتی، چرا، چگونه، و چه چیزی را در عملکرد کارکنان ثبت کنید
مستندات برای مدیران و کارکنان منابع انسانی ضروری است، زیرا شما نیاز به تلاش جدی برای ضبط تمام وقایع در تاریخ استخدام کارکنان خود - هر دو حادثه مثبت و منفی داشته باشید.
در اینجا به همین دلیل است که مدیران و کارکنان منابع انسانی خواهان دقت همه رویدادها هستند.
چرا سند؟
- مستند سازی شواهدی ارائه می دهد که مسائل مربوط به عملکرد با یک کارمند به موقع و مختصر مورد بحث قرار گرفته است .
- اسناد و مدارک ارائه می دهد سابقه بهبود کارکنان و یا عدم بهبود عملکرد در طول زمان. توصیف زمانی و دقیق از اقدامات کارمند، اقدامات مدیران و رویدادهای آن است که آنها رخ می دهد.
- مستندات شواهدی را ارائه می دهد که از تصمیمات مدیریتی برای انجام اقدامات نامطلوب مثل نظارت یا خاتمه دادن به یک کارمند پشتیبانی می کند.
- مستندات نشان می دهد که یک کارمند سزاوار ارتقا یا فرصت در دسترس است بیش از دیگر کارکنان که واجد شرایط هستند.
- مستندات شواهدی را برای توجیه افزایش حقوق و دستمزد ، کاهش، و یا به همین دلیل یک کارمند دریافت نکرده است.
- در صورت درخواست دعوی، اسناد کامل و کامل از منافع کارفرمایان محافظت می کند. این اسناد می تواند اقدامات مدیریتی را در پایان کارمند ناموفق انجام دهد . همچنین می تواند ثابت کند که کارمند به دلایل قانونی به عنوان مخالف با دیگران مانند تبعیض غیرقانونی متوقف شده است.
چه سندی
مدیران باید مستند سازی عملکرد کارکنان را، هر دو مشارکت مثبت و شکست عملکرد. آنها باید دقیقا همان کاری را که کارکنان انجام دادند و گفتند و آنچه که مدیر در پاسخگویی در جلسه یا گفتگو انجام داد، بگوید.
شما باید هرگونه توافقاتی را که در طول مکالمه ایجاد شده اند، اهداف تعیین شده ، پیشرفت های مورد نیاز و انتظارات، و جدول زمانی بهبود را وارد کنید.
مستندات همچنین باید شامل تعهداتی باشد که مدیر برای کمک به کارمند می کند.
چگونه به سند
مستندات باید در طول یا بلافاصله پس از جلسه یا گفتگو با کارمند نوشته شود. در هیچ زمانی نباید از نوشتن گفتگو در روزی که واقعا در آن اتفاق افتاده است، بگذرد. انتظار می رود تا بعد از آن کیفیت اسناد را تحت تاثیر قرار دهد، زیرا بر اساس حافظه است.
یکی از بدترین اشتباه مدیران این است که اعتقاد داشته باشند که آنها می توانند تاریخچه مشاوره کارکنان را در صورت نیاز دوباره بازسازی کنند. هیچ شخصی HR که دارای تجربه ای در زمینه اسناد و مدارک مناسب و مناسب است، توسط یک رکورد بازسازی شده فریب خورده است. مدیرانی که از حافظه بازسازی می شوند، خطر شرکت غیر ضروری و غیرقابل قبول را به شرکت خود می دهند، زیرا یک تاریخ ساخته شده در دعوی احتمالی بالقوه محسوب نمی شود.
شما مستندات خود را برای نمایش حرفه ای، شسته و رفته و سازماندهی می کنید. نوشتن مستندات را به عنوان اگر شما در مورد تاریخ به شخص ثالث صحبت کنید. شما هرگز نمی دانید کدام یک از اسنادتان را می توانید بخوانید، پس مطمئن شوید که این کار حرفه ای شما را نشان می دهد. (پشت یک کیسه کوکتل، پاکت یا یادداشت چسبنده به عنوان مستندات حرفه ای واجد شرایط نیست).
مستندات شما باید به یک مدیر جدید کارمند بازگردد، اگر کارمند یک کار جدید دریافت کند یا شما در سازمان خود انجام دهید.
برای حافظه خود و برای اطلاع مدیر جدید کارمند، باید نام و عنوان کارمند، نام و عنوان شما و تاریخ کامل را در هر سند قرار دهید.
نوشتن مستندات واقعی، عادلانه، قانونی، هدفمند، کامل و سازگار است. اجتناب از عقاید (مایک غافلگیر شده است، آلیس تنبل است، تام به من دروغ می گوید)، نامزد کردن، سرمقاله کردن (جان تند تند است، مارک دارای یک مشکل نگرشی است) و برچسب زدن (مری غیر مسئولانه است) جورج تیم نیست بازیکن.).
اجتناب از تلاش برای تفسیر رفتار کارمند. (مارشا نباید این وظیفه را دوست داشته باشد. پائولا ظاهرا در سرش قرار دارد) استفاده کمتری از کلمات توصیفی از قبیل صفت ها و اعمال (به آرامی، ناگهانی، ناراضی، خجالتی، بی ادب) را کم کنید. رفتار و اقدامات خاص کارکنان را مشخص کنید، نه نظر و یا تفسیر آن.
در اسناد، آنچه مورد نیاز است، یک رکورد دقیق از گفتگو است. با واقعیت ها صحبت کنید و فقط آنچه را که گفتید و کارمند گفتید بنویسید. اطمینان حاصل کنید که مستندات شما یکنواخت است و حقایق را مستقیما در اختیار شما قرار می دهد. (در هر شرایط بالقوه قانونی، خطاهای در هر یک از حوادث مستند شده، تمام اسنادی را مشکوک می کند.)
در نهایت، هر توافقنامه، تعهدات، زمانبندی، نیازهای بهبودی، نقاط چک، و دیگر جزئیات که ممکن است از حافظه لغو شود، مستند می شود. اطمینان حاصل کنید که شما تاریخ و زمان تعیین مهلت و تاریخ های تعیین شده را تعیین می کنید تا سوء تفاهم رخ ندهد.
بدانید که سیاست اسناد مربوط به اداره منابع انسانی شما، به شما می گوید که مستندات نیاز به قرار دادن در پرونده پرسنل کارمند دارد. مستند سازی اعمال انضباطی قطعا باید شامل شود.
از کجا برای ذخیره مستندات کارمند
از آنجا که اسنادی در مورد کارکنان محرمانه و خصوصی به کارمند است، شما باید مراقب باشید که هر گونه اسناد به مدیر، HR و به طور بالقوه مدیر بعدی کارمند محرمانه باقی بماند. بنابراین، مستند سازی در یک درایو کامپیوتر مشترک توصیه نمی شود. اسناد دست نوشته و مستندات مدیر چاپ شده بهترین ذخیره شده را نگهداری می کنند.
اگر این دستورالعمل ها را دنبال کنید، هنگامی که به HR بروید تا برای کمک به انضباط، پایان دادن یا انتقال کارمند به کار با یک بالقوه بالقوه تر درخواست دهید ، HR شما را به حل مشکل یا بهبود وضعیت کمک خواهد کرد. هنگامی که HR به شما می گوید سند، سند، سند و یا آنها نمی توانند به شما کمک کنند، شما تمام پایگاه های خود را پوشش می دهید.
سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.