در اینجا چیزی است که شما باید در مورد مطالب فایلهای شخصی بدانید
- کارفرمایان می خواهند اطلاعات دقیق و مفید را در اختیار شما قرار دهند تا به هر دلیلی به اطلاعات دسترسی داشته باشید. تغییرات در تماس های اضطراری، آدرس های کارمند، پیگیری ارزیابی عملکرد ، نامه های انضباطی ، شناخت کارکنان و مواد درخواست استخدام ، نمونه هایی از انواع اطلاعاتی است که کارفرمایان می خواهند بتوانند به سرعت دسترسی پیدا کنند.
- کارفرمایان باید مستندات مربوط به مسائل مربوط به پرسنل مانند انتخاب کارکنان، عملکرد، تاریخچه کار، منطق جبران خسارت و برنامه های ارتقاء داخلی را حفظ کنند تا تنها چند مورد از آنها نام ببرند.
یک ادعای EEOC ، دعوی قضایی یا حتی نیاز به توجیه عدم افزایش یا ارتقاء به کارمند، مستلزم آن است که کارفرما این نوع مستندات کارمند را جمع آوری و نگهداری کند. - بعضی از سوابق کارکنان توسط ادارات دولتی یا ایالتی برای نگه داشتن کارفرمایان مورد نیاز است. سازماندهی اطلاعات کارکنان در یک فایل پرسنل برای دسترسی و هماهنگی قانونی و آمادگی معنایی قابل قبول است.
انواع پرونده های شخصی
یک کارفرمای عموما چند نوع فایل پرسنلی برای استفاده از کسب و کار، برای محرمانه بودن کارکنان، حفظ حریم خصوصی پزشکی و موارد مربوط به حقوق قانونی نگهداری می کند. من از هر قانونی که می گوید چند تا از پرونده های یک کارفرمای مورد نیاز برای حفظ آن را نمی دانم.
با این حال، قوانین زیادی وجود دارد و کارکنان بهترین روش برای محرمانه بودن کارکنان وجود دارد که محتوای فایل های پرسنلی را مدیریت می کنند و دسترسی به آن اطلاعات را دارند.
این فایل های پرسنلی است که اکثر کارفرمایان در ایالات متحده را حفظ می کنند. (قوانین و شیوه های جهانی ممکن است متفاوت باشد.)
- فایل پرسنل : این فایل کارمند اصلی است که حاوی تاریخ روابط کاری است.
- فایل حقوق و دستمزد : شما می خواهید یک فایل جداگانه برای تمام حقوق و دستمزد مربوط به حقوق و مزایا نگه دارید.
- پرونده پزشکی کارمند : قانون حمل و نقل و مسئولیت پذیری بیمه بهداشتی فدرال 1996 (HIPAA) کارفرمایان را برای محافظت از پرونده های پزشکی کارکنان به عنوان محرمانه احتیاج دارد.
- فرم های کارمند I-9 : شما باید یک فایل جداگانه برای تمام کارمند (نه به ازای هر کارمند) I-9 فرم ها نگهداری کنید، زیرا شما کارکنان دولتی را نمی خواهید، که مجاز به بررسی این فرم ها در شرایط مختلف هستند، از طریق شما فایل اصلی کارمند محرمانه پرسنل.
دسترسی کارکنان به پرونده های کارکنان
کارمندان اجازه دسترسی به پرونده های پرسنل کارمندان خود را تحت هدایت و نظارت بر کارکنان منابع انسانی دارند. فایل های پرسنل کارکنان به عنوان دارایی کارفرما در نظر گرفته می شود که مسئول حفظ و نگهداری آنها است.
نمونه پرونده پرونده کارکنان
در زیر یک پرونده پرونده نمونه کارکنان برای استفاده در شرکت شما وجود دارد. در مورد فایل های مختلف توصیه می شود که باید به هر فایل دسترسی داشته باشند.
سیاست نمونه
این شرکت سه کارمند کارمند برای هر کارمند دارد.
یک فایل پرسنلی برای هر کارمند (نام شرکت شما) نگهداری می شود. این پرونده پرسنل شامل اسناد محرمانه است و توسط کارکنان منابع انسانی اداره و نگهداری می شود.
دسترسی به این فایل محدود به کارمندان HR است و فرض می کند که مدیر هر مدیر، پرونده خود را با اسناد مرتبط با کار کارکنان حفظ می کند.
اسناد معمول در پرونده پرسنل عبارتند از درخواست استخدام، یک فرم تماس اضطراری خانوادگی، سابقه تاریخ انضباطی مستند، یک رزومه، دفترچه کارمند و کارفرما در محل کار، املاء، اطلاعات شخصیتی فعلی و مراجع شغلی را امضا می کند.
همه فایلهای پرسنلی شامل اسناد مشابه نیست، اما هر فایل پرسنلی دارای برخی اسناد و مدارک است که یکسان هستند.
فایل های حقوق و دستمزد نیز حفظ می شوند فایل های حقوق و دستمزد حاوی سابقه شغل کارمند، ادارات، تغییرات جبران و غیره است. دسترسی به فایل حقوق و دستمزد محدود به کارمندان حسابداری و منابع انسانی محدود است.
پرونده پزشکی کارکنان نیز نگهداری می شود. محتویات پرونده پزشکی در دسترس هیچ کسی نیست جز کارمندان منابع انسانی و کارمندانی که پرونده آنها در پرونده نگهداری می شود. در نام شرکت شما)، پرونده های پزشکی بالاترین درجه ذخیره سازی امن و محرمانه بودن را دریافت می کنند.
یک کارمند می تواند با پرسیدن یک کارمند منابع انسانی در ساعات کاری معمول، فایل شخصی اش را مشاهده کند. هیچ کارمند نمی تواند هر گونه سندی از پرونده کارکنان خود را تغییر دهد و یا آن را حذف کند که باید در حضور یک کارمند پرسنل HR دیده شود.
همچنین به عنوان فایل های کارمند شناخته شده ، سوابق کارمند، فایل منابع انسانی، اسناد و مدارک
سلب مسئولیت - لطفا توجه داشته باشید:
سوزان هیتفیلد هرگونه تلاش برای ارائه مشاوره دقیق، عقلانی، اخلاقی مدیریت منابع انسانی، کارفرما و توصیه های محل کار هر دو در این وبسایت و از طریق این وبسایت پیوند می دهد، اما او وکیل نیست و محتوا در سایت، در حالی که معتبر، برای دقت و صحت قانونی تضمین نمی شود و نمی بایست به عنوان مشاور حقوقی تفسیر شود.
این سایت یک مخاطب در سراسر جهان دارد و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است، بنابراین این سایت نمیتواند برای همه افراد در محل کار شما قطعی باشد. در صورت شک و تردید، همیشه به دنبال مشاور حقوقی یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی هستید تا اطمینان حاصل شود که تفسیر و تصمیمات قانونی شما صحیح است. اطلاعات در این سایت فقط برای راهنمایی، ایده ها و کمک ها است.