اهمیت مستند سازی در منابع انسانی

نمونه هایی از مستندات صحیح و نادرست در منابع انسانی را ببینید

مستندات رکورد نوشته شده و حفظ شده از رویدادهای کاری است. مستندات شامل عناوین دولتی و قانونی، اسناد مورد نیاز سیاست و عمل شرکت، اسناد و مدارک پیشنهاد شده توسط بهترین روش های منابع انسانی و ثبت رسمی و غیر رسمی در مورد رویدادهای کاری است.

مستندات درباره پرونده اشتغال

مستندات یک ضبط کتبی از اقدامات کارکنان، بحث، وقایع مربیگری عملکرد ، شاهد نقض سیاست، اقدام انضباطی، مشارکت مثبت، پاداش و شناخت، تحقیقات، عدم انجام اهداف و اهداف، ارزیابی عملکرد و موارد دیگر است.

اسناد به کارفرما یا کارمند اجازه می دهد که یک رکورد کتبی از رویدادها و بحث هایی که در اطراف رویداد خاص رخ داده است را حفظ کنید. مستندسازی رابطه کاری، یک ضبط کتبی است که ممکن است لازم باشد برای حمایت از چنین اقداماتی به عنوان ارتقاء کارکنان، افزایش حقوق کارکنان و اقدامات انضباطی از جمله خاتمه دادن به اشتغال .

مستندات در مورد کارکنان معمولا در صورت لزوم مثبت و منفی است. این واقعیت است و نه قضاوت. این رویدادها را توصیف می کند، به گونه ای که نظرات و افکار مخاطب در مورد رویداد رخ نمی دهد. اسناد و مدارک همچنین اقداماتی را که در موارد قابل توجهی مانند زمان رسمیت شناختن کارمند رسمی یا اقدام انضباطی صورت گرفته است، شرح می دهد.

به خاطر داشته باشید که شما باید مستند سازی کنید تا زمانی که حادثه اتفاق می افتد تا حد امکان، به طوری که مستندات به موقع، دقیق و دقیق باشد.

در یک روند قانونی، اسناد مربوط به عملکرد گذشته کارکنان، اغلب برای نتیجه کارآفرینان از رویداد حیاتی است.

قرار دادن یک تصویر عادلانه از عملکرد کارمند بدون تمرکز صرف بر روی اتفاقات منفی هدف است.

انواع مستندات

سیاست ها، روش ها، دفتر کارمند و برنامه های توسعه عملکرد همچنین اشکال اسناد و مدارک است که رعایت رفتار کارکنان مورد انتظار و شرایط کاری در محیط کار را برای حفظ محل کار منصفانه، که کارکنان می دانند از آنچه انتظار می رود از آنها است.

مستندات همچنین ضبط شده از اظهارات متهمان، متهم و شاهدان درمورد وقایع خصمانه در محل کار است که شامل خشونت کارکنان مانند آزار و اذیت جنسی می شود .

اسناد ممکن است رسمی و در پرونده پرسنل کارمند حفظ شود . انتظار میرود کارمندان این اسناد را امضا کنند تا اذعان کنند که یک کپی دریافت کرده اند و مطالب را بررسی کرده اند. (امضای قرارداد با اظهارات در اسناد نشان نمی دهد.)

این اسناد همچنین شامل پرونده های دائمی مانند پروانه کار استخدام شده، منابع استخدامی نوشته شده، مواد درخواستی مانند رزومه و نامه های پوشش و چک های پس زمینه است. همچنان پرونده های پزشکی، پرونده های FMLA و غیره نگهداری می شود مانند اسناد I-9 که مستلزم واجد شرایط بودن کارمند برای کار در ایالات متحده است، همچنان نگهداری می شود.

مستندات همچنین ممکن است غیررسمی باشد به عنوان یک رکورد مدیر در بحث های خود را با یک کارمند در طی یک سال. مهم است که مدیران این مستندات را در تمام کارمندان خود گزارش دهند. هیچ کارمند نباید به علت کارایی مشخص شود. (بعدا می تواند به عنوان تبعیض تفسیر شود.)

استفاده از مستندات

مستند سازی حوادث بحرانی، مثبت یا منفی، همچنین توصیه می شود تا مدیران رکوردی از عملکرد کارکنان را در یک دوره زمانی داشته باشند.

اسناد در راه های دیگر در سازمان ها استفاده می شود. این می تواند شامل دستورالعمل ها، دستورالعمل های کاری و دستورالعمل های نرم افزار کامپیوتری باشد، به نام چند، اما برای اهداف منابع انسانی، این موارد استفاده مشترک از مستندات هستند. این دستورالعمل ها در مورد چگونگی مستند سازی مناسب است .

نمونه های مستند سازی عملکرد

مستند سازی در مورد عملکرد کارکنان، به شما امکان می دهد تا کارکنان را به منظور انضباط ، خاتمه دادن یا به طور صحیح ترویج، پاداش و تشخیص دهید . بدون اسناد و مدارک، ایجاد پرونده برای هر یک از این اقدامات دشوار است و به طور بالقوه برای کارفرمایان خطرناک است.

کارفرما باید از هرگونه اتهام بالقوه در مورد رفتار تبعیض آمیز کارمندان جلوگیری کند .

حقوق بشر کنار گذاشته شده است، کارفرمایان خوب می خواهند یک محیط کاری ایجاد کنند که منصفانه، سازگار و حمایتی از اهداف کارمند و برنامه های شغلی باشد.

این محیط توسط مستندات حرفه ای مدیر عملکرد کارکنان پشتیبانی می شود - هر دو رفتار و رفتار شایسته و اقداماتی که نیاز به اصلاح یا بهبود دارند. پیش از این، نحوه اسناد به طور دقیق مورد بحث قرار گرفت. این نمونه ها نمونه های بیشتری از مستندات مناسب را به شما می دهد.

نمونه های اسناد

اشتباه :

مارک معمولا برای کار دیر می کند علامت گذاری به عهده کار بسیار زیاد است.

راست :

1 آوریل: علامت به نام بیمار و 8 ساعت کار از دست رفته است.

4 آوریل: علامت به محل کار در ساعت 10 صبح وارد شد، دو ساعت بعد از زمان شروع برنامه ریزی شده او.

6 آوریل: علامت گذاری به موقع انتصاب پزشک انجام می شود و پس از آن، برای نصب یک کوره جدید نصب شده است.

12 آوریل: علامت به نام بیمار و 8 ساعت کار را از دست داد.

اشتباه :

مری غیر قابل اعتماد است او به سختی کارهایی را انجام می دهد که متعهد شده است.

راست :

2 مه: ماریا وعده داده است که اولین پیش نویس پیشنهاد محصول برای بررسی در جلسه هفتگی امروز در دسترس خواهد بود. مری پیش نویس سند را پیش بینی نکرد. گفت که او بیش از حد مشغول بوده و افرادی که به کمک او نیازی به او نداشتند.

مدیر پاسخ داد: چه نیازی به کمک شما بود؟ اطلاعات چه کسی به شما دست نیافته است و از آنها چه چیزی از شما نیاز دارید؟

کارل و مایکل برای به روز رسانی مریم در مورد پیشرفت خود نیاز داشتند.

چه چیزی باعث شلوغی شما شده است که شما در زمان تعهد خود موفق نشدید؟ تعهدات بیش از حد زیادی را با ساعات محدود برای انجام آنها انجام می دهد.

چه کاری می توانم انجام دهم تا به شما کمک کنم؟

چه زمانی پیش نویس سند را برای بررسی بازبینی کنید؟

این نمونه ها یک مرور کلی از آنچه مستندات موثر را در مقایسه با اسنادی که نادرست نوشته شده است، ارائه می شود. این توصیه ها را به طور موثر و قانونی سند سیاست ها، عملکرد و حوادث در محل کار خود را سند.

سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.