چگونه کارکنان می توانند دسترسی به فایل پرسنلی خود را مشاهده کنند؟
چون کارکنان می دانند که این پرونده ها وجود دارند، آنها می خواهند از زمان به زمان آنها را مشاهده کنند تا ببینند پرونده حاوی چه اطلاعاتی است.
هنگام تصمیم گیری برای ارائه کارمند (و دسترسی به کارکنان سابق)، هر قانونی را که برای کسب و کار شما اعمال می شود، در نظر داشته باشید.
بسیاری از ایالت ها قوانینی دارند که به یک شرکت نیاز دارد تا قسمت های خاصی از فایل را برای کارمندان فعلی و سابق در دسترس قرار دهد. برای اطمینان از اینکه سیاست شما مطابق با همه قوانین است، با وکیل کاری خود مشورت کنید .
به عنوان مثال، قانون فدرال مستلزم آن است که سوابق مربوط به قانون آمریکایی های دارای معلولیت جدا از پرونده های پرسنلی نگهداری می شود. اگر شرکت شما تحت پوشش HIPAA باشد، حتما مطمئن شوید که پرونده پزشکی شما نیز مطابق با آن است.
در مواردی که کارکنان می توانند در پرونده خود به کارکنان اجازه دهند، شما ممکن است در معامله ای بسیار عالی عمل کنید. اما در نظر داشته باشید که حتی اگر شما تعیین کنید که یک کارمند نمی تواند به اطلاعات خاصی دسترسی پیدا کند، مانند چک های مرجع، که در مورد پرونده دعوی که اطلاعات قابل کشف است.
بنابراین، کارکنان خود را به کار خود اطمینان دهید تا همه چیز را با دقت ضبط کنید و در هر زمانی قوانین را دنبال کنید. سوابق کارکنان جایی برای جوک و یا نظرات درون محوطه نیست.
این در دادگاه قانون خوبی نیست.
به عنوان یک قاعده کلی، داشتن یک دروازه بان به سوابق اطمینان حاصل می کند که روش ها پیگیری و سازگار است. شما نمی خواهید یک مدیر منابع انسانی اجازه دهد مردم سوابق خود را به دفاتر خود بازگردانند در حالی که یکی دیگر از دسترسی به همه آنها را رد می کند.
تقاضا برای همه از طریق یک منبع واحد کمک می کند تا چیزها را سازگار و قانونی نگه دارد.
قوانین مربوط به سوابق و ثبت ضبط و دسترسی، روی حیله و تزویر است. اطمینان حاصل کنید که به روز باشید.
سیاست زیر یک شروع خوب برای کسب و کار شماست ، اما به خاطر داشته باشید که قوانین ایالتی و محلی شما ممکن است متفاوت باشد.
خط مشی دسترسی به پرونده کارمند نمونه
تمام کارکنان، کارمندان سابق و نمایندگان کارکنان ممکن است محتوای خاصی از پرونده کارکنان خود را با اطلاع قبلی به کارکنان منابع انسانی مشاهده کنند. اسناد مربوط به شرایط کارکنان برای استخدام مانند برنامه، ارتقاء ، اقدام انضباطی و انتقال ممکن است مشاهده شود . علاوه بر این، کارکنان می توانند فرم های ثبت نام و فرم های آموزشی را بررسی کنند.
اسناد و مدارک که کارمند ممکن است بازبینی نشده باشد عبارتند از مراجع یا چک های مرجع، پرونده های هر تحقیق انجام شده توسط مدیریت، مدارک پزشکی، مدارک مربوط به یک پرونده قضایی، هر سندی که محرمانه بودن یک کارمند دیگر را نقض می کند و مدارک مورد استفاده برای برنامه ریزی کارکنان.
روش
یک کارمند که می خواهد مطالب مجاز فایل های پرسنل خود را بررسی کند، باید با منابع انسانی 24 ساعته (تعطیلات آخر هفته) را در اختیار داشته باشد. کارکنان سابق یا افراد ناشناخته به کارکنان منابع انسانی باید هویت و / یا مدارک قانونی برای دسترسی به پرونده پرسنل ارائه کنند.
کارکنان باید فایل های پرسنلی خود را در حضور یک کارمند منابع انسانی بررسی کنند.
کارمندان ممکن است هر بخش از پرونده کارکنان را از دفتر حذف کنند.
کارکنان ممکن است فتوکپی فایل یا بخش فایل را درخواست کنند. به دلایلی کارکنان منابع انسانی فتوکپی ها را ارائه می دهند. برای کپی بزرگ، کارمند باید برای فتوکپی پرداخت کند.
اگر کارمند با یک سند در پرونده اشخاص خود ناراضی باشد، در حضور کارکنان منابع انسانی، ممکن است یک توضیح یا توضیحی بنویسد و آن را به سند متقاعد کننده ارسال کند. تحت هیچ شرایطی کارکنان منابع انسانی یا کارمند سند واقعی را تغییر نخواهند داد.
کارکنان همچنین ممکن است بخواهند سند را از پرونده کارکنان حذف کنند. اگر شخص کارکنان منابع انسانی موافق باشد، سند ممکن است حذف شود.
اگر شخص کارکنان منابع انسانی مخالف باشد، این موضوع ممکن است به نحوی که در خط مشی درب بازکن شرکت مطرح شده است، مورد تجدید نظر قرار گیرد.