آدرس عدم وجود برنامه ریزی برای کاهش غیبت
برای اکثر شرکت ها، مسئولیت مدیریت غیبت در درجه اول به ناظران فوری افتاده است.
این ناظران اغلب تنها افرادی هستند که آگاه هستند که یک کارمند خاص وجود ندارد.
آنها در بهترین موقعیت برای درک شرایطی هستند که در اطراف فقدان فردی وجود دارد و یک مشکل را در مراحل اولیه متوجه می شوند . بنابراین، مشارکت فعال آنها در فرایندهای غیابی شرکت برای تأثیر کلی و موفقیت آتی سیاست یا برنامه غیابی ضروری است.
برای اطمینان از این که ناظران در انجام وظایف خود در غیبت کار راحتی و صالح دارند، باید از مدیریت ارشد حمایت کامل داشته باشند. تمام احزاب باید از اهداف سیاست ها و روش های غیابی آگاه باشند. آیا اختلاف بین ادارات وجود دارد؟ یک سیاست می تواند کارآیی خود را از دست بدهد.
برای ایجاد سازگاری بیشتر، ناظران باید در مسئولیت های خود در مورد مدیریت غیبت در محل کار آموزش ببینند، توصیه می شود که چگونه مصاحبه های مصاحبه ای با مجوز کار را انجام دهند و در صورت لزوم از روش های انضباطی استفاده کنند.
مسئولیت سرپرست
علاوه بر اطمینان از اینکه کار در طول غیبت کارمند به طور مناسب تحت پوشش قرار می گیرد، تعدادی از اقدامات مهم دیگر که مدیران باید برای مدیریت غیبت انجام دهند، وجود دارد. آنها باید:
- اطمینان حاصل شود که تمام کارکنان کاملا از سیاست ها و روش های سازمان برای رسیدگی به فقدان آگاهی دارند
- اولین نکته ای است که وقتی یک کارمند تلفن همراه بیمار می شود،
- نگه داشتن سوابق مربوط به غرامت دقیق، دقیق و به روز برای کارکنان خود (به عنوان مثال، تاریخ، ماهیت بیماری / دلیل عدم حضور، انتظار بازگشت به تاریخ کار، گواهینامه دکتر در صورت لزوم)؛
- شناسایی هر گونه الگوهای یا روندهای عدم وجود که موجب نگرانی می شوند
- انجام مصاحبه های بازگشت به کار، و
- در صورت لزوم مراحل انضباطی را اجرا کنید.
مصاحبه بازگشت به کار
آموزش سرپرستان ها در چگونگی مدیریت غیبت در بهترین حالت باید شامل آموزش نحوه انجام مصاحبه های کارآمد و منصفانه برای بازگشت به کار باشد. نظرسنجی های ملی اخیر نشان می دهد که این مصاحبه ها به عنوان یکی از موثر ترین ابزار برای مدیریت غیبت کوتاه مدت در نظر گرفته می شود.
بحث در مورد بازگشت به کار، سرپرست را قادر می سازد تا از کارمند به کار خود بازگردد، علاوه بر نشان دادن تعهد قوی مدیریت در کنترل و مدیریت غیبت در محل کار. مصاحبه امکان انجام چک را فراهم می کند که کارمند به اندازه کافی مناسب برای بازگشت به کار است.
پرونده های لازم می توانند تکمیل شوند تا فقدان و نتیجه گیری آن به درستی ثبت شود. واقعیت این است که یک رویه معتبر برای تحقیق و بحث در مورد غیبت با یک کارمند، به تنهایی می تواند به عنوان یک عامل بازدارنده برای عدم حضور در دلایل غیرمستقیم عمل کند.
بعد از بازنشستگی غیبت به کار (بعد از یک روز پس از بازگشت او) مصاحبه ها باید به سرعت انجام شود. کارمند باید فرصتی مناسب برای مشخص کردن دلایل غیبت او ارائه دهد. سرپرست باید از مصاحبه به عنوان یک زمان برای بررسی هر گونه مشکلی که ممکن است کارمند داشته باشد منجر به غیبت شود.
هدف این است که یک فرهنگ باز و حمایت کننده را تقویت کنیم . این روش ها برای اطمینان از اینکه در زمان نیاز مورد نیاز کمک و مشاوره ارائه می شود، اطمینان حاصل شود که کارمند مناسب برای بازگشت به کار است.
کارمندان معمولا از این فرصت برای توضیح دلایل واقعی عدم حضور در یک ساختار رسمی قدردانی می کنند. اگر سرپرست صحت دلایلی که برای غیبت در نظر گرفته شده، شک داشته باشد، او باید از این فرصت برای بیان هر شک و تردیدی یا نگرانی استفاده کند.
در تمام اوقات، کارمند باید آگاه باشد که مصاحبه صرفا بخشی از روش های شرکت نیست، بلکه یک نشست مهم است که طی آن فقدان ذکر شده است و ممکن است پیامدهایی برای اشتغال در آینده داشته باشد. روش انضباطی شرکت در صورت عدم پذیرش در مورد عدم حضور، باید به کارمند توضیح داده شود.
در مصاحبه ای که در این جلسه انجام شد، مصاحبه باید یک نوع مجازات باشد، اما باید به عنوان یک فرصت برای برجسته سازی و توضیح پیامدهای عدم حضور در بخش باشد. اکثریت قریب به اتفاق کارکنان احساس غرور و افتخار از کار خود را به دست می آورند و باید مدیریت شوند تا این افراد را به عنوان مسئولان بزرگسال رفتار کنند.
توصیه های انضباطی در صورت عدم دسترسی به مشاغل
دستورالعمل های زیر گام های توصیه شده در مواردی را که در مدت زمان مشخصی در نظر گرفته می شود، در نظر می گیرند که عدم وجود کوتاه مدت در حد قابل قبول است.
مرحله 1: مصاحبه مشاوره
- سرپرست فوری باید کارمند نگرانی خود را نسبت به عدم حضور مشاوره کند، سعی کند دلائل بیماری را تعیین کند و تعیین کند که چه کاری باید انجام شود تا بهبود بخشیدن به حضور.
- اگر هر شرایط پزشکی در این مرحله شناسایی شده باشد و احتمالا تاثیری در مناسب بودن شغلی داشته باشد، سرپرست باید یک قرار ملاقات با یک دکتر تایید شده شرکت تعیین کند. این باید با کارمند در پنج روز کاری نوشته شود.
- اگر از بحث، به نظر نرسد به علت عدم پذیرش پایه برای کار، سرپرست باید کارمند را مطلع کند، در حالی که بیماری های ثبت شده ممکن است واقعی باشند، انتظار می رود که بهبود مستمر در حضور، یا مرحله بعدی در روند گرفته خواهد شد.
- بازبینی حضور به طور خودکار در هر ماه برای شش ماه آینده صورت می گیرد.
مرحله 2: اولین جلسه رسمی (مرحله هشدار کلامی )
- اگر فقدان کارمند همچنان به تجزیه و تحلیل و نظارت منظم خود ادامه می دهد، او باید برای شرکت در جلسه رسمی بررسی با سرپرست دعوت شود.
- رکورد غیبت باید در یک نامه با دعوت از کارمند برای این مصاحبه دقیق باشد. کارمند باید توصیه شود که او حق دارد نماینده ی اتحادیه یا همکار خود در صورت مناسب باشد.
- هدف این جلسه به شرح زیر است:
- ادامه دادن به بحث در مورد دلایل اساسی عدم وجود،
- کارمند خدمات و هزینه های مربوط به غیبت او را تعیین کنید و
- به کارکنان (به جز زمانی که تصمیم به درخواست مشاوره پزشکی) اخذ می کنید، اگر بهبود قابل توجه و پایدار نباشد ، اشتغال او ممکن است به علت ناتوانی او در حفظ سطح قابل قبولی از حضور، خاتمه یابد. این هشدار کلامی است. - جایی که توجه پزشکی ضروری است، باید فورا اقدام شود. بنابراین جلسه فقط به تعویق می افتد تا این بخش از فرآیند را تکمیل کند. ظرف پنج روز کاری، کارمند باید مشاوره پزشکی دریافت کند. سپس جلسه با HR برگزار می شود و نظر دکتر مطرح می شود.
- اگر پزشک تایید تناسب اندام برای کار را بدست آورد، کارمند باید در مورد پیامدهای عدم ادامه حضور هشدار داده شود.
مرحله 3: بررسی دوم رسمی (مرحله اخطار نوشته شده)
- نظارت منظم نشان می دهد که هیچ بهبودی در الگوی غیبت رخ نداده است، جلسه رسمی دوم با HR برگزار خواهد شد.
- نامه با دعوت از کارمند به جلسه خواهد شد ضبط غیبت و همچنین، مشاوره در مورد نمایندگی.
- هر گونه اطلاعات جدید در جلسه مربوط به بیماری یا تغییر طبیعت بیماری ممکن است نیاز به ارزیابی توسط یک دکتر تایید شده توسط شرکت داشته باشد.
- کارمند باید فرصتی را برای توضیح غیبت او توضیح دهد. در صورت مناسب، ناظر باید کارمند را مطلع کند که هشدار رسمی نوشته شده است و این هشدار در یک پرونده کارمند برای یک دوره مشخص باقی خواهد ماند . یک کپی از هشدار باید به کارمند و نماینده خود صادر شود.
- کارمند باید مطلع شود که عدم رعایت انتظارات شرکت در شرکت و بهبود وضعیت غیرواقعی فعلی غیرقابل قبول، منجر به خاتمه اشتغال کارکنان خواهد شد .
- جایی که آمادگی برای کار مشکوک است، گزینه های بازنشستگی را با توجه به راهنمایی های دریافت شده توسط دکتر، ادامه دهید. با نماینده اتحادیه کارمند (در صورت لزوم) در روند بازنشستگی و گزینه ها مشورت کنید.
مرحله 4: تعلیق موقت از کار
- اگر پس از پیاده سازی مراحل قبلی پروسه ی انضباطی، هیچ بهبودی در حضور وجود نداشته باشد، مدیریت ممکن است با تعلیق موقت بدون پرداخت کار ادامه یابد. قصد تعلیق باید به صورت کتبی با جزئیات تاریخ شروع و پایان تایید شود. یک کپی از نامه تعلیق باید به نماینده کارمند ارسال شود (اگر قابل اجرا باشد).
مرحله 5: خاتمه دادن به اشتغال
- این مرحله نهایی در پروسه انضباطی است که کارمند به علت عدم توانایی مطابق با الزامات شرکت برای حضور در محل کار اخراج می شود. اخراج فقط با اجازه کتبی یک مدیر ارشد و HR می تواند انجام شود.
- نامه ای که کارکنان را در مجلس می فرستد مجددا شامل مشاوره ای در مورد نمایندگی می شود و رکورد غیبت را مشخص می کند. کارمند باید توصیه شود که در نتیجه مصاحبه ممکن است از عدم توانایی برای انجام وظایف کاری اخراج شود.
- با این وجود، اگر ممکن است اطلاعات جدیدی در رابطه با سلامت یا ظرفیت کاری کارکنان به وجود آید، ممکن است پزشک شرکت با آن مشورت کند.
- اگر تصمیم به اخراج بر اساس توانایی ایجاد شود، یک کپی از نامه اخراج باید به نماینده کارمند ارسال شود (در صورت لزوم).
- کارمند ممکن است حق تجدید نظر در مورد اخراج را داشته باشد. درخواست تجدید نظر باید با دستورالعمل انضباطی شرکت مطابقت داشته باشد.
چالش های مدیریت غیبت
توجه داشته باشید که ناظران اغلب ناخوشایند یا مایل به گزارش دادن به افرادی هستند که از میزان قابل قبول غیبت غافل شده اند. به دلیل فشارهای زیادی که در حال حاضر در مورد سرپرستان وجود دارد، اجرای پیوسته سیاست های غیبت از دست رفته همیشه اولویت اصلی آنها نیست.
مهم است که سعی کنید ذهنیت را از مدیریت غیبت رها کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام کارکنان با همان رفتار رفتار می کنند . ضروری است که هماهنگ، مداوم و منصفانه باشد. هنگامی که غیبت به شیوه ای متناقض نپرداخته یا مورد خطاب قرار نگیرد، روحیه پایین تر می تواند منجر شود.
اکثریت کارکنان از سیاست ها و برنامه هایی که به جای تنبیه، تقویت می شوند، قدردانی می کنند . اقدامات شدید یا تنبیهی که کارکنان را مجبور به کار می کنند، می توانند کارکنانی را که در زمان کار در آنجا حضور ندارند، منجر شود.
آنها به اندازه كافی كاری انجام می دهند و در تلاشند تا آنها را برای انجام بیشتر تلاش كنند. برنامه های دیگر باید اجرا شوند که به کارکنان در محل کار کمک می کند، مانند برنامه ریزی کار انعطاف پذیر ، اشتراک شغلی ، جوایز حضور و غیاب و برنامه های سلامتی.