فایل پرسنل کارکنان به طور کلی در یک کابینه فایل قفل شده و مقاوم در برابر آتش در یک مکان قفل شده است که به کارکنان منابع انسانی قابل دسترسی است.
محرمانه بودن اطلاعات کارمندان در پرونده پرسنل اهمیت اساسی دارد.
از تمامی پرونده های نگهداری شده توسط شرکت، پرونده پرسنل کارکنان بیشتر از هر زمان برای اطلاعات توسط کارفرما، سرپرست یا کارکنان منابع انسانی استفاده می شود.
ملاحظات مربوط به محتوای پرونده کارکنان کارکنان
اصول اساسی و سوالات در هنگام ثبت هر سند در یک فایل پرسنل کارکنان این است.
- آیا کارفرمایان باید به یک سند خاص برای توجیه تصمیمات در صورتی که کارفرما مورد قضاوت قرار گیرد؟ آیا کارفرما به سند در دادگاه نیاز دارد؟
- آیا کارمند می داند و درک می کند که سند در پرونده شخصی اش ثبت می شود؟ در اغلب موارد، کارفرمایان باید کارمندان خود را امضا کنند، نه به معنای توافق با محتویات سند، بلکه برای تایید اینکه آنها از سند آگاه هستند و خوانده اند.
- هیچ شگفتی، نظرات و یا یادداشت های شخصی در مورد کارمند نباید در پرونده پرسنل کارمندان قرار گیرد. فقط حقایق، هیچ افکار سوداگری، در یک فایل پرسنل کارمند تعلق دارند.
محتویات یک فایل پرسنل کارمند
در زیر توصیه هایی در مورد اسنادی که کارفرما باید در پرونده پرسنل کارمندان نگهداری کند، توصیه می شود.
تاریخچه اشتغال
- درخواست شغل
- خلاصه
- رزومه نامه
- تأیید آموزش
- تایید استخدام
- نامه رد
- شرح کار موقعیت
- سوابق تجزیه و تحلیل کار
- پیشنهاد شغلی یا قرارداد کار
- آژانس آژانس کاریابی یا توافقنامه آژانس دما، اگر استفاده شود
- اطلاعات تماس اضطراری
- اظهارنامه تایید شده توسط کارکنان امضا شده نشان می دهد که دریافت دفترچه کارمند است
- چک لیست از جهت گیری کارکنان جدید نشان دادن موضوعات تحت پوشش و توسط آنها
- هر توافقنامه جابجایی و اسناد
- هرگونه قرارداد، موافقت نامه کتبی، رسید یا تأییدیه بین کارمند و کارفرما (مانند یک توافقنامه غیر قراردادی ، یک قرارداد کاری یا قرارداد مربوط به یک ماشین ارائه شده توسط شرکت)، برای مثال
- زندگی رسمی فرم استخدام شامل: درخواست برای انتقال ، ارتقاء ، درخواست های کاری داخلی، و غیره
- هر اسنادی دیگر مربوط به اشتغال
توسعه و بهبود عملکرد کارکنان
- کپیهای هر ارزیابی عملکرد یا برنامه توسعه کارکنان
- خود ارزیابی کارکنان
- رکوردها از جلسات مشاوره رسمی
- یادداشت در مورد حضور و غیاب
- اسناد برنامه بهبود عملکرد
- گزارش اعمال انضباطی
- به رسمیت شناختن کارکنان مانند گواهی ها، نامه های شناخت و غیره ارائه شده است
- پیشنهادات و توصیه های رسمی کارکنان، پاسخ های سازمانی
- سوابق تحصیلی
- درخواست برای آموزش
- ارزیابی مهارتها
- کلاس های آموزشی یا جلسات اطلاعیه ها و یا برنامه
- ارزیابی نیازمندی ها امضا شده است
- گزارش هزینه آموزش
- شکایت از مشتریان یا همکاران
سوابق خاتمه کار
- نامه استعفای کارمند
- خروج از اسناد مصاحبه
- اعلان کبرا
- لیست پایان استخدام
- حسابداری نهایی برای تمام جنبه های اشتغال کارکنان، مانند پرداخت نهایی، پرداخت تعطیلات، بازگشت اموال شرکت، و غیره.
اسناد اضافی مرتبط با فایل های پرسنلی در دسترس هستند.