شما می توانید برنامه ریزی، هدایت و مدیریت یک جلسه برای تولید نتایج
اگر هیچ یک از این فرصت های مدیریت نشست را نادیده نگیرید، جلسات و تیم های شما از زمانی که شما سرمایه گذاری می کنید میوه ای را که مایل نیستید تحمل نکنید. این دوازده راهنمایی مدیریت جلسه را برای هدایت شرکت کنندگان خود برای دستیابی به نتایج مورد انتظار، مثبت و سازنده قرار دهید.
چه کاری باید انجام دهید قبل از جلسه برای اطمینان از جلسات موثر
اقدامات قبل از جلسه، زمینه سازی برای انجام نتایج جلسه را فراهم می کند. شما می توانید تمام پیگیری های مورد نیاز را انجام دهید، اما بدون برنامه ملاقات موثر برای شروع، نتایج شما شما را ناامید می کند. این راهنمایی ها به شما در برنامه ریزی و اجرای جلسه کمک خواهد کرد.
جلسه را برنامه ریزی کنید
جلسات موثر که نتایج را تولید می کنند از برنامه ریزی ملاقات شروع می شود. اولا مشخص کنید که آیا دیگر کارمندان برای کمک به برنامه ریزی جلسه نیاز دارند یا خیر. سپس، با برگزاری جلسه، تصمیم بگیرید چه چیزی را امیدوار باشید. ایجاد اهداف عملی برای جلسه شما.
اهداف تعیین شده چارچوب یک برنامه ملاقات موثر را ایجاد خواهد کرد. همانطور که استفن کوی در هفت عادت افراد بسیار موثر می گوید، "شروع به پایان دادن به ذهن". هدف جلسه شما تمرکز جلسه، برنامه جلسه ، و شرکت کنندگان جلسه شما را برای رسیدن به هدف تعیین خواهد کرد.
مطمئنا شما نیاز به یک جلسه دارید
هنگامی که برنامه جلسه خود را توسعه داده اید اطمینان حاصل کنید که یک جلسه یک وسیله مناسب برای انجام اهداف تعیین شده است. برنامه ریزی و برگزاری نشست گران است، زمانی که برای زمان حضور مردم شرکت کنید، بنابراین تلاش کنید تا تعیین کنید که یک جلسه بهترین فرصت برای حل مشکل، بهبود روند یا ایجاد یک برنامه در حال انجام است.
شما ممکن است متوجه شوید که می توانید اهداف جلسه را با بحث ایمیل و یا با توزیع و درخواست اطلاعات از طریق خبرنامه شرکت انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که جلسه مورد نیاز است و نه فقط راحت تر برای شما - شما نتایج بهتر از شرکت کنندگان در جلسات خود را هنگامی که شما واقعا نیازهای خود را جمع آوری شده است.
اطمینان از مشارکت مناسب در جلسه
اگر یک جلسه ابزار مناسب برای رسیدن به اهداف شما باشد ، با شرکت کنندگان که باید در جلسه حضور پیدا کنید ، بررسی کنید. شرکت کنندگان مورد نیاز باید برای حضور در جلسه حضور داشته باشند.
جلسه را به جای برگزاری جلسه بدون حضور کارکنان انتقادی، به تعویق انداخت. اگر یک نماینده در محل تصمیم گیرنده حیاتی حضور داشته باشد، اطمینان حاصل کنید که اعضای هیأت مدیره تعیین شده دارای اختیار تصمیم گیری هستند یا جلسه را به تعویق می اندازند.
توزیع و بررسی قبل از کار قبل از جلسه
چند جلسه حضور داشتید که از جلسه تسهیل کننده جلسه شروع شد و یا یک اسلاید پاورپوینت مایکروسافت برای بحث گذاشته شد؟ خسته کننده، اذیت کننده؟ شرط می بندی. این جلسه به گروه خواندن در می آید، به سختی برای دستیابی به اهداف سازنده.
هنگامی که اهداف اعلام شده برای برگزاری نشست، تصمیم گیری و پاسخگویی به سوالات است، یک خواندن گروهی تلفیق شرم آور زمان های مردم است.
شما می توانید جلسات را بیشتر تولید و اطمینان حاصل کنید با ارائه پیش از کار لازم قبل از جلسه واقعی. ارائه پیش کار، نمودارها، نمودارها و خواندن مطالب 48 ساعت قبل از جلسه بر موفقیت جلسه تاثیر می گذارد. زمان آماده سازی بیشتری که شما اختصاص می دهید، افراد آماده به کار برای جلسه شما خواهند بود.
مستنداتی که به شما در دستیابی به اهداف جلسه کمک می کند، می تواند گزارش باشد داده ها، نمودار ها و پیوندهایی به اطلاعات رقابتی، فروش ماه به روز و برنامه های تولید؛ اسلایدهای مایکروسافت پاورپوینت که نقاط بحث کلیدی را نشان می دهد؛ و جلسات جلسه ، یادداشت ها و پیگیری از جلسات و پروژه های قبلی یا مرتبط.
قبل از کار، حتی فقط لینک برای دنبال کردن برای خواندن اطلاعات، توزیع به موقع، با انتظار جدی که شرکت کنندگان قبل از جلسه قبل قبل از جلسه خواندن را بخواند، کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که جلسه شما موفق است.
در طول نشست برای اطمینان از جلسات موثر
استفاده موثر از زمان ملاقات شور و شوق را برای موضوع ایجاد می کند. این باعث تعهد و احساس موفقیت در شرکت کنندگان می شود. مردم احساس می کنند بخشی از چیزی بزرگتر از چالش های روزمره خود هستند. بنابراین، جلسه ای که به خوبی تسهیل شده و فعال است و مراحل پیگیری را تعیین می کند، نتیجه نشست را فراهم می کند.
تسهیل جلسه موثر
رهبر جلسه یک لحظه مثبت و سازنده برای تعامل میان شرکت کنندگان در جلسه ایجاد می کند. تسهیل ملاقات موثر با بازبینی اهداف یا نتایج پیش بینی شده و دستور کار آغاز می شود. تسهیل کننده کمک می کند تا اعضای گروه متمرکز و مولد باشند.
طراحی جلسه و دستورالعمل چارچوب برای جلسه را تعیین می کند. تسهیل کننده موثر، که شرکت کنندگان را در مسیر خود نگه می دارد، نتایج حاصل از جلسه مورد انتظار را از جلسه تضمین می کند.
از پیش کار در جلسه استفاده کنید
قبل از کار و سایر اطلاعاتی که قبل از جلسه در جلسه ارائه شده استفاده یا ارجاع داده شود. شما نیاز به شرکت کنندگان را برای صرف زمان مورد نیاز برای جلوگیری از بازبینی موادی که برای دستیابی به نتایج مطلوب لازم است، تقویت می کنید.
مشارکت کنندگان شما قبل از حضور در جلسات خود آماده خواهند شد و نتایج شما به منظور آمادگی و رهبری جامع شهادت می دهند . هیچ کس نمی خواهد ظاهر شود آماده نشده، علاقه مند نیست، یا در چشم یک هم تیمی کمک نمی کند.
هر شرکت کننده در اقدامات را درگیر کنید
هر گروه کاری دارای شخصیت های مختلفی است که برای جلسات نشان داده می شوند. شما همکاران آرام و افرادی را دارید که سعی در تسلط بر هر پلتفرم دارند. در صورت تمایل یا حضور در جلسه، شما باید هر شرکت کننده را در دستیابی به اهداف جلسه مشارکت دهید.
این تضمین می کند که هر یک از شرکت کنندگان در موضوع جلسه و در پیگیری سرمایه گذاری می کنند. شما نتایج بیشتری را با کل تیم کشیدن به دست خواهید آورد، نه با یک شخص کارمند غالب که تلاش می کند دیگران را به سمت تپه بکشاند.
یک برنامه پیگیری ملاقات موثر ایجاد کنید
در طول جلسه، یک طرح پیگیری با موارد عملی ایجاد کنید. طرح های موثر عبارتند از:
- مورد عمل خاص،
- نام شخص که متعهد به "داشتن" در انجام عملیات مورد است،
- تاریخ تحویل مورد عمل و
- توافق در مورد چگونگی تکمیل آیتم اقدام.
بحث در مورد سناریوهای زندگی واقعی و موانع موفقیت که اعضای تیم ممکن است در تلاش برای انجام مواردی باشند که نتایج مورد نیاز را تولید می کنند. در صورت لزوم، وقت خود را برای جلسه بعدی خود تعیین کنید، در حالی که شرکت کنندگان حضور دارند.
پس از جلسه برای اطمینان جلسات موثر
اقدامات و برنامه ریزی قبل و در طی جلسه نقش مهمی در کمک به دستیابی به نتایج پیش بینی شده، مثبت و سازنده ایفا می کند. اقدامات شما پس از جلسه نیز بسیار مهم است. پیگیری در جلسه برنامه ریزی شده بعدی، سرمایه گذاری برای اطمینان از نتایج، کافی نیست.
انتشار جلسات جلسه
با انتشار دقیقه و برنامه عملی خود را در عرض 24 ساعت شروع کنید. افرادی که بیشترین تاثیر را در نتایج خود می گذارند در صورتی که از لحاظ عملی اقدامات خود را آغاز کنند، بیشترین تاثیر را خواهند داشت آنها هنوز خاطره تازه ای از جلسه، بحث و منطق مسیر انتخابی دارند.
آنها مشتاق و آماده برای شروع هستند. تأخیر در توزیع دقیقه به نتایج شما آسیب می رساند، زیرا اکثر مردم صبر می کنند تا لحظات قبل از اینکه آنها شروع به حل و فصل تعهدات خود کنند.
پیگیری ملاقات مؤثر
احترام و رعایت مهلت ها و پیگیری ها به شما در دستیابی به نتایج جلسات شما کمک خواهد کرد. مهلت تعیین شده در این جلسه بود. پس از جلسه، هر فردی که دارای یک آیتم عمل می باشد، باید برنامه ای برای انجام تعهد شخصی خود را نیز داشته باشد.
این که آیا آنها مراحل را در برنامه ریزان خود بنویسند، وظایف را به شخص دیگری منتقل کنند یا فقط کار را تکمیل کنند، فرد مسئول پیگیری است.
بنابراین برنامه ریزان جلسه است. شما می توانید نتایج جلسه را با دنبال کردن هر فردی که در میان جلسات میان وعده عمل می کند، بهبود بخشید. هدف شما این است که پیشرفت را بررسی کنید و مطمئن شوید که وظایف در حال انجام است. به خاطر داشته باشید که آنچه شما میپرسید، انجام می شود
پاسخگویی برای پیگیری در جلسه بعدی
آیا تا به حال در جلسه پیگیری که شامل هر یک از شرکتکنندگان است که به گروه گفتید چرا آنها توانستند تعهد خود را انجام دهند نشسته اند؟ نتیجه بدبختی است ایجاد یک حقیقت یا سفارشی پاسخگویی به نتایج در اوایل دوره ملاقات شما آغاز می شود.
پیگیری توسط مربی تسهیل کننده در میان جلسات کمک می کند، اما این گروه باید ناکامی تعهدات خود را حفظ کند . گزارش در مورد پیشرفت و نتایج در جلسه بعدی و انتظار می رود که همه انجام شود. در عوض، در جلسه بعدی پیشرفت را بررسی کنید و اگر یک پیشرفت واقعی وجود داشته باشد، نحوه ادامه دادن را تعیین کنید.
بررسی روند جلسه برای بهبود مستمر
تمرین بررسی هر جلسه یک ابزار قدرتمند برای بهبود مستمر است. شرکت کنندگان در حال تبدیل شدن به بحث در مورد آنچه موثر و یا بی اثر در مورد روند جلسه فعلی است. آنها همچنین در مورد پیشرفت هایی که احساس می کنند گروه در مورد موضوعاتی که جلسه برگزار شده است، بحث می شود.
با در نظر گرفتن بهبود مداوم به سطح دیگری، تیم های موفق ، کل پروژه و همچنین فرایند خود را مشخص می کنند تا تعیین کنند که چگونه موفق به ایجاد نتایج می شوند. جلسات آینده نشان دهنده ارزیابی است. جلسات به عنوان یک ابزار موثرتر برای ایجاد نتایج سازمان، تکامل یافته است.
نتیجه
نتایج قابل دستیابی و قابل پیش بینی از جلسات به خوبی برنامه ریزی شده و اجرا می شود. این دوازده توصیه را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان در این جلسه از زمان شرکت در جلسات، انتظارات مثبت و سازنده ای را کسب می کنند. سازمان شما به موفقیت شما پاداش می دهد و همکارانتان هنگامی که از این نکات ملاقات موثر استفاده می کنند، شما را دوست خواهند داشت.