رهبران جلسات کلید جلسه ای موفق برای رسیدن به اهداف آن هستند
چه کسی جلسه را هدایت می کند؟
رهبر جلسه در انجام جلسات و تیم ها موفق است .
کارمند که به عنوان رهبر جلسه خدمت می کند بسیار مهم است. در بعضی از جلسات، رهبر، رئیس بخش، رهبر گروه یا شخص منصوب شده توسط مدیریت ارشد به رهبری یک ابتکار عمل است. این کارکنان به دلیل مهارت های درک شده خود به عنوان مدیر یا رهبر به عنوان نقش رهبری آنها انتخاب شدند.
بار دیگر، یک کارمند به طور طبیعی می تواند رهبر باشد. این رهبران کارمندانی هستند که کارکنان دیگر به دنبال احترام و احترام هستند . در موارد دیگر، یک تیم ممکن است تصمیم بگیرد که نقش رهبری را در میان همه اعضا تغییر دهد. این اجازه می دهد تا تمام اعضای تیم همچنان به توسعه مهارت های خود به عنوان رهبران جلسه و در ایجاد جلسات موفق به طور کلی ادامه دهند.
مسئولیت جلسه رهبر
در زیر مسئولیت کلیدی یک رهبر جلسه است.
- هدف، کار یا هدف تعیین می کند که باید انجام شود. این اغلب یک تخصیص یا بخشی از شرح شغل رهبر است.
- تصمیم می گیرد که آیا جلسه بهترین روش ممکن برای دستیابی به هدف یا هدف یا دستیابی به نتیجه مطلوب است. پاسخ به سوال، آیا یک جلسه مورد نیاز است؟
- تعیین می کند که چه کسانی نیاز به برنامه ریزی جلسه دارند.
- با یک تیم و یا به عنوان رهبر، تصمیم گیری برای دستور جلسه . (در جلسات مداوم، این وظیفه در پایان نشست کنونی انجام می شود).
- اغلب با استفاده از یک تقویم سازمانی مشترک، تاریخ، زمان و مکان را تعیین می کند.
- با هم جلسات قبل از کار را مانند خواندن، اطلاعات مالی، تاریخ، دقیقه جلسه تیم مرتبط، و غیره قرار داده است.
- دعوت از شرکت کنندگان و توزیع و تکالیف و پیش از کار اجازه می دهد که زمان به همان اندازه که ممکن است شرکت کنندگان آماده برای جلسه.
- حصول اطمینان از اینکه جلسه یک ضبط کننده یا ضبط کننده لحظه ای برای مدرک کردن پرونده ها و هرگونه تعهدات، مقررات اقدام یا تصمیمات است. زمانی که زمان لازم برای برگزاری جلسات منظم است، یک زمانباز تعیین می کند.
- ممکن است از یک یخچال کوچک برای گرم کردن شرکت کنندگان استفاده کنید و یک محیط را ایجاد کنید که در آن شرکت کنندگان در جلسه راحت ارتباط با یکدیگر و مبادله ایده ها و اطلاعات را دارند.
- به زودی وارد می شود و جلسه را با نگه داشتن آن بر روی وظیفه، پیگیری و مشارکت همه شرکت کنندگان هدایت می کند، هرچند که احساس می کند که حضور آنها در جلسه ضروری است. این تضمین مشارکت آنها در جلسه بعدی است
- ادای احترام به جلسه شرکت، به طوری که شرکت کنندگان احساس خسته کننده و خسته کننده نیست. با استفاده از نمونه های یخچال، طنز و یا سرگرم کننده، هیچ جلسه بدون خنده باید پایان یابد.
- اطمینان حاصل می کند که گام های بعدی و اقلام عمل اختصاص داده شده و مورد استفاده قرار می گیرند.
- این جلسه را بررسی می کند و دستور کار جلسه بعدی را برنامه ریزی می کند.
- پیگیری با شرکت کنندگان بین جلسات برای اطمینان از اینکه اقلام اقدامات در مسیر هستند و برای ارائه کمک و / یا منابع در صورت مشکوک داوطلب مشکلی دارند.
نقش رهبر اضافی
رهبر جلسه این مسئولیت ها را بر عهده دارد، اما نقش های مربوط به ارتباطات ، گزارش دهی و عملکرد هم تیمی نیز دارد .
هر عضو یک تیم یا ملاقات که متشکل از کارکردی است، تعهد دارد که بخش یا فعالیت خود را در مورد فعالیت ها و پیشرفت یک جلسه یا تیم در حال انجام اطلاع دهد. آنها همچنین مسئولیت می یابند که از همکاران بیگانه ای که در تیم یا جلسه حضور ندارند، جستجو کنند. نه هر کارمند می تواند در هر جلسه شرکت کند
رهبر مسئولیت بیشتری برای نگهداری مدیران ارشد و اطلاع رسانی از طریق ارتباطات و بازخورد موثر دارد.
مالکیت ساختمان از کارکنان خارج از تیم یا جلسه، به ویژه رهبران سازمان، تضمین می کند که تیم یا جلسه در توسعه، اجرای و ادغام راه حل ها و ایده های خود موفق باشد.
اگر یک شرکت کننده جلسه در جلسه ناکارآمد عمل کند، رهبر مسئولیت دارد که رفتار را از طریق روش های رهبر موثر جلسه در جلسه و مربیگری مؤثر در خارج از جلسه اصلاح کند . یک شرکت کننده ملاقات که این دیدار را با دیدگاه های خود انعطاف می دهد یا از اعضای دیگر خود انتقاد می کند، قبل از اینکه فرد در موفقیت این جلسه خراب شود، باید تصحیح شود.
این اقدامات لازم است تا زمانی که شرکت کنندگان در جلسه به سطح راحتی و بلوغ دست یابند که به آنها اجازه می دهد با کمک خود به خود به عنوان رهبری ناکارآمدی به نتیجه برسند و اعضای ناامن کننده پیشرفت را متوقف کنند .
یک رهبر ملاقات مؤثر، تضمین نمی کند که یک پروژه یا تیم با موفقیت انجام می شود، اما اگر پروژه ها، بخش ها، جلسات یا تیم ها موفقیت آمیز باشد، عامل اصلی آن است.
دقیقه جلسه یک مؤسسه موثر برای جلسات موفقیت آمیز است، زمانی که دقیقه به درستی نوشته شده و به موقع توزیع می شود.