چگونه (و چرا) برای ضبط دقیقه جلسه
دقیقه ها معمولا شامل موارد زیر می شوند:
- اسامی شرکت کنندگان
- اقلام دستور کار تحت پوشش ،
- تصمیم گیری های شرکت کنندگان
- اقدامات پیگیری شده توسط شرکت کنندگان
- تاریخ تحویل برای تکمیل تعهدات، و
- هر رویدادی یا بحث دیگری که ارزش آن را برای بررسی آینده یا تاریخچه ثبت کرده است.
دقیقه ملاقات نمونه بر تصمیماتی که در طول جلسه صورت گرفته و تعهدات انجام شده توسط شرکت کنندگان انجام شده، تمرکز دارد. تعهدات همراه با تاریخ و تاریخ دقیق و سایر جزئیات مورد نیاز برای درک مشترک از طریق ملاقات با شرکت کنندگان است.
دقیقه جلسه به عنوان یک سند تاریخی
به عنوان یک سند تاریخی، آنها همچنین برای مستند سازی ایده های کلیدی یا بحث هایی که منجر به تصمیم گیری شده اند مفید است. به عنوان مثال، زمانی که یک عضو تیم می گوید، وقتی که ما این هدف را انتخاب کردیم، ما هر وقت فکر می کردیم، به سوالات پاسخ می دهیم. "
دقیقه های مؤثر جلسه، پنج گزینه را که تیم مورد بحث قرار می دهد، بیان می کند و دلیل کلیدی آن که در یکی دیگر از مسیرهای موجود انتخاب شده است، ارائه شده است.
دقیقه ملاقات ملاقات برای جلسه کاری معمولی نیازی به ثبت هر بحث نیست.
آنها همچنین نمی خواهند و نباید دولتی باشند که چه چیزی را می گویند. نه، آیا آنها باید آنچه را که هر یک از شرکتکنندگان در جزئیات می گویند، مستند کند. در مثال داده شده، یک یادداشت موثر، بحث را به طور خلاصه خلاصه می کند تا هر کلمه را بنویسد.
(تشخیص دهید که این قانون برای سایر جلسات مختلف در مواردی مانند اقدام قانونی، جلسات دادگاه و غیره متفاوت است.
این دقیقه ها مستلزم یک رکورد دقیق از مکالمات و اظهارات است.) اما جلسه کاری معمول شما در محل کار نیست.
زمان و چگونگی به اشتراک گذاشتن جلسات جلسه
در حالت ایده آل، جلسات جلسه به صورت الکترونیکی در پایان جلسه منتشر می شود. با انجام این کار، شرکت کنندگان متوجه تعهدات و مهلت های خود می شوند. اگر این امکان پذیر نیست (مثلا گیرنده یادداشت می خواهد خطاها را پاکسازی کند)، گیرنده باید دقیقه جلسه را ظرف 24 ساعت از جلسه منتشر کند.
این دقیقه به عنوان یک یادآوری از اعضای تعهدات تیم در طول جلسه خدمت می کند. آنها به شرکت کنندگان کمک می کنند تعهدات ملاقات خود را به تقویم خود برگردانند و لیست ها را انجام دهند. آنها به عنوان یک یادآوری برای هر موردی که باید قبل از جلسه بعدی به شرکت کنندگان برسند، خدمت می کنند.
(این می تواند یکی از مهمترین مشکلات جلسات را از بین ببرد، به طور کلی اطلاعات را در جلسه به اشتراک می گذارد تا شرکت کنندگان جلسه را بخوانند و نه تعامل). برای هر چیز دیگری، شما ابزارهایی مانند ایمیل و یامر دارید.
شما میخواهید در جلسه جلسه قبلی جلسه قبلی خود را بررسی کنید تا مردم بتوانند برای صحت و مراحل بعدی آنها را بررسی کنند.
دقیقه جلسه یک مؤسسه موثر برای جلسات موفقیت آمیز است، زمانی که دقیقه به درستی نوشته شده و به موقع توزیع می شود. این امر به ویژه زمانی درست است که یک تیم هنجارهای قوی ایجاد کند که از موفقیت تجاری آن حمایت کند .
چگونه سازمانها در حال برگزاری جلسات جلسه می پردازند؟
انتقاد به موفقیت یک جلسه ، ضبط کننده یا ضبط کننده جلسه را برای شرکت کنندگان، تاریخ، و کارکنانی که باید بدانند چه چیزی در جلسه مشخص شده است، مدارا می کند. بدون دقیقه جلسه کامل، چشم انداز جلسه برای موفقیت کاهش می یابد.
کارمند که دقیقه های جلسه را می گیرد معمولا یک عضو تیم است و هنگام شرکت در جلسه یادداشت ها را می گیرد. در ملاقات هایی که دارای رویه قانونی یا مربوط به دولت هستند، تأثیرات یا الزامات نظیر جلسات، جلسات هیئت مدیره هیئت مدیره یا جلسات هیئت مدیره، یک شخص بدون شرکت کننده، رسمی رسمی را دریافت می کند و اغلب پرونده را ثبت می کند.
کارمندانی که پرونده را ثبت می کنند، باید اطلاعات دقیقی برای ضبط دقیق داشته باشند. کارکنان همچنین باید به طور موثر چندین کار را برای شرکت در جلسه در هنگام ضبط دقیقه انجام دهند.
در برخی از جلسات، یک کارمند همان دقیقه را در هر جلسه می گیرد. در دیگران، نقش گیرنده دقیقه از کارمند به کارمند عبور می کند. همانند رهبری ملاقات ، نقش یادگیرنده رهبری ، ارتباطات و مهارت های رهبری مؤثر را ایجاد می کند.
مقررات یک جلسه جلسه یادداشت تیکر چیست؟
الزامات ضبط کننده یا ضبط کننده عبارتند از:
- ضمن رعایت دقیق تصمیمات، تعهدات و نکات مهم بحث در جلسه.
- ضبط اقلام عمل که اعضای مأموریت را متعهد به انجام آن همراه با زمان تعیین شده که اعضای متعهد به انجام آن هستند. آیتم های اکشن یک اسم مستعار دارند، اما بحث کلی دولت را نمی گوید که چه چیزی در جلسات غیر رسمی در محل کار گفت.
- قبل از خروج از جلسه، تصمیمات اصلی و تخصیص یا تعهدات داوطلبانه و مقررات اقدام در پایان جلسه بررسی شود تا شرکت کنندگان بتوانند در مورد اتفاقات و تعهدات شرکت کنند.
- رهبر جلسه ممکن است از ضبط کننده درخواست کند که این بحث را به صورت دوره ای در طی یک جلسه خلاصه کند.
- در یک سری از جلسات در حال انجام، توجه داشته باشید یک دقیقه طول می کشد برای بررسی دقیقه جلسه در ابتدای جلسه بعدی. کارکنان شرکت کننده می توانند هر چیزی را که با آنها در طی چند دقیقه اختلاف دارند، اضافه کنند یا اصلاح کنند.
- توزیع یک کپی از دقیقه جلسه در عرض 24 ساعت پس از جلسه توصیه های سالیانه برای تسهیل کنندگان جلسه بوده است. با این حال، ضبط کننده به احتمال زیاد دقیقه ها را بر روی یک دستگاه الکترونیکی مانند لپ تاپ یا iPad قرار داد. بنابراین، توجه داشته باشید که باید یادداشت جلسه را پس از بررسی سریع املا، دستور زبان و وضوح، اغلب در عرض چند دقیقه از جلسه، توزیع کنید.
ضبط کننده نقش مهمی است که یک جلسه باید اطمینان حاصل شود که نتایج جلسه توسط طرفین شرکت ارتباط برقرار شده و به اجرا در می آید. بدون یادداشت ها، شرکت کنندگان باید به حافظه دیگر شرکت کنندگان تکیه کنند. تضمین شده است، این یک طرح خوب نیست.
مستندساز یادداشت یک جلسه برای موفقیت جلسه ضروری است، همانطور که مستندات لازم برای بهبود عملکرد کارکنان لازم است.