از تسهیلات استفاده کنید تا جلسات را با کارایی بیشتری انجام دهید
نقش اصلی تسهیل کننده این است که ارزش یک جلسه یا جلسات برنامه ریزی گروهی را با نگه داشتن گروه بر روی وظیفه و حرکت در کنار هم در همان جهت اضافه کنید.
تسهیل کننده نیز تضمین می کند که هر عضو گروه در جلسه شرکت کند.
تسهیل گروه
تسهیل گروه ها یا تیم ها توسط کارمندان داخلی و یا مشاوران خارجی، که دارای ماهر هستند:
- ارائه مطالب و اطلاعات،
- طراحی و فرموله کردن فرایندی که به یک گروه کمک می کند تا اهداف خود را به دست آورد،
- ارائه یک ساختار مناسب برای جلسه ، آموزش، جلسه تدریس تیم، یا یک رویداد کاری دیگر، به طوری که ماموریت گروه در جلسه انجام شود،
- ترویج مسئولیت مشترک برای نتیجه جلسه، و
- از شرکت کنندگان پاسخ به سوالات و راه حل های مشکلی را ارائه می دهد.
تسهیلات فردی
هنگامی که افراد در این فرایند شرکت می کنند، معمولا به این دلیل است که دو یا چند کارمند درگیر درگیری ، اختلاف نظر، نیاز به تعیین اهداف متقابل هستند ، یا نیازمند یک پروژه، فرآیند یا تجربه است. تسهیل کننده ماهر می تواند ساختار، محتوا و فرآیند مورد نیاز کارکنان فردی را برای رسیدن به یک راه حل متقابل رضایت بخش برای مسائل خود فراهم کند.
خصوصیات افرادی که ارائه دهنده تسهیلات هستند
تسهیل دانش مهارت آموخته شده است که بیشتر به طور طبیعی به افرادی که ویژگی هایی مانند:
- مهارت های رهبری گروه قوی
- آگاهی عمیق از فرآیندهای گروهی و ساختارها
- شناخت دینامیک گروهی و بین فردی و فهم ارتباطات کلامی و غیر کلامی
- توانایی خلاقانه ارائه آموزش و تدوین محتوای تیمی به طریقی که مشارکت کنندگان را از مشارکت کنندگان جلسه تشویق می کند،
- همدلی برای افراد و شرایط آنها
- مهارت های گوش دادن و ارتباطی قدرتمند ، و
- توانایی ساختن مداخلات و حوادث گروهی برای تولید نتایج مطلوب برای گروه.
تحت رهبری تسهیل کننده ماهر، جلسات، جلسات تشکیل کلاس تیم و کلاس های آموزشی می توانند بدون رهبری امکان پذیر شوند. این به این دلیل است که شرکت کنندگان گروه در یک گروه اغلب مهارت ها، اجازه ها و پشتیبانی لازم را دارند تا به طور موثر روند کار خود را تسهیل کنند.
اجتناب از گفتگوهای رقابتی در جلسات
اغلب دشوار است که روابط کاری موثر با افراد در محل کار داشته باشد. این جایی است که تسهیلات مفید است. تسهیل گروه مؤثر در جلسات، تعامل افراد دشوار را که مکالمات رقابتی دارند برگزار می کند.
گفتگوهای غیرمستقیم میان دو یا چند عضو جلسه، وقت خود را از دست می دهند، مانع پیشرفت گروه می شود و مشارکت افراد را به تیم به طور کل محدود می کند. علاوه بر این، مکالمات رقابتی در چند گروه کوچک، حتی در مورد موضوع، اعضای تیم را از بینش که اعضای تیم در حال بحث است، محروم می کنند.
این در نهایت نتیجه ایده های محدود تولید شده در جلسات است.
این که آیا شما رهبر جلسه، یک مدیر، یا یک عضو گروه هستید، می توانید از ایده های زیر استفاده کنید تا بتوانند گروه را به همدیگر بیاورند، زمانی که اعضای گروه بیش از یک بحث را در یک زمان برگزار می کنند.
مدیریت گفتگوهای رقابتی
- استفاده از ارتباط غیر کلامی: برای لحظه ای به شرکت کنندگان بپردازید. هنگام تماشای ابروها خود را بالا ببرید یا به شرکت کنندگان بکشید. کسی که کف را برای یک دقیقه متوقف کند در حالی که دیگر شرکت کنندگان دوباره به گروه می روند. از انجام این کار نترسید - این بخشی از کار رهبر مدیر یا تیم برای کنترل جلسات است.
- یک سوال بپرسید: با یکی از اعضای گروه شرکت کننده در گفتگوهای رقابتی تماس بگیرید. با خلاصه ای کوتاه از بحث های انجام شده در جلسه به طور کلی، از نظر او بپرسید. از او بخواهید تا ایده های خود را با بقیه مردم در جلسه به اشتراک بگذارد.
بگو، "من معتقدم که همه ما علاقه مند به نظرات شما در مورد این موضوع هستیم، کری". این ممکن است برای شما کمی ناراحت کننده باشد اما برای دو هدف اهمیت دارد: مکالمه طرفی را به مکالمه اصلی می دهد و به شما امکان می دهد همه بدانند که رفتار مجاز نیست.
- به طور موثر مداخله: به طور مستقیم از اعضای گروه شرکت کننده در مکالمه رقابتی درخواست کنید تا دوباره به بحث گروهی بپردازید، بدون استفاده از سرخوش یا خشم. بگو، "من می ترسم که ایده های خوب را از دست ندهیم، زمانی که همه در حال صحبت کردن هستند. من می دانم که نمی توانم تمام این افکار را دنبال کنم." به طور کلی، بهتر است از این تاکتیک به عنوان یک تلاش دوم یا سوم برای کشیدن افراد استفاده شود. این مستقیم و بسیار موثر است اما می تواند اعضای تیم را مختل کند.
- یک سیگنال گروهی ایجاد کنید: سیگنال گروه به شرکت کنندگان یادآوری می کند تا یک بحث را در یک زمان برگزار کنند. یک سیگنال که به طور موثری کار می کند این است که یک نشانه غیر کلامی از نشانه ایجاد کند و سپس یک انگشت اشاره را برای نشان دادن یک جلسه نگه دارد. اگر رابطه خوبی بین اعضای تیم وجود داشته باشد، شوخی نیز می تواند یک ابزار موثر باشد. چیزی شبیه به آن را امتحان کنید: "هی، جان و جین، سعی نکنید دنیا را در نظر بگیرید و دوباره به جلسه برسید."
یک کلمه نهایی درباره گفتگوهای رقابتی در جلسات
مردم بخش خوبی از هفته کاری خود را در جلسات کاری صرف می کنند. مسئولیت آن به عنوان یک مدیر یا رهبر جلسه است تا اطمینان حاصل شود که کارکنان از وقت خود به خوبی استفاده می کنند. مدیریت ملاقات ملاقات زمان خود را حفظ می کند و با کنترل مکالمات جانبی شما می توانید جلسه را به موضوع ادامه دهید و کیفیت کار را تولید کند.