سوالاتی که در مورد میزان بهره وری کمک، صلاحیت نمایش و ساخت گزارش می باشد
ارتباط موثر نیاز به تمام اجزای ارتباط متقابل برای "معانی مشترک"، تعریف مورد علاقه من از ارتباطات است. وقتی سوالات پرسیده شده و پاسخ داده می شوند اهمیت خاصی دارند.
قطعات در ارتباطات
پنج ارتباط برای هر ارتباط وجود دارد و ششم - محیط کلی محیط کاری است که در آن ارتباط برقرار می شود. اجزای ارتباطی عبارتند از:
- فرد ارسال پیام. فرستنده باید پیام را به وضوح و با جزئیات کافی ارائه دهد تا گیرنده به معنی با فرستنده ارتباط داشته باشد.
- زمینه پیام متن این است که چگونه پیام توسط فرستنده پیام تحویل داده می شود. زمینه شامل ارتباط غیر کلامی مانند حرکات، زبان بدن، عبارات صورت و عناصری مانند تن صدا است. اکثر زمینه برای یک پیام تنها زمانی در دسترس است که گیرنده بتواند پیام فرستنده را ببیند و بشنود. برای مثال، شکلک های ایمیل و IM یک جایگزین ضعیف هستند زیرا فرستنده آنها را بدون ورودی گیرنده فرموله می کند.
قطعه دیگری از زمینه احساسات است که در حلقه ارتباطی دخیل هستند. آیا فرستنده عصبانی است؟ آیا گیرنده به محتوای ارتباط یا ناامیدی فرستنده بی تفاوت است؟ احساسات عادی انسان بطور پیوسته به اشتراک گذاشته شده است.
- شخص دریافت پیام. گیرنده باید با دقت و با دقت گوش فرادهد، برای وضوح سوالاتی را مطرح کرده و به منظور اطمینان از اینکه گیرنده به معنای فرستنده است، می گوید. اگر گیرنده به فرستنده اعتماد کند، شانس ارتباط موثر افزایش می یابد.
- روش تحویل انتخابی شما روش تحویل باید براساس رسانه ای که مؤثر باشد برای انتقال معنی پیام انتخاب شود. از آنجا که سحر کامپیوتر و دستگاه های تلفن همراه از روش های ارتباطی بسیار متنوع است، تصمیم گیری در مورد روش تحویل پیچیده تر شده است. روش تحویل باید با نیازهای ارتباطی فرستنده و گیرنده مطابقت داشته باشد.
روش های ارتباطی عبارتند از: ارتباطات کلامی، پیام های فوری (IM)، ایمیل، نامه ها، نشانه ها، پوسترها، فیلم ها، تصاویر عکس، تلفن، یادداشت ها، فرم ها، اسناد کتبی و غیره. این روش ها ادامه خواهد یافت و انتظارات کارکنان برای ارتباطات فوری در مورد همه چیز مربوط به کارشان ادامه خواهد یافت.
در ارتباط با شخص در اهمیت ویژه ای برای اطلاعات سازمانی افزایش می یابد که ممکن است برای تغییر تغییر کند، تشخیص کارکنان را فراهم کند یا سوالاتی را که به صورت موضعی ارائه می شود را فراهم کند. در ارتباط با شخص نیز مورد توجه قرار گرفته است، زیرا کارکنان به جزء، زمینه دسترسی دارند.
- محتوای پیام محتوا پیام باید روشن و ارائه شده و در جزئیات کافی برای به دست آوردن درک از گیرنده توضیح داده شده است. اگر محتوای پیام، در برخی سطوح، با اعتقادات قبلا گیرنده گیرنده ارتباط برقرار کرده و آن را متصل می کند، بیشترین تاثیر را دارد.
چگونه سوالات خوب را افزایش می دهد ارتباطات
James O. Pyle و Maryann Karinch برای کمک به ارتباطات موثر، موارد زیر را اضافه کنید.
از منابع انسانی به خدمات مشتری، سوالات بد تقریبا در هر محل کار آلوده می شوند. سوالات بد اغلب جواب ناقص یا گمراه کننده را می دهند و می توانند ارتباط را تضعیف کنند. از سوی دیگر، پرسش های خوب یک ابزار ارزشمندی برای بهره وری، شایستگی و ایجاد ارتباط است.
شش نوع سوالات خوب وجود دارد: مستقیم، کنترل، تکرار، مداوم، خلاصه، و غیر مرتبط. برای توصیف آنها به طور خلاصه:
- مستقیم: شما یک سوال ساده با پرسشی اساسی مطرح می کنید.
- کنترل: شما قبلا از آن هنگام می پرسیدید پاسخ آن را می دهید. این یک راه برای پیدا کردن این است که آیا شخص دروغ می گوید، بی اطلاع است و یا توجهی ندارد.
- تکرار: از دو سؤال مختلف که بعد از همان اطلاعات هستند، میپرسید.
- مداوم: شما از همان سؤال به شیوه های مختلفی برای کشف تمامی جنبه های اطلاعات مورد نظر خود می پرسیدید.
- خلاصه: شما یک سؤال را مطرح می کنید که در نظر گرفته شده است که به منبع اجازه می دهد تا دوباره به جواب پاسخ دهد.
- غیر مرتبط: این موضوع مربوط به موضوعی است که شما می خواهید در مورد آن اطلاعات بدانید، اما این یک نفر است که احتمالا دروغ نخواهد بود؛ هدف آن دیدن آنچه که "به نظر می رسد" حقیقت دارد و آن را برای شما باز می کند. این نیز می تواند در متن تبادل نظر قرار گیرد.
جزئیات در مورد 6 نوع سوالات خوب
مستقیم
سؤالات مستقیم بهترین هستند: یکی از مشکوک، یک فعل، و یک اسم یا ضمایر.
- شما کی هستید؟
- چه اتفاقی در حزب افتاد؟
- وقتی وارد دفتر شدی؟
- کلیدهای ماشین کجا هستند؟
- چرا جلسه را به زودی ترک کردید؟
- چقدر اپل را پرداخت کردید؟
کنترل
وقتی می گویید «من عمدا نمی خواهم از یک سوال مستقیم بپرسم؟» هنگامی که شما حقیقت یا صحت پاسخ را بررسی می کنید، از یک سوال کنترل استفاده می کنید و به دنبال قاعده می گردید.
سوالات کنترل سوالات عمدی هستند که پاسخ شما را می دانند، بنابراین آنها در مورد کشف اطلاعات نیستند. آنها در مورد کشف رفتار، الگوهای گفتار و سطح صداقت یا صحت هستند. شاید این چیزی است که قبل از آن با شخص صحبت کرده اید.
اگر می دانید که شخصی در تیم منابع انسانی خود یک کارمند را بی اثر کرده است، زیرا کارمند ایمیل برای شکایت در مورد فرد فرستاده است، شما ممکن است از یک سوال کنترل مانند "چگونه در بررسی عملکرد با پاملا امروز رفت؟" شما قبلا اطلاعات؛ شما فقط می خواهید بدانید که چگونه فرد HR شما به این سوال پاسخ می دهد.
تکرار
شما می خواهید در همان اطلاعات در دو روش مختلف آمده است. مثلا اگر شما پرسید "چند نفر در نیروی فروش؟" فردی که با او صحبت می کنید ممکن است پاسخ دهد: "در این زمینه 22 است". بعدها، هنگامی که با او درباره چیزی متفاوت صحبت می کنید به عنوان مثال - مناطقی که شرکت در آن قرار داشته است، شما ممکن است بپرسید "چند منطقه فروش دارید؟"
او ممکن است پاسخ دهد، "22"، که راه تایید تعداد پرسنل در نیروی فروش است. این آزمایش مطلق نیست، اما به آنچه که قبلا گفته شد ارزش و اعتبار می دهد. آنها دو پرسش متفاوت هستند که اطلاعات موجود را بررسی می کنند.
با استفاده از سوالات تکراری، شما همچنین ممکن است اختلافات را کشف کنید. اگر منبع شما در این مثال پاسخ داده است که 28 منطقه فروش وجود دارد، شما می خواهید برخی از روشن است. شاید یک دلیل کاملا منطقی وجود داشته باشد - نیروی فروش به طور معمول یک مکمل از 28 دارد، اما اخیرا حجم معاملات بسیار زیاد بوده است، اینها شش برابر کوتاه هستند، اما پاسخ باعث می شود که شکاف وجود داشته باشد. از پرسنل و تعدادی از سرزمین های فروش. این عدم انطباق باید منجر به سوال بیشتر برای حل مسئله شود.
مداوم
در هر مبادله ای که در آن بیش از یک پاسخ ممکن است به یک سوال داده شود، از پرسش های مستمر برای پاسخ کامل استفاده کنید. مانند سؤالات تکراری، اگر مشکوک به شخص راست باشید، سؤالات مداوم نیز مفید هستند.
ممکن است پاسخ «دیزنی لند» به کجا برود؟ به هر حال ممکن است که دیزنی لند تنها مکان باشد، منطقی این است که این سوال را با «جایی که دیگر» دنبال می کنید.
دور زدن این سوال تکراری و رفتن به سوالاتی در مورد دیزنی لند به این معنی است که شما فرصتی برای گرفتن تصویر کامل از سفر کالیفرنیا خود را از دست می دهید، مگر اینکه این اطلاعات در برخی موارد دیگر نشت کند.
خلاصه
سوالات خلاصه در مورد تعیین درستی نیست، بلکه همانطور که گفته شد منبع تغذیه به آنچه که گفته شد، فرصت دارد که فکر کند "آیا من واقعا می گویم منظورم چیست؟"
شما انواع اتومبیل ها را از دوچرخه های دوگانه تا مدل های لوکس کامل به فروش می رسانید. یک زن جوان به نمایشگاه می آید و از یکی از مدل های لوکس می خواهد به تست رانندگی بپردازد.
شما از شما می پرسید "چه چیزی از ماشین برای اکثر زمان استفاده می کنید؟"
"رفت و برگشت به سمت کار. ما در همان ساختمان کار می کنیم. "
"چه چیز دیگری از ماشین برای شما استفاده خواهد کرد؟"
"سفرهای تعطیلات آخر هفته برای دیدن پدر و مادر من. چیزهایی مثل این است. "او مکث می کند و می افزاید:" آنها یکصد مایل دور زندگی می کنند. "
"چرا شما فکر می کنید ماشین لوکس بهترین انتخاب است؟"
آنها یک نگاه را میبینند او می گوید: "ما آن را بهتر از دیگران دوست داریم."
"رنگ مورد علاقه تو چیست؟" پرسید: نگاهش به او راست است.
"سرخ."
"بنابراین اجازه دهید ببینم اگر این حق را داشته باشم می شنوم شما می گویید یک خودرو قرمز و کامل در کلاس لوکس می خواهید. این توضیح چقدر خوب است؟" (شما سوال خلاصه خود را با اطلاعات مربوطه در این مورد.)
آنها یک نگاه دیگر را تغییر می دهند. او گفت: "ما فکر می کنیم که رنگ تیره تر ممکن است بهتر باشد."
"در مورد مدل لوکس شما فکر می کنید این بهترین برای شما است" (باز هم، این یک روش برای خلاصه کردن و تایید آنچه که شما شنیده است. شما می خواهید برای پیدا کردن اگر آنها فقط با توجه به ظاهر گران قیمت ماشین که آنها نمیخواهند چیز دیگری را در نظر بگیرند، یا اگر اولین پاسخ، حقیقت برجسته را مخفی کرد.)
"پدرم می گوید این امن ترین ماشین در جاده است."
پاسخ به سوال خلاصه به شما می گوید که آنها ممکن است در واقع، مانند آن، اما نه به این دلیل که چگونه آن را به نظر می رسد. شما بین خطوط خواندید. آنها فقط با هم در زندگی خود شروع به کار می کنند. پدرش احتمالا آنها را به نمایندگی فرستاده است تا "امن ترین ماشین در جاده ها" را خریداری کند که به آنها کمک خواهد کرد که آنها را خریداری کنند. شما تصمیم می گیرید که به فروش ادامه دهید، دانستید که درخواست پرداخت و وام، احتمالا به شما خواهد بخشید.
بعضی از افراد ممکن است راحت از یک سوال خلاصه مانند کسانی که در این برخورد درگیر شده اند، بخواهند زیرا آنها نمی خواهند به نظر ساده و یا بی توجه نگاه کنند. اگر سوال شما دقیقا همان طوری که شما از آن برای نخستین بار پرسیدید بپرسید، ممکن است نتیجه معقولی داشته باشید.
شما همچنین نمی خواهید از یک سوال دو بار در یک ردیف حتی اگر شما اصلاح عبارت را تغییر دهید. با قرار دادن فاصله بین اولین بار که سؤال را مطرح می کنید و دوم، و به کمی سؤال را بازنویسی می کنید، به سادگی به عنوان کسی که واقعا علاقه مند به آنچه شخص دیگری می گوید علاقه مند است.
غیر قابل قبول
شما ممکن است تشخیص دهید که شخصی که به سوالات شما پاسخ می دهد تاکید دارد؛ یک سوال غیر مرتبط می تواند تنش را کاهش دهد. یا شاید به زمان فکر کردن یا مراجعه به یادداشت های خود نیاز دارید، بنابراین از این سوال تنها برای خرید یک فضای کمی و زمان استفاده می کنید.
در درخواست سوالاتی مانند «چه پروژه ای در گذشته انجام دادید که نتوانستید؟» و «چگونه سعی کردید مشکل را حل کنید؟» شما به سادگی می توانید یک نامزد شغلی را احساس کنید، همانطور که او در وسط یک بازجویی در میدان جنگ است .
کاندید ممکن است بگوید: "من سعی کردم با کنار گذاشتن بخش در اطراف یک هدف مشترک - این که من تیم لیگ کوچک من را برای تمرکز روی ضربه زدن به توپ" تلاش کرد.
شما می توانید یک نامزدی را با شکستن «چند تا لیگ کوچک تمرین کنید» را قبل از بازگشت به بحث درباره پیچیدگی خود و چگونگی تلاش برای حل آن، بگذارید.
در نهایت، در اینجا دو راه برای از بین بردن سوالاتی است که با تمام اجزای مورد نیاز شروع می شوند و در نهایت کاهش می یابند.
- اضافه کردن بسیاری از گزینه ها و یا کلمات و عبارات دیگر که از سوال منحرف می شود. به عنوان مثال، "چه چیزی برای صبحانه در محل غذاخوری که در آن مدفوع ضد باکتری وینیل ترک خورده است و با نوار کاست پوشانده شده است؟"
- منتظر پاسخی نیز معمول است. شما می پرسید، "وعده غذایی مورد علاقه شما چیست؟" فرد فکر می کند لحظه ای به جای پاسخ به بلافاصله. شما در حال صحبت کردن، "گوشت کبابی؟" سکوت یک ابزار پرسش موثر است.
کشف، اطلاعات، منجر به از دست دادن دهان خود را هنگامی که شما نیاز به گوش خود را باز کنید. به یاد داشته باشید که "دو گوش، یک دهان" حکم گرفتن بیشتر از سوال کردن.
محیط زیست و ارتباطات
مولفه های بالا ارتباطات، هنگامی که با هم کار می کنند تا پیام را به طور موثر ارائه دهند، معنی مشترک را ارتقا می دهند. محیط کار که در آن اجزای آن نیز اتفاق می افتد نیز روی ارتباطات تاثیر می گذارد و اینکه آیا ارتباط دریافت شده است یا خیر.
هنگامی که از سؤالات معتبر سؤال می کنید، ارتباط برقرار می کنید و اطمینان را القا می کنید. سوالات بخش دیگری از پایه و اساس برای ارتباطات در محل کار است که معنی آن را به اشتراک می گذارد
در یک محیط کاری که بر ارتباطات باز، مشارکت کارکنان و اهداف مشترک تأکید دارد، ارتباط مکرر و موثرتر است. اما انتظار برای برقراری ارتباط مهم، نوار در این بهترین مکان های کار را افزایش می دهد. بنابراین، حتی در روحیه بالا ، محیط کار متمرکز بر کارکنان، کارکنان شکایت دارند که نمی دانند چه اتفاقی می افتد.
با توجه به تمام مولفه ها و محیط کلی یک محل کار فردی، ارتباط چالش برانگیز باقی می ماند. سؤال های قدیمی درباره اینکه چه کسی باید بداند چه موقع و چه زمانی نیاز به دانستن دارند، به طور کامل به رضایت هر کسی پاسخ نمی دهد.
شکایات کارکنان در مورد اطلاعات بیش از حد، اطلاعات کافی نیست و حتی بیش از حد اطلاعات، در محل کار دوباره واکنش نشان می دهد. شما هرگز مشکل ارتباط را درمان نمی کنید، اما با تعهد و تفکر، می توانید اثربخشی ارتباطات بین فردی و ارتباطات محل کار خود را افزایش دهید.
بیشتر مربوط به ارتباط موثر در محل کار