آمادگی شما تعیین می کند که آیا شما نتایج دلخواه خود را به دست آورید
در ترکیب با دقیقه جلسه ، اسنادی که شرکت کنندگان پس از یک جلسه دریافت می کنند، دستور کار طرح جلسه و گزارش پیگیری برای جلسه قبلی است.
هنگامی که یک دستورالعمل برای یک جلسه را تنظیم می کنید که به طور منظم برنامه ریزی نشده است، مراحل زیر به شما کمک خواهند کرد. بعدا در این مقاله، شما یک قالب دستورالعمل برای یک جلسه به طور منظم برنامه ریزی خواهید دید. دو جلسه جلسات موضوعات مشابهی را به اشتراک می گذارند اما دقیقا مشابه نیستند.
ایجاد یک برنامه ملاقات
اولا مشخص کنید که آیا دیگر کارمندان برای کمک به برنامه ریزی جلسه نیاز دارند یا خیر. سپس، با برگزاری جلسه، تصمیم بگیرید چه چیزی را امیدوار باشید. ایجاد اهداف عملی برای جلسه شما . اهداف تعیین شده چارچوب یک برنامه ملاقات موثر را ایجاد خواهد کرد . اطمینان حاصل کنید که بیش از حد منطقی قابل دستیابی در چارچوب زمان جلسه شما برنامه ریزی نشده است.
همانطور که استفان کوی در "هفت عادت افراد بسیار موثر" گفت، "شروع به پایان دادن به ذهن". هدف جلسه شما، تمرکز جلسه، برنامه جلسه و شرکت کنندگان جلسه را تعیین خواهد کرد.
ساخت یک دستورالعمل، ایجاد یک طرح برای جلسه است.
شما با هدف اصلی یا هدف شروع می کنید که شما با برگزاری جلسه تلاش می کنید. هنگامی که شما بر اهداف خود تصمیم گرفته اید، باید تعیین کنید که آیا شما نیاز به کمک کارکنان اضافی برای برنامه ریزی برنامه های خود دارید. اگر بله، آنها را دعوت کنید تا به طور منظم با ایمیل یا متن خود در برنامه کاری جلسات خود شرکت کنید تا نیازی به یک جلسه اضافی ایجاد نکنید.
تصمیم گیری در مورد نحوه برنامه ریزی جلسه شما
پس از تعیین هدف کلی، شما یا تیم خود باید تصمیمات زیر را اتخاذ کنید. علاوه بر هدف یا هدف جلسه، هر یک از این موارد در دستور جلسه قرار می گیرد.
- شرکت کنندگان مورد نیاز برای جلسه واقعی
- مواردی که نیاز به بحث یا اقدام دارند که به دستیابی به هدف یا هدف منجر می شود
- مقدار زمان پیش بینی شده برای گروه برای بحث در مورد هر مورد نیاز است
- تاریخ و زمان جلسه،
- محل مناسب، که همه شرکت کنندگان را به راحتی برای جلسه نگه می دارد،
- پیش کار برای جلسه این شامل هر خواندن، اسناد ، اطلاعات، دقیقه جلسه از جلسه قبلی، و یا هر آماده سازی دیگر که جلسه واقعی خود را موفق خواهد شد. این آمادگی باید در جلسه اطلاع رسانی و دستورالعمل هنگامی که شما آنها را به شرکت کنندگان دعوت شده توزیع کنید.
علاوه بر موارد تصمیم گیری فوق، مقررات اجرایی جلسات استاندارد باید شامل موارد زیر باشد:
- هدف، دستور کار و نتایج و محصولات مورد انتظار جلسه را مرور کنید.
- دقیقه جلسه قبلی را مرور کنید
- پیشرفت شرکت کنندگان در تعهدات و اقدامات انجام شده در جلسه قبلی را مرور کنید.
- تذکر دهنده یا رهبر باید تعهداتی را که شرکت کنندگان در جلسه فعلی به عنوان یک مورد نهایی دستورالعمل انجام داده اند، بررسی کند.
تصمیم بگیرید که چه کسی باید شرکت کند تا برنامه کاری خود را برآورده کند
هنگامی که تصمیم گرفتید که یک جلسه برای رسیدن به اهداف خود ضروری باشد، باید لیست شرکت کنندگان را توسعه دهید.
هر کارمند نمی تواند یا باید در هر جلسه شرکت کند، اما دعوت از شرکت کنندگان حق را به شما امکان موفقیت را افزایش می دهد.
چگونگی شناسایی شرکت کنندگان مورد نیاز برای اجرای دستور جلسه شما
شرکت کنندگان خود را برای یک یا چند جلسه جلسات یا برای یک جلسه به طور منظم یا برنامه ریزی شده و یا با مشاغل خود به سؤالات خود از جمله موارد زیر تعیین کنید.
- چه کسی باید راه حل گروهی را توسعه دهد؟
- چه گروهی در حال بحث در مورد پروسه است؟
- چه کسی باید اطلاعاتی را که توزیع می کنید بداند؟
- چه کسی میتواند اطلاعات و حقایق را برای هدایت تصمیمات ارائه دهد؟
- چه کسی دارای تجربه یا تخصص برای به اشتراک گذاشتن با گروه است؟
- چه کسی باید از اجرای هر گونه راه حل یا وظایف پشتیبانی کند؟
- چه کسی باید مجوز یا منابع را برای انجام نتیجه جلسه ارائه دهد؟
- چه کسی ممکن است با اجرای هر گونه راه حل یا جهت گیری مخالف باشد؟
آیا شما نیاز به برنامه ملاقات برای جلسات منظم برنامه ریزی شده دارید؟
هر جلسه نیازی به دستورالعمل خاصی ندارد. اکثر کارکنان جلسات منظم برای گروه ها یا گروه های کاری خود برنامه ریزی شده اند. شما همچنین تیم و پروژه هایی دارید که در آن شرکت می کنید.
یک پروژه مداوم ممکن است دستورالعمل تازه ای برای هر جلسه لازم نباشد، اما تیم شما با اتخاذ رویکرد استاندارد به جلسه شما به خوبی کار خواهد کرد.
جلسه کارمند به طور منظم برنامه ریزی شده به سه بخش تقسیم می شود که هر کدام دارای آیتم های استاندارد استاندارد هستند: آیتم های اطلاعاتی، آیتم های عمل و برنامه ریزی پیشین.
اجزای دستور جلسه جلسه برای جلسات منظم برنامه ریزی شده
آیتم های اطلاعاتی
هر مورد دستورالعمل را که برای هر ملاقات اطلاعاتی است، بنویسید. به عنوان مثال، مدیر گروه را بر اساس نتایج جلسات مدیریت ارشد به روز می کند.
آیتم های اکشن
در هر دستورالعمل قرار دهید که انتظار دارید گروه مورد نظر را در هر جلسه منظم برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، عملکرد به بودجه برای مدت زمان و شناسایی صرفه جویی در هزینه و بهبود مستمر گروه قصد دارد برای رسیدن به.
برنامه ریزی پیش رو
در مورد دستورالعمل ها، مواردی را که گروه میخواهند برای پیشبرد برنامه ریزی یا تهیه پیش ببرند، قرار دهید. به عنوان مثال، اهداف کوتاه مدت برای ماه آینده و یا نیاز به کمک همکاران در مورد وظایف آینده.
اگر این دستورالعمل ها را هنگامی که دستور کار جلسه شما را توسعه می دهید، افزایش دهید، احتمال این که جلسه شما نتایج را تولید کند، افزایش می دهد.
دستور جلسه نمونه برای یک نشست به طور منظم برنامه ریزی شده
از این دستورالعمل نمونه برای یک جلسه به طور منظم برنامه ریزی شده برای اطمینان از اینکه جلسه شما نتایجی را که شما دنبال می کنید استفاده کنید.
- گرم شدن و سلام. بستر کوتاهی را در نظر بگیرید که بستگی به این دارد که چه گروهی با آن مواجه است.
- هدف، دستور کار و نتایج و محصولات مورد انتظار جلسه را مرور کنید.
- دقیقه جلسه قبلی را مرور کنید
- اطالعات مربوط به ادارات و شرکت های مورد نیاز تیم را فراهم کنید.
- بررسی پیشرفت موارد اقدام، برنامه های عملیاتی و تعهدات. بررسی پیشرفت گروه در مورد اهداف.
- بحث و تصمیم گیری در مورد آیتم های دستور جلسه برای این جلسه.
- مراحل بعدی را شناسایی کنید
- هدف، نتیجه، و دستور کار برای جلسه بعدی را شناسایی کنید.
- در انتهای جلسه، ضبط کننده باید تعهداتی را که مردم طی جلسه انجام داده است، بررسی کند.
- هر گونه کمک مورد نیاز از افراد غیر گروهی را شناسایی کنید و شرکت کنندگان را برای برقراری ارتباط اختصاص دهید.
- تعیین اینکه چه کسی در خارج از شرکت کنندگان جلسه باید بداند چه چیزی تصمیم می گیرد و چگونه ارتباط برقرار می کند.
- در مدت 24 ساعت پس از جلسه، بلافاصله پس از ارسال، یا اگر بلافاصله پس از اخذ یادداشت الکترونیکی، یادداشت ها را به صورت الکترونیکی (عادی) ارسال کنید.
بیشتر مربوط به برگزاری جلسات موثر