چگونه می توانید خدمات تحویل منابع انسانی را ساده و سریع کنید

چگونه HR می تواند به طور موثر به نیازهای کارکنان پاسخ دهد

رهبران منابع انسانی منبع مهمی برای پشتیبانی و راحتی کارکنان در زندگی شخصی و حرفه ای آنها هستند. منابع انسانی یک کسب و کار خدماتی است و این خدمات شامل کمک به کارکنان حرفه های خود و رفع مسائل بین کارکنان و سرپرستان آنها می شود .

منابع انسانی نیز از طریق برخی از رویدادهای مهم و مهم در زندگی خود، از جمله ازدواج، زایمان، و مبارزه با بیماری جدی، آنها را حمایت می کند.

اما اغلب اوقات، خدمات اداری معمول، مانند پاسخ دادن به سئوالات یکبار دیگر و یا تکمیل معاملات ساده، مقدار زیادی از وقت HR را مصرف می کنند.

کاهش بار اداری

کلیدی برای کاهش حجم کار اداری، آموزش کارکنان برای تبدیل شدن به خودکفائی بیشتر و خودکار سازی وظایف عرفانی است. این که در آن یک روش مدیریت خدمات می تواند کمک کند. مدیریت خدمات ساده تحویل خدمات رسمی اداری، آزاد زمان برای تمرکز بر فعالیت های با ارزش است.

سازمان مدیریت منابع انسانی معمولی دارای سیستم مدیریت داده های کارکنان و فعالیت های مرتبط با پرداخت می باشد. با این حال، احتمالا یک سیستم خودکار برای اداره سوالات کارمندان و انجام درخواست ها ندارد.

در نظر بگیرید چه اتفاقی می افتد زمانی که یک کارمند اخطار به وظیفه هیئت منصفه دریافت می کند: شانس این است که این شرکت هنوز هم در مورد پرونده های فیزیکی یا رشته ای از ایمیل ها برای رسیدگی به درخواست کارمند برای زمان دور از کار متکی است.

از آنجا که تعاملات کارکنان معمولا با استفاده از ایمیل ها و صفحات گسترده دنبال می شود، درخواست های کارکنان اغلب از دست رفته یا نادیده گرفته می شود. سپس اشتباهات اتفاق می افتد، باعث ایجاد سرخوردگی بیشتر و کار اضافی برای HR می شود.

با ایمیل، هیچ راهی آسان برای مشاهده اینکه آیا درخواست متوقف شده است یا به منظور مشخص کردن و رفع مشکلات گشت و گذار روند وجود دارد.

به طور مشابه، تجزیه و تحلیل و پاسخگویی به نیازهای کارکنان سخت است، مثلا شناسایی اطلاعاتی که اغلب درخواست شده است و اطمینان حاصل کنید که این در دسترس آنلاین است.

فرآیندهای دستی اداری کارکنان را مختل می کند و از بین می روند. یک نظرسنجی اخیر نشان می دهد که کارکنان منابع انسانی به طور متوسط ​​12 ساعت در هفته صرف تماس با ایمیل های کارمند روزمره می کنند.

رویکرد مدیریت خدمات به نیازهای کارکنان

رویکرد مدیریت خدمات، فرایندهای خسته کننده و وقت گیر را حذف می کند. این نه تنها ایمیل را جایگزین می کند بلکه تغییر می کند که چگونه HR با کارمندان مشغول به کار است.

فکر می کنم مدیریت خدمات به عنوان ترکیبی کامل از دستیار اداری و مدیر پروژه. این بلافاصله به درخواست کارکنان پاسخ می دهد، موارد پیشرفت می کند، فرآیندهای دستی تکراری را خودکار می کند، و حتی مدیریت فعالیت های پیچیده متقاضی مانند کارکنان و خارج شدن از کار را انجام می دهد.

مدیریت خدمات هرگز اشتباهات را فراموش نمی کند یا اشتباه می کند، همیشه با افراد همراه است تا کارها انجام شود، و به شما امکان می دهد تا بدانید که مشکلی وجود دارد که نمی تواند حل کند. همچنین به شما نشان می دهد که کارکنان وقت خود را صرف چه کاری می کنند، بنابراین می توانید استقرار منابع را بهینه سازی کنید و بهره وری را حداکثر کنید.

مدیریت خدمات سیستم فعلی مدیریت سرمایه انسانی را جایگزین نمی کند - آن را با آن ادغام می کند و آن را تکمیل می کند، به شما اجازه می دهد تا دید و کنترل کارهایی را که احتمالا بیشتر از طریق ایمیل انجام می دهید، کنترل کنید.

این نیز فراهم می کند که همان سطح از دید به کارکنان. آنها می توانند وضعیت سوالات خود را ببینند، نه احساس اینکه درخواست هایشان به زودی پس از ارسال آنها به یک سیاهچاله ناپدید شد.

فراهم کردن کارمندان با توانایی نظارت بر پیشرفت درخواست های خود، به طور قابل توجهی تعداد ایمیل های ناخواسته پیگیری، تماس های تلفنی و بازدیدکنندگان شخصی به HR را کاهش می دهد و باعث کاهش بار کاری اداری HR می شود.

مزایای رویکرد مدیریت خدمات

مدیریت خدمات با شروع یک پورتال مدیریت منابع انسانی مبتنی بر وب آغاز می شود که کارمندان می توانند اطلاعات منابع انسانی و درخواست خدمات HR را پیدا کنند. در حالت ایده آل کارکنان می توانند به این پورتال بر روی کامپیوترهای شخصی، رایانه های خانگی، لپ تاپ ها و تلفن های هوشمند و رایانه های شخصی خود دسترسی پیدا کنند.

این به آنها اجازه می دهد تا بر نیازهای اساسی اولیه خود نظارت داشته باشند مانند ثبت نام مزایا یا تغییرات وضعیت.

کارکنان به سادگی خدمات واقعی را که از یک کاتالوگ خدمات نیاز دارند انتخاب می کنند یا اطلاعات را در پایگاه دانش پورتال جستجو می کنند.

هنگامی که یک کارمند یک درخواست را از طریق پورتال درخواست می کند، سیستم مدیریت خدمات به طور خودکار یک مورد را ایجاد می کند و آن را از طریق فرآیند کامل انجام می دهد. این شامل اختصاص پرونده به متخصص امور انسانی حقوقی است، به طور خودکار مسیر را از فرد به فرد به عنوان هر گام تحقق تکمیل، و حفظ یک سابقه کامل مورد.

شما همچنین می توانید این سرویس را به بخش های دیگر گسترش دهید. به عنوان مثال، سیستم های مدیریت خدمات می توانند به صورت خودکار حساب های IT را تنظیم کنند یا از فضای اداری برای استخدام جدید به عنوان بخشی از فرایند درون سازمانی استفاده کنند.

سیستم مدیریت خدمات فرآیندهای تحویل خدمات HR به پایان می رسد و می داند که چگونه این فرایندها انجام می شود. به عنوان مثال، هنگامی که یک پرونده متوقف شود، به طور خودکار می تواند به شما بگوید، بنابراین می توانید اقدام کنید.

همچنین طیف گسترده ای از KPI ها و سایر معیارهای فرایند را تولید می کند، از جمله اینکه چگونه تیم شما به سوالات کارکنان پاسخ می دهد. این حتی می تواند انواع مختلفی از پرس و جو پایگاه دانش را تجزیه و تحلیل کند و آن را آسان برای شناسایی و پر کردن هر شکاف محتوا.

نتیجه

متخصصان منابع انسانی تصمیم می گیرند که کار خود را در HR انجام دهند، زیرا آنها می خواهند به مردم کمک کنند، روزنامه ها را روزنامه ندهند، روزنامه ها را به روز کنند و پاسخ به ایمیل ها را صرف کنند. اغلب درخواست های روانی و شمع های کاغذکاری این کار را قطع می کند که آنها و کارکنانی را که در تلاش برای کمک به آنها هستند، ناامید می کند.

HR یک ارائه دهنده خدمات است و می تواند به عنوان مثال از ارائه دهنده خدمات خود، بخش فناوری اطلاعات نگاه کند. فناوری اطلاعات در بسیاری از تلاشهای سازمانی برای اعمال یک نظم مدیریت خدمات به منظور خودکار ارسال و اجرای درخواستهای میزبانی فناوری اطلاعات منجر شده است.

اتوماسیون این وظایف را قادر می سازد تا IT را بر روی کارهای استراتژیک بیشتری تمرکز کند که می تواند به شرکت کمک کند تا اهداف کسب و کار گسترده خود را برآورده کند و ارزش IT را بهتر نشان دهد.

یک رویکرد مدیریت خدمات، کلیدی برای ارتقاء HR به رهبران کسب و کار با ارائه خدمات با کیفیت بالا و افزایش رضایت کارکنان است در حالی که همزمان حجم کار خود را کاهش می دهد. منابع انسانی می تواند وقت و تخصص خود را به فعالیت های استراتژیک بیشتری برساند که کسب و کار خود را پیش می برند .