سوالات به درخواست برای تعیین نیازهای فناوری اطلاعات منابع انسانی
اما چگونه منابع انسانی و مدیران دیگر می دانند که آنها بهترین فناوری اطلاعات HR را برای مدیریت تمام جزئیات انتخاب می کنند و راه حل هایی که انتخاب می کنند، آزمایش زمان است؟
به دنبال سوالات کلیدی برای پرسیدن و پاسخ در روند انتخاب فناوری اطلاعات منابع انسانی است.
- درجه انعطاف پذیری و مقیاس پذیری که نرم افزار فن آوری اطلاعات منابع انسانی فراهم می کند چیست؟ متخصصان منابع انسانی باید تعیین کنند که آیا نرم افزار می تواند داده ها را از صفحات گسترده، پایگاه داده ها و اسناد کاغذی وارد کند و سطح آن با سایر انواع سیستم ها و داده های مورد نیاز ارتباط برقرار کند.
این نرم افزار باید بتواند اطلاعات را از چندین منبع وارد و فیلتر کند. در حالت ایده آل، این فرآیند نیز باید خودکار باشد. بسیاری از راه حل های ثبت نام آنلاین نیازمند دستیابی داده ها به صورت دستی است تا بتوانند به سیستم عامل خود برای به روز رسانی سیستم های خود اقدام کنند. اتوماسیون فرمت به روز رسانی، برنامه انتقال و روش تحویل می تواند برای از بین بردن مسائل مربوط به صدور صورت حساب و واجد شرایط باشد. - آیا نرمافزار میتواند قوانین شركت HR و مزایا را در اختیار كاربران قرار دهد؟ یک موتور ثبت نام واقعا توانایی هر فعالیت ثبت نام را ارزیابی می کند و هر ترکیبی از قوانین، پیام ها، پیشنهادات و گزینه هایی که به طور خاص طراحی شده برای برآورد دقیق الزامات واجد شرایط مورد نظر مورد نیاز است، اعمال می شود. این نرم افزار باید هر گونه قوانین واجد شرایط بودن شرکت و حمل و نقل داشته باشد.
- آیا فناوری اطلاعات منابع انسانی قادر به رشد و مقیاس با سازمان خواهد شد؟ منابع انسانی باید توانایی تکنولوژی را برای رشد به ارمغان بیاورد زیرا شرکت استخدام کارمندان جدید ، دفاتر، تغییرات مزایا و قوانین می شود. HR باید در مورد آستانه برای هر یک از این عناصر بپرسد.
- آیا نرم افزار فن آوری اطلاعات HR قادر به ادغام با دیگر سیستم ها است؟ حقوق و دستمزد و سایر وظایف اغلب اطلاعات مشابه مدیریت سود را به اشتراک می گذارند. منابع انسانی می توانند کارایی بیشتری کسب کنند هنگامی که داده ها و سایر اطلاعات کارمند وارد شده در یک سیستم با سیستم دیگری به اشتراک گذاشته می شوند. ردیابی استخدام کارمند یکی دیگر از تابع مورد نیاز است.
- چه کسی مسئول اجرای یا ساختن راه حل است؟ چه میزان آموزش درگیر است؟ بعضی از راه حل ها نیاز به مشتری دارد که با اجرای اولیه همکاری داشته باشد، که می تواند برای مدیران پرسود مشغول به کار باشد.
منابع انسانی بایستی درک روشنی از سطح آموزش و تخصص فنی که مورد نیاز است و مقدار زمان مورد انتظار باشد. ارائه دهندگان راه حل پرسش و پاسخ در این موضوع می توانند بینش هایی را در زمینه های ظریف ایجاد کنند که ممکن است در ابتدا ساده و ظاهری به نظر برسند ولی در عین حال شامل تخصص های فن آوری معروف هستند. HR سپس می تواند وظایف خاصی را تعیین کند که ممکن است به دلیل اتخاذ ممانعت از تکمیل آن، بسیار سخت گیر باشد، به طور بالقوه ارزش فناوری اطلاعات HR و ROI را کاهش دهد. - اگر آموزش درگیر است ، آیا هزینه وجود دارد؟ هزینه های آموزش نیز باید مورد ارزیابی قرار گیرد از جمله زمان و هزینه سفر برای سفر خارج از محل. منابع انسانی باید از تمام هزینه های سخت و نرم درگیر در تطبیق فناوری اطلاعات منابع انسانی آگاهی یابند.
- چه کسانی داده خواهند شد؟ پاسخ به این سوال باید سازمان منابع انسانی باشد. شرکت ها باید بتوانند داده های خود را به هر ارائه کننده خدمات برنامه (ASP) منتقل کنند. اگر داده ها بر روی یک سرور اختصاصی حامل باشد، گاهی اوقات ممکن است شرکت هزینه های اضافی را در صورت لزوم سوئیچ های حامل را بپردازد.
- چه نوع نگهداری و تعمیر و نگهداری مورد نیاز است؟ هنگامی که نرم افزار بر روی ایستگاه های کاری یا سرورهای شرکت در محل نصب شده است، به طور منظم به روز رسانی های آن فن آوری اغلب لازم است و ممکن است برای برنامه ریزی و مدیریت آن ها دشوار باشد. به روز رسانی ها برای فن آوری اطلاعات HR معمولا به صورت خودکار با نرم افزار آنلاین در دسترس از طریق ارائه دهنده خدمات نرم افزار (ASP) یا نرم افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) ساخته شده است.
- چه اقدامات امنیتی در فناوری اطلاعات منابع انسانی ساخته شده است ؟ اگر نرم افزار به صورت آنلاین در دسترس باشد، از طریق یک مدل ASP یا SaaS، ارائه دهنده باید پشتیبان گیری روزانه، سرور پشتیبان ها و لایه های محافظتی اضافه شده را ارائه دهد. سیستم ها و روش های اضافی باید در محل نگهداری از اطلاعات از دست رفته و یا دسترسی توسط کارکنان غیر مجاز . منابع انسانی، با مشورت با مدیران دیگر، باید مجوز منحصربفردی برای تعیین اینکه چه کسی مجاز به دسترسی به فن آوری اطلاعات منابع انسانی و به چه میزان خواهد بود.
- آیا کارمندان قادر به ثبت نام در برنامه های مزایا و تغییر در زمان واقعی به اطلاعات شخصی خود و برنامه ریزی انتخاب؟ دسترسی کارکنان باید با توجه به دسترسی گسترده و عمومی به کامپیوترها، داده شود.
اکثر جمعیت کارکنان دسترسی به اینترنت را در خانه دارند. خود خدمات کارکنان پتانسیل زیادی برای صرفه جویی در وقت و پول فراهم می کند. یک سیستم خدمات خودکفا خوب کارمندان را به راحتی از طریق ورود اطلاعات در مورد خود و وابستگان آنها راهنمایی می کند.
سیستم باید برنامه های موجود را به روشنی ارائه دهد و کارمندان را قادر به انتخاب در راحتی خود کند و این کارها را در طول فرایند با جادوگران ساده سازی کند. کارکنان نیز باید قادر به اضافه کردن وابستگان و تغییر در اطلاعات در صورت لزوم، 24 ساعت شبانه روز، هفت روز هفته در سال است.
این سؤالات اضافی برای پاسخ دادن به نیازهای فناوری اطلاعات منابع انسانی سازمان شما است.
- آیا فناوری منابع انسانی را با اقتدار به تصمیم می گیرد که چه کسی مجاز به دسترسی و به چه میزان خواهد شد؟ در حالی که دسترسی به کارکنان به همان شیوه است، فناوری باید HR را نهایی کند. منابع انسانی بایستی دارای اختیار برای تایید تمام داده ها قبل از انتقال به حامل ها باشد و همچنین باید میزان دسترسی کارمندان و دیگران را تعیین کند.
- چه نوع قابلیت گزارش از فناوری اطلاعات منابع انسانی موجود است؟ فن آوری گزارش باید چندین دیدگاه و قالب (صفحه گسترده، PDF، HTML)، ارزیابی تصویر بزرگ و توانایی تمرین برای افزایش تصمیم گیری را ارائه دهد. منابع انسانی باید بتوانند در هر زمان، ثبت نام در برنامه های خاص، اقدامات برجسته و تغییرات در اطلاعات جمعیت شناختی کارکنان در رابطه با مزایا و سایر اطلاعات کارکنان را ارزیابی کنند.
- آیا این نرم افزار ویژگی های خاصی را برای کمک به HR صرفه جویی در زمان ارائه می دهد؟ بسته به نیازهای اداری خود، HR ممکن است بخواهد در مورد توانایی تکنولوژی برای پردازش اطلاعات در دسته ها، اداره اعلان ها و صدور صورت حساب برای سیاست های COBRA ، ارائه ابزارهای خودآزمون و آشتی لایحه و گزارش های خاصی مورد بررسی قرار گیرد.
- آیا این نرم افزار ویژگی های خاصی را برای کمک به HR فراهم می کند تا با کارکنان بهتر ارتباط برقرار کند؟ بعضی از برنامه ها انعطاف پذیری را برای برقراری ارتباط با کارکنان در سطوح مختلف از طریق ایمیل های تودهای، تابلوهای اعلانات الکترونیکی و معیارهای فیلتر خاص (مانند محل، بخش، طرح های بیمه، وضعیت ثبت نام، وضعیت بازنشستگی، و غیره) سیستم فناوری اطلاعات منابع انسانی. داشتن چندین وسیله ارتباطی می تواند به طور خودکار فرآیندها را بهبود بخشد و به HR کمک کند تا پیام های بیشتری را هدف قرار دهد.
- آیا سیستم فن آوری اطلاعات منابع انسانی یک ابزار کنترل و تعادل است؟ علاوه بر اینکه HR قادر به تأیید تراکنش ها باشد، بسیاری از سیستم های فناوری اطلاعات منابع انسانی همچنین توانایی های HR را برای دروازه بان حسابرسی حساب های حامل فراهم می کنند تا اطمینان حاصل شود که آنها با داده ها در سیستم موافقند. این می تواند:
اطمینان از صحت فاکتورهای حامل
ذخیره زمان و پول
- در تحویل به موقع ثبت نام کارکنان ، و
تأیید صحیح از واجد شرایط بودن زمانی که کارکنان برای مراقبت از آنها می روند.
- چگونه اطلاعات با حامل ها مبادله می شود؟ و چه کسی مسئول این تعامل خواهد بود؟ ادغام سیستم فناوری اطلاعات منابع انسانی نه تنها باید بر اساس تعداد حامل هایی که نرم افزار دارای روابط است، بلکه بر اساس نوع اتصال که امکان پذیر است. اطمینان از تعامل موفقیت آمیز با حامل ها از طریق یک نرم افزار مدیریت مزایا، نیازمند مراحل متعدد، از جمله:
جمع آوری داده های سرشماری داده های اولیه؛
- راه اندازی یکپارچگی اولیه برای تبادل اطلاعات در حال انجام؛
هماهنگ سازی تعاملات روزانه یا هفتگی برای اطمینان از دریافت اطلاعات و دقت اعمال شود
-بیشتر به روز رسانی های مداوم؛
- شرایط حامل مورد نیاز برای ثبت نام در مطابقت با تنظیم کننده ها؛ و
- تقویت روابط پیشگیرانه با هر حامل برای بهبود ارتباط تبادل اطلاعات.
دانستن مسئولیت هر کار ضروری است تا به طور کامل یک محصول را درک کنید. هر ارائه دهنده نرم افزار یک سطح متفاوت از ادغام را در ارائه برخی از همه وظایف مشخص شده در بالا ارائه می دهد. HR باید به دنبال کار با فروشندگان باشد که روابط مستحکم و پیوسته با شرکت های انتخابی شرکت را نشان می دهند.
بسیاری از ارائه دهندگان امکان انتقال یک فایل عمومی ANSI 834 را فراهم می کنند که ممکن است یا توسط carrier قابل قبول باشد، عامل اغلب تحت تاثیر اندازه گروه قرار می گیرد. مدیران باید برای ارائه دهندگان ارائه دهند که انتقال های معتبر و واضحی را ارائه می دهند (حصول اطمینان از واجد شرایط بودن معامله)، که به نیازهای هر حامل نیاز دارد تا از مسائل جلوگیری شود. آنها همچنین باید به ارائه دهندگان خدمات EDI (Electronic Data Interchange) متصل شوند تا ارتباطات خود را با زبان انتقال خاص خود داشته باشند.
- چه میزان از خدمات مشتری ارائه می شود؟ آیا هزینه اضافی برای سرویس وجود دارد؟ منابع انسانی باید سطح دسترسی به کمک که ارائه شده است و آنچه که از طریق پایگاه داده، چت آنلاین، پشتیبانی ایمیل، مکالمات با یک شخص زنده و یا ترکیبی از آن ارائه شده است، خدمات آنلاین را فراهم می کند. با توجه به حساسیت مزایا و سایر اطلاعات منابع انسانی، مدیران باید از طریق تماس مستقیمی که می توانند کمک کنند، ظرف 24 ساعت پاسخ به سوالات را انتظار داشته باشند.
- هزینه سیستم اطلاعات فن آوری اطلاعات منابع انسانی چیست و آیا این مزایا را بیشتر از حد انتظار می گذارد؟ منابع انسانی باید هزینه کامل سیستم فناوری اطلاعات منابع انسانی، شامل تمام هزینه های سالانه، ماهانه و یک بار، همراه با مزایای ارائه شده را ارزیابی کند. یک سیستم گران قیمت گران تر ممکن است بیش از پرداخت هزینه های متفاوت با ویژگی هایی باشد که کارکنان را قادر می سازد که سوابق خود را حفظ کنند و راحتی بیشتر، صرفه جویی در وقت و دقت را ارائه دهند. این عوامل باید در انتخاب یک سیستم فن آوری اطلاعات منابع انسانی مورد توجه قرار گیرند.
نیاز به سیستم های فناوری اطلاعات منابع انسانی در حال افزایش است. با کارکنان منابع انسانی مجموعه ای گسترده ای از گزینه های موجود در سیستم های فناوری اطلاعات HR را پیدا می کند، همه ی گزینه های موجود را تحلیل و وزن می کند.
انتخاب یک سیستم فن آوری اطلاعات منابع انسانی باید به عنوان یک سرمایه گذاری مورد توجه قرار گیرد که با نیازهای بخش و شرکت رشد می کند . این سوالات شما را به سیستم مدیریت فناوری اطلاعات مناسب برای شرکت شما هدایت می کند.