مهارت های مدیریت برای مبتدیان
مهارت های مدیریت پایه
چهار مهارت اساسی مدیریتی وجود دارد که هرکسی باید کار کند تا بتواند در یک کار مدیریت موفق باشد.
این چهار مهارت اساسی برای برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل است و به طور جداگانه در زیر بحث می شود.
طرح
برنامه ریزی اولین و مهم ترین گام در هر کار مدیریت است. این نیز گام اغلب نادیده گرفته شده و یا هدفمند گم شده است. در حالی که مقدار برنامه ریزی و جزئیات مورد نیاز از وظیفه به وظیفه متفاوت است، برای صرفنظر کردن از این وظیفه این است که بلافاصله به غیر از شأن نابینایان، فورا دعوت شود. این چیزی است که به ما می گوید که برنامه های برنامه ریزی (یا 7 پانزدهم بسته به اینکه شما چگونه شمارش می کنید) به ما می گوید.
اگرچه بسیاری از افراد برنامه ریزی واژه را با برنامه ریزی کسب و کار عمومی مرتبط می کنند، سطوح مختلف برنامه ریزی وجود دارد:
- برنامه ریزی استراتژیک
- برنامه ریزی تاکتیکی
- برنامه ریزی عملیاتی
و انواع برنامه ریزی وجود دارد:
- برنامه ریزی فاجعه
- برنامه ریزی جانشینی
- برنامه ریزی بحران
- برنامه ریزی جبران خسارت
سازمان دادن
مدیر باید بتواند تیم ها، وظایف و پروژه ها را سازماندهی کند تا کار تیم را با کارآمد ترین و موثر ترین کارها انجام دهد.
به عنوان یک مدیر شروع، شما ممکن است یک تیم کار کوچک یا تیم پروژه ای سازماندهی کنید. این مهارت های مشابه بعدا در حرفه شما زمانی لازم است که یک بخش یا بخش جدیدی از شرکت را سازماندهی کنید.
واضح است که بین برنامه ریزی کار و سازماندهی آن همپوشانی وجود دارد. جایی که برنامه ریزی بر روی آنچه باید انجام شود، تمرکز بیشتری بر سازمان دارد و تمرکز بیشتر بر نحوه کار بهترین کار است.
وقتی کار را سازماندهی میکنید، باید:
- تعیین نقش مورد نیاز
- اختصاص دادن وظایف به نقشها
- تعیین بهترین منبع (مردم یا تجهیزات) برای نقش،
- منابع را بدست آورید و آنها را به نقش ها اختصاص دهید ، و
- اختصاص منابع به نقش ها و انتقال قدرت و مسئولیت به آنها.
این که آیا شما یک تیم کوچک یا یک پروژه کوچک برای مدیریت اختصاص داده اید، مدیران نیز باید بتوانند سازمان ها و سیستم های اطلاعاتی را سازمان دهند.
شما ممکن است قادر به حرکت فیزیکی مردم در اطراف خود باشید تا بتوانید تیم خود را با هم هماهنگ کنید، اما باید آن را در نظر بگیرید. از سوی دیگر، ممکن است شما نیاز به حرکت چندین فرد در یک فضای کوچک داشته باشید و باید سازماندهی کنید تا تیم بتواند به طور موثر در این فضا کار کند. بعدا در حرفه خود، ممکن است نیاز به سازماندهی یک دفتر داشته باشید تا تیم های مختلف از چندین اداره مختلف و نیازهای خاص خود را اداره کنند.
شما همچنین باید قادر به سازماندهی تمام سیستم هایی باشید که داده هایی را که تیم شما باید جمع آوری یا توزیع کند، اداره کند. این روزها کسانی هستند که احتمالا سیستم های کامپیوتری هستند. شما باید تصمیم بگیرید که آیا، برای مثال، شما باید صفحات وب مشترک را در اینترانت شرکت یا فقط یک پوشه مشترک در سرور فایل تنظیم کنید. چگونه می خواهید سیستم ها را سازماندهی کنید، هرچند که هر کسی که به اطلاعات نیاز دارد، به آن دسترسی داشته باشد (و برای کسانی که نباید آنها را ببیند، مانند رقبای شما، در دسترس نیست)؟
اگر تیم شما نیازمند یا چیزی غیر از اطلاعات تولید می کند، باید سازماندهی کنید تا تیم شما وقتی که به آن نیاز دارد، آنچه را که نیاز دارد، به دیگران منتقل کند.
فراموش نکنید که در مورد خودتان سازماندهی کنید ما این را در سطحی 3 سطح مهارت های مدیریتی Pyramid به سطح بالاتر می رسانیم، اما حتی به عنوان یک مدیر اولیه، باید بتوانید خودتان ، زمان خود و فضای خود را سازماندهی کنید تا بتوانید بیشترین کار را انجام دهید.
در نهایت، به یاد داشته باشید که به ندرت به اندازه کافی برای سازماندهی موارد یک بار. با تغییرات دائمی در منابع، اهداف و عوامل خارجی، شما معمولا نیاز به تنظیم مجدد برای تنظیم آنها دارید.
مستقیم
هدایت گام عملی است. شما کار را برنامه ریزی کرده و سازماندهی کرده اید. حالا شما باید تیم خود را به کار بگیرید تا کار را انجام دهید. شروع کنید و مطمئن شوید که هدف برای همه در تیم روشن است.
آیا همه می دانند که هدف چیست؟ آیا همه آنها می دانند که نقششان در رسیدن تیم به هدف است؟ آیا آنها همه چیزهایی را که لازم دارند (منابع، قدرت، زمان و ...) انجام می دهند تا بخشی از آنها را انجام دهند؟
بکش، فشار نده
در صورت هدایت تیم به جای فشار دادن (به عقب برگرداندن و دادن دستورات )، شما در جهت هدایت تیم به هدف خود موثرتر خواهید بود. شما می خواهید مردم را در تیم خود انگیزه دهید و به آنها کمک کنید و آنها را به سوی اهداف تیم الهام بخشید.
کنترل
بعضی از نویسندگان سعی می کنند این مهارت را با "هماهنگی" یا اصطلاحات مشابهی "نرمی" کنند. من ترجیح می دهم که اصطلاح قوی تر، کنترل شود زیرا ضروری است که مدیر بتواند فعالیت های تیم را کنترل کند.
در مراحل بالا، شما این کار را برنامه ریزی کرده اید، منابع را سازماندهی کرده اید تا آن را به طور موثر تر انجام دهید و تیم را به کار خود هدایت کنید. در مرحله کنترل، شما نظارت بر کار انجام می شود. شما پیشرفت واقعی را به طرح مقایسه می کنید. شما تأیید میکنید که سازمان در حال کار است که شما آن را طراحی کرده اید.
اگر همه چیز به خوبی پیش برود، لازم نیست کاری انجام دهید اما نظارت کنید. با این حال، که به ندرت رخ می دهد. فرد بیمار می شود، مرتب سازی پایگاه داده طول می کشد هر تکرار نسبت به پیش بینی شده، رقیب اصلی قیمت های خود را کاهش می دهد، آتش سوزی ساختمان در کنار ساختمان را تخریب می کند و شما باید چندین روز تخلیه کنید، یا عامل دیگری بر طرح شما تأثیر می گذارد. گام کنترل در حال حاضر مستلزم آن است که شما باید اقدامات خود را برای به حداقل رساندن تاثیر و به همان سرعتی که ممکن است به هدف مورد نظر بازگردانید.
اغلب این به معنی بازگشت به مرحله برنامه ریزی و تنظیم برنامه است. گاهی اوقات ممکن است نیاز به تغییر در سازمان باشد. و شما باید همه را به سوی اهداف جدید هدایت کنید و آنها را الهام بخشید. سپس، البته، شما کنترل طرح جدید و تنظیم در صورت نیاز. این چرخه همچنان ادامه دارد تا این کار را انجام دهید.
ابزارهای مدیریت مدیران
در مرحله کنترل، شما استانداردهایی را برای عملکرد و کیفیت تعیین میکنید و سپس نظارت میکنید تا اطمینان حاصل کنید که آنها برآورده شدهاند. ابزارهای زیادی در دسترس شما وجود دارد به عنوان چیزهایی که برای نظارت نیاز دارید وجود دارد.
- ابزار برنامه ریزی - تعدادی از ابزارهای نرم افزاری به شما اجازه می دهد برنامه خود را وارد کنید و سپس به طور مرتب پیشرفت کنید. این برنامه تغییرات در برنامه را برجسته می کند تا شما بتوانید اقدام اصلاحی را شناسایی کنید.
- کنترل مالی - به عنوان یک مدیر، شما معمولا دارای بودجه هستید. گزارش های وزارت دارایی به شما اطلاع می دهد که هزینه های شما (بر روی افراد و سایر منابع) با برنامه ریزی شده است.
- مردم کنترل می کنند - باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم شما به صورت برنامه ریزی انجام می شوند. اگر آنها نیستند، شما باید علت را پیدا کنید و رفع کنید. آیا آنها هدف را درک نمی کنند؟ آیا آنها منابع یا مهارت لازم را ندارند؟ آیا این کار برای آنها بسیار بزرگ است و نیاز به تغییر یا اختصاص داده شده به یک منبع متفاوت دارد؟ شغل شما به عنوان مدیر به معنی دادن نظرات اعضای تیم خود در مورد نحوه عملکرد آنها با طرح است. وقتی این کار را نکنید، باید اقدام اصلاحی انجام دهید.