واقعیت این است که پروژه ها چگونگی نوآوری ما را اضافه می کنند. چگونگی اجرای استراتژی و چگونگی ساخت زیرساخت ها و توانایی های سازمان، آشکار می شود که رهبران ارشد باید از قدرت خود برای حمایت از مدیران پروژه خود حمایت کنند.
یکی از مهمترین عوامل موفقیت در موفقیت پروژه، حضور یک حامی مالی مؤثر و فعال است. این موقعیت به طور طولانی با موفقیت پروژه در مطالعات صنعت ارتباط دارد، در حالیکه بررسی ادبیات توصیف شیوه های واقعی در حوزه حمایت مالی نشان می دهد که ما راه زیادی برای حضور در محل و شیوه های نقش حامی مالی در سازمان هایمان داریم. کمی از متن مناسب است ابتدا بگذارید مسئولیت های اصلی حامی مالی را بررسی کنیم.
مسئولیت اولیه یک حامی اجرایی پروژه
- فرض کنید مسئولیت نتیجه یک پروژه است. (این نقطه اغلب به عنوان یک مسئولیت مشترک با مدیر پروژه توصیف می شود.)
- منشور پروژه و منشور مدیر پروژه و اعضای اصلی تیم را به عهده بگیرد.
- پشتیبانی از تیم پروژه برای منابع و دید.
- اطمینان از حضور و حمایت از ارزش های تیم موثر، از جمله پاسخگویی و شفافیت.
- تیم را در مواجهه با مشکلات فوق العاده حمایت کنید.
- مربی مدیر پروژه.
- تیم پروژه را در برابر تداخل سازمانی دفاع کنید.
چه اتفاقی می افتد زمانی که حامی اجرایی خارج از تصویر است
در غیاب یک حامی اجرایی حمایت کننده، تمام مسئولیت های فوق به مدیر پروژه که قبلا بیش از حد بار شده است، که به طور معمول پهنای باند و فشار سیاسی را برای انجام این وظایف فاقد پهنای باند نیست، قرار می گیرد.
فقدان یک حامی مالی موثر، خطر مشکلات پروژه را افزایش می دهد، از جمله: شکست، عملکرد غیرمتعارف در برابر زمان، اهداف هزینه و کیفیت و افزایش آشفتگی تیم.
به سادگی اظهار داشت، حضور یک حامی اجرایی اجرایی، یک سازنده مثبت برای کار پیچیده ای است که مهمترین اقدامات موقت و منحصر به فرد ما را برای نتیجه گیری موفقیت آمیز به ارمغان می آورد. با توجه به اهمیت مشخصی از نقش، ممکن است منطقی باشد فرض کنیم که اکثر سازمان ها به طور جدی کار خود را با حامیان اجرایی انجام می دهند. متاسفانه، کمی زمان صرف شده در دنیای واقعی نشان می دهد در غیر این صورت.
یک نگاهی به نحوه رفتار سازمان های ما با نقش حامی اجرایی
به عنوان یک مدرس مدیریت فارغ التحصیل در مدیریت پروژه، من خوشبختانه به طور منظم در مورد شیوه های مدیریت پروژه کارفرمایان دانشجویان من در یک منطقه بزرگ شهری یاد می گیرم. از شرکت های فورچون 100 تا کمپانی های کوچک و کارآفرینی و نه برای سود، سازمان هایی که نمایندگی می شوند بخش متفاوتی از اقتصاد ما هستند.
در حالی که منطقی است که در این دوران انتظار داشته باشیم که شیوه های مدیریت پروژه به خوبی مشخص شود که اکثر بنگاه ها در مورد نقش حامی اجرایی در حال تحول بالایی هستند، اما در واقعیت، وضعیت کاملا مخالف است.
چند نکته غیر علمی از نظرسنجی غیررسمی سالانه دانشجویان MBA در مورد نقش حامی اجرایی در شرکتهایشان:
- به طور متوسط بیش از پنجاه درصد از دانش آموزان شرکت خود را به عنوان داشتن روش های رسمی در حوزه حمایت از اجرایی توصیف می کنند.
- شرکت های کوچک هر گونه آموزش رسمی و یا توصیف استاندارد برای نقش و مسئولیت های حامی مالی دارند.
- من تا به حال یک گزارش دانشجویی ندارم که شرکت او برای حامیان اجرایی خود آموزش می دهد.
- در مورد پاسخگويي حاميان به موفقيت پروژه، توافق كافي وجود ندارد.
- هنگامی که دانشجویان با مدیران پروژه در شرکت هایشان درباره رضایت خود از عملکرد و حمایت از حامیان خود مصاحبه می کنند، اکثر کسانی که مورد بررسی قرار می گیرند، نا امید کننده هستند.
بررسی نظرسنجی های رسمی بیشتر از انجمن های صنعت و شرکت های مشاوره خصوصی اعتبار کلی ورودی دانش آموزان من را تقویت می کند.
و در حالی که وضعیت کنونی حمایت از اجرایی ممکن است برای بهبود بخشیدن به آن، مدیران پروژه هیچ گزینهای نداشته باشند، مگر آنکه با ابتکارات خود در مسیر حرکت قرار بگیرند. با این حال، بعضی مراحل مدیریت پروژه می تواند برای استخدام پشتیبانی اجرایی بسیار مورد نیاز باشد.
چگونه می توانید پشتیبانی اجرایی پروژه را بدست آورید
- استخدام یک حامی مالی اگر پروژه شما دارای اهمیت استراتژیک برای شرکت شما، به طور مستقیم برای مشتریان یا به طور غیر مستقیم با فعال کردن فعالیت های داخلی و کارآمدتر برای حمایت از مشتریان، شما باید یک اسپانسر را استخدام کنید. به طور مستقیم با گزارش خود به مدیر یا رئیس دفتر مدیریت پروژه خود به منظور تقویت اهمیت پروژه و درخواست کمک کمک کنید. نقش و مسئولیت های حامی مالی را که همانطور که در بالا اشاره شد برجسته می کنید و به تحقیقات صنعت اشاره می کنید که موفقیت پروژه و حمایت مالی موثر را پیوند می دهد.
- حامی مالی خود را تربیت کنید نقش را به عنوان استراتژیک، نه تاکتیکی یا به عنوان یک چهره اصلی برجسته کنید. اکثر مدیران به نقش یک حامی مالی بدون آموزش رسمی و حتی زمینه مسئولیت های خود می رسند. در حالی که شما در نقش تا حدودی ناخوشایند آموزش اجرایی هستید، اکثر این افراد به چارچوب و راهنمایی شما قدردانی خواهند کرد. مسائل مربوط به مسئولیت پذیری، تقویت ارزش ها و حفاظت از تیم باید هنگام تمرین کردن بر روی حمایت مالی اجرایی خود تمرکز کنید.
- فعال کردن و حمایت از حامی شما بهترین مدیران / مدیران حمایت کننده اجرایی بسیار تعاملی هستند. مهم است که دو طرف برای ایجاد یک پروتکل ارتباطی روشن برای به روز رسانی در فعالیت های پروژه و همچنین پرچم گذاری و پاسخ به شرایط اضطراری مهم باشد. مدیر پروژه باید حامی مالی اجرایی را تشویق کند تا از زمان به زمان جلسات جلسه یا جلسات تیم را تشویق نماید تا علاقه واقعی خود را نشان دهد و به عنوان یک شادباش فعال در سازمان برای موفقیت تیم کمک کند.
- برای حمایت از مربیگری از حامی خود درخواست دهید. همیشه مفید است که فردی با تجربه بیشتری از شما داشته باشید و بازخورد مثبت و مثبت و مربیگری در عملکرد خود را ارائه دهید. حامی مالی خود را بشناسید که شما از این ورودی در رانندگی خود برای بهبود بهتر استقبال می کنید و هنگامی که دریافت می شود، آن را با شکوه پذیرفتید.
- با توجه به مسائل بزرگ، حامی مالی را با دقت بخوانید . مراقب باشید که بیش از حد در مورد مسائل تاکتیکی مشاهده نکنید و یا حامی خود را درمان نکنید. بهترین و بهترین استفاده از حامیان شما برای کمک به منابع امن است. خدمت به عنوان سخنگوی تیم پروژه به گروه مدیریت گسترده تر و کمک به شما ارزش های تیم ضروری را تقویت می کند. یک اقدام متعادل کننده ای وجود دارد که مدیر پروژه با توجه به طراحی اسپانسر به فعالیت های تیم احترام می گذارد.
خط پایین
نقش حامی اجرایی یکی از مهمترین بخش های پازل برای موفقیت در ابتکارات پروژه است. مدیران پروژه موفق می دانند که این نقش مهم است و برای به دست آوردن پشتیبانی اجرایی در سطح و شدت مناسب تلاش می کند. اگر نقش حامی مالی وجود ندارد یا مبهم است، خود را برای استخدام و حمایت از حامیان اجرایی خود برای حمایت از شما، تیم خود و شرکت خود برای موفقیت بپذیرید.