چه رکورد کارمند باید کارفرمایان را حفظ کند؟

کارفرمایان هوشمند 4 فایل مختلف برای پرونده های کارمند نگهداری می کنند

آیا میخواهید بدانید چه کارمند سوابق را به عنوان یک کارفرمای خود حفظ می کند؟ کارفرما چهار پرونده ضبط کارمند را برای هر کارمند نگه می دارد. علاوه بر این، کارفرما فایل های ضبط کارکنان را برای همه کارکنان حفظ می کند.

پرونده های کارکنان رکوردهای کارمند

فایل پرسنلی برای هر کارمند نگهداری می شود. این پرونده پرسنل شامل اسناد محرمانه است و توسط کارکنان منابع انسانی اداره و نگهداری می شود.

پرونده های کارکنان سوابق کارمند اصلی توسط کارفرما، کارمند و مدیر کارمند در برخی از شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد.

در دیگران - و این رویکرد توصیه شده است - دسترسی به فایل پرسنل پرسنل محدود به HR و کارمند تحت نظارت است.

اسناد معمولی در پرونده پرسنل شامل درخواست اشتغال ، یک فرم تماس اضطراری خانوادگی، تاریخچه اقدام ثبت شده ثبت شده، یک رزومه، نشانه کارمند کتابچه راهنمای کارمند، کارفرما، کارفرما را امضا می کند، ارزیابی دوره ای، ارزیابی شغلی یا عملکرد طرح توسعه، گواهینامه ها و مدارک تحصیلی، و اطلاعات تماس شخصی شخصی در مورد هر کارمند.

همه فایلهای پرسنلی شامل اسناد مشابه نیست، اما هر فایل پرسنلی دارای برخی اسناد و مدارک است که یکسان هستند. مستند سازی عملکرد کارکنان در پرونده پرسنل تعلق نمی گیرد، مگر اینکه اقدام انضباطی، جایزه یا برخی از نشانه های دیگر از موفقیت های برجسته را به اثبات برساند.

چنین یادداشت های روزانه ای در فایل قرار دارد که مدیران برای ردیابی عملکرد، اهداف و مشارکت کارکنان خود پیگیری می کنند.

پرونده های استخدام حساب کارکنان

پرونده های حقوق و دستمزد نیز سوابق کارمند را حفظ می کند. فایل های حقوق و دستمزد حاوی سابقه شغل، بخش ها، تغییرات جبران خسارت، وسائل نقلیه، وام ها و سایر اطلاعات ضروری برای پرداخت یک کارمند و نگهداری کپی از تاریخ جبران خدمت است.

فایل حقوق و دستمزد نیز حاوی تاریخچه فرم های دولتی مانند W-2، W-4 و اسناد محرمانه ی اجتماعی است که توسط کارمند پر شده است. این پرونده همچنین حاوی اطلاعات مزایای کارکنان و مجوز برای اخراج از پرداخت چک کارمند می باشد.

پرونده های پزشکی از کارکنان سوابق

پرونده پزشکی کارکنان نیز توسط کارفرما نگهداری می شود. کارمند پرونده پزشکی در پرونده پزشکی برای هر کسی به جز کارمندان هیات مدیره و کارمند که سوابق در پرونده نگهداری می شود، در دسترس نیست. پرونده های پزشکی حاوی یادداشت های دکتر، پرونده های مربوط به پرونده های FMLA، اطلاعات آزمایشی مواد مخدر، اطلاعات فیزیکی مورد نیاز و سایر مدارک مربوطه است که مربوط به سلامت پزشکی کارمند یا اعضای خانواده وی است.

پرونده های پزشکی، به دلیل محرمانه بودن سوابق کارمند، بالاترین میزان ذخیره سازی امن و محرمانه بودن را دریافت می کنند. توصیه می شود فایل های پزشکی بایستی در محفظه های فایل قفل شده قرار گیرند که در یک اتاق قفل شده اند که برای کارکنان غیر از کارمندان مشخص شده قابل دسترسی نیست.

فایل های I-9 از کارکنان رکوردها

I-9 فایل های پرونده های کارمند خانه که برای همه کارکنان در یک پرونده نگهداری می شود که جدا از پرونده های دیگر کارکنان است.

کارفرمایان این کارمند را مستقیما از پرونده های کارمند دیگر جدا می کند تا محرمانه بودن کارکنان را از مقامات دولتی و سایر اشخاصی که مجاز به بررسی کارکنان I-9 هستند، حفظ کند .

نگه داشتن I-9 در یک مکان جداگانه اطمینان حاصل خواهد کرد که اگر شما برای بررسی فایلی I-9 فدرال انتخاب شده باشید، کارمندان دولتی به هیچ سوابق دیگری در مورد کارمند یا کار خود در سازمان خود دسترسی ندارند، به استثنای واقعی فرم I-9 این تحقیقات در هر سال افزایش می یابد تا اطمینان حاصل شود که کارمندان شما به درستی فرم های I-9 را پر کرده اند و یا شما می توانید جریمه و به طور بالقوه زندان محکوم کنید.

دسترسی به کارکنان مدارک توسط کارمندان

کارکنان می توانند سوابق کارکنان خود را با تماس با یک کارمند منابع انسانی در ساعات کاری معمول مشاهده کنند.

هیچ کارمند هیچ سندی را در سوابق خود تغییر یا حذف نمیکند که باید در حضور یک کارمند پرسنل HR دیده شود.

شما باید یک پرسنل کارمند را در سند کارمند خود ضبط کنید و در مورد درخواست کارکنان برای مشاهده فایل های خود بدون هیچ گونه تبعیضی دنبال کنید.

اگر یک کارمند یک کپی از پرونده های کارکنان خود را پس از استخدام خود بفرستد درخواست کتبی ارسال می کند.

گاهی اوقات، شما با یک کارمند روبرو می شوید که مشکوک در مورد نوع پرونده های کارمند در بخش منابع انسانی خود است. این کارکنانی هستند که به احتمال زیاد یک کپی از پرونده کارمند خود را درخواست می کنند. دوباره، بدون تبعیض ، یک کپی از پرونده را ارسال کنید و آن را ارسال کنید. (به احتمال زیاد بازخوردی دریافت خواهید کرد که کارمند از اینکه چقدر مستندات کارکنان HR حفظ شده است شگفت زده شده است.)

در برخی از حوزه های قضایی، قانونی است که هزینه کارکنان را برای هزینه های تکثیر و ارسال فایل به اتهام قرار دهیم.

سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.