برای بهبود کارایی تلاش کنید

به عنوان مدیران ، ما بیش از حد از روزمان تلاش می کنیم تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهیم. یک پاسخ معمول برای متخصصان بیش از حد کار در تمام سطوح، تلاش برای انجام چند کاره با انجام چندین فعالیت در یک زمان است. مشکل این است که چند وظیفه کار نمی کند.

چند کاره کار نمی کند

به عنوان مثال، تصور کنید که همانطور که دندان هایتان را صبح زود بشویید، بعدا در روز به فکر برنامه ریزی برای یک جلسه بزرگ خواهید بود .

این کار زیاد در پردازش قدرت مغز شما را به مسواک زدن دندان ها نمی دهد و در واقع می توانید در دستور کار خود تمرکز کنید و در حال کار با تمیز کردن دندان های صبحانه خود باشید.

اما در مورد دو کار که نیاز به ظرفیت بیشتر مغز شما چیست؟ در صورتی که آماده صبحانه هستید، ممکن است در تلفن صحبت کنید. ممکن است هر دو وظیفه را به درستی انجام دهید، اما فرصت اشتباه به علت نادیده گرفتن توجه زیاد است. و همانطور که همه ما می دانیم، مخلوط کردن

خرابکاری بهتر کار می کند

Chunking "توصیف نحوه کارکرد حافظه انسان را توضیح می دهد. این مهم است که به یاد داشته باشید این مفهوم را به عنوان به دنبال تکمیل چندین وظیفه به طور همزمان. ما در واقع تعویض بین آنها به جای انجام آنها در همان زمان (اگر چه در مورد مسواک زدن خود را ممکن است به نظر می رسد که آنها به طور همزمان)

تصور کنید زمانی که کسی به دفتر شما می رود، در حال تلفن هستید. آنها از مشاوره یا تصمیم سریع شما در مورد موضوع درخواست می دهند.

شما به طور خلاصه گوش دادن به شخص در تلفن را متوقف می کنید، یادداشت را در مقابل شما اسکن می کنید، یک پاسخ را نقد کنید و به تماس تلفنی بروید. شما دو فعالیت (تماس تلفنی و مکالمه شخصی) را همزمان انجام نداده اید.

شما در واقع سه کار را انجام دادید؛ تماس تلفنی را شروع کرد، مکالمه شخصی داشت و سپس تماس تلفنی را ادامه داد.

همانطور که در مثال فوق صبحانه می توانستید هر دو از آنها بهتر شود، و در زمان کمتری، اگر آنها را یک بار بعد از دیگری بجای آن در همان زمان انجام دادید. دلیل آن این است که هر کاری را که شما شروع می کنید تمرکز کنید و شروع کنید.

زمان راه اندازی کشتن Multitasking

هنگامی که تماس تلفنی را شروع کردید، مجبور بودید در مورد آن فکر کنید، شماره تلفن را پیدا کرده و تماس بگیرید. هنگامی که شما قطع شد، شما مجبور بودید آنچه را که فرد از شما میخواهد میخواست تا بتواند تصمیم بگیرد. سرانجام، هنگامی که شما تماس تلفنی را از سر گرفتید، مجبورید به یاد داشته باشید که در آن شما را ترک کرد. شاید حتی مجبور شدم بگویم: "متأسفم، متاسفم، کسی وارد شد. چی گفتی؟"

بیشتر شروع می شود و شما را در طول روز متوقف می کند، بیشتر از این لحظات راه اندازی بسیار طولانی شما را داشته باشد. این لحظات زمان غیر تولیدی است. اگر گزارش روزانه ای برای آماده شدن داشته باشید، لحظه شروع بسیار کوتاه تر از آن است که برای گزارش شما تنها سه ماهه است. با این حال، اگر شما این گزارش را آماده کرده اید و شما قطع می شود، هر زمان برای راه اندازی تقریبا یکسان است.

من می توانم گزارش هفتگی من در حدود 30 دقیقه بدون هر گونه وقفه نوشته شود. من تا به حال آن را چند ساعت طول می کشد به تکمیل به سادگی، زیرا کار من عملیاتی است و نیاز به انجام وظایف غیر برنامه ریزی معامله بزرگ است.

(این کد من است که من در بسیاری از وقایع در روز من بود.) با این حال، مقصر بود افرادی که من قطع شد. مجرمان زمان لازم برای شروع لحظات هر زمانی که من دوباره شروع گزارش را انجام دادم.

چند بار شما چندین کار را انجام می دهید

خوب، گاهی اوقات شما باید چند کار انجام دهید. کار شما ممکن است عملیاتی مانند من باشد. پس بهتر است از چند وظیفه ای؟ تراکم بهتر است.

خراب کردن مفهوم است که روز خود را به صورت تکه های بزرگتر بجای واکنش به وقفه های ثابت، از بین می برد. هرچه تعداد دفعات بیشتر می توانید به وظایف خاصی اختصاص دهید، لحظه های شروع کار کمتری خواهید داشت و بازدهی شما به طور مناسب بهبود می یابد. از آنجایی که شما در لحظات راه اندازی، زمان زیادی را صرف نمیکنید، زمان بیشتری خواهید داشت و بیشتر انجام خواهد شد. به عنوان پاداش، از آنجایی که شما قادر به تمرکز بر یک کار تک در دست هستید، شما آن را بهتر انجام دهید.

به عنوان یک نوار کناری، مدیران پروژه پیش از این توانایی این تکنیک را کشف و نسخه خود را از "chunking" را از طریق فرایند ساختار شکست کار ایجاد کرده اند.

شروع کار با فشردن

پس چطور میتونید شروع به زدن کنید؟

• شروع به کوچک شدن کنید تا این احساس را احساس کنید. یک کار تنها، شاید گزارش هفتگی خود را انتخاب کنید.
• کنار گذاشتن 30 دقیقهی که می دانید آن را انجام خواهد داد.
• درب خود را ببندید یا علامت بزنید که «ژنوس در محل کار» یا چیزی شبیه آن را بنویسد و سپس روی گزارش و هیچ چیزی جز این گزارش متمرکز نشود.
• تلفن را نادیده بگیرید
• ایمیل را بررسی نکن
• فقط گزارش را بنویسید

همین کار را با تماس تلفنی، جلسات کارکنان و سایر فعالیت های منظم انجام دهید. تمرکز کنید، روزها را ترک کنید و بعد از چند هفته تمرین، احساس می کنید و کارآمدتر می شوید.

خط پایین

وقت زیادی را صرف تلاش برای چند کاره نکنید. در عوض، خودتان را با کاراکتر کردن، کارآمد تر و کارآمد تر کنید. در حالی که این واژه بی دست و پا است، مفهوم موثر است!

-

توسط Art Petty به روز شد