برای راهنمایی در مورد چگونگی نوشتن یک نامه مرجع، و همچنین چه موادی برای درخواست نامزدی و چه زمانی برای نوشتن نامه (و چگونگی نوشتن نامه برای کسی) بگویید.
نامه مرجع چیست؟
یک نامه مرجع، همچنین به عنوان یک توصیه نامه شناخته شده، نامه ای است که به تجربه کاری، مهارت، تخصص، کیفیت شخصی و / یا عملکرد تحصیلی افراد می پردازد. این کار توسط یک کارفرما، همکار، مشتری، معلم یا شخص دیگری که می تواند در مورد آن شخص مثبت صحبت کند، نوشته شده است.
هنگامی که شما نیاز به نامه های ارجاعی
شما نیاز به نامه های ارجاعی، معمولا در مورد سه نفر از آنها، زمانی است شما به شغل ها، کارآموزی، داوطلبان، کالج ها و برنامه های تحصیلات تکمیلی اعطا می کنید. یک نامه مرجع، تایید مثبت از مهارت ها و ویژگی های شماست، نوشته شده توسط کسی که با کار، شخصیت و دستاوردهای شما آشناست.
نامه مرجع توضیح می دهد که چرا خواننده باید شما را انتخاب کند، و چه چیزی شما را برای فرصتی که برای شما درخواست می کند، واجد شرایط می داند. نامه ممکن است توسط سازمان مورد نظر برای فردی برای اشتغال یا پذیرش در موسسه درخواست شود یا ممکن است توسط شغل یا متقاضی ارائه شود.
چه چیزی در نامه مرجع قرار دارد؟
یک نامه مرجع، تایید مثبت از مهارت ها و ویژگی های شما است. این توضیح می دهد که چرا خواننده باید شما را انتخاب کند و اینکه شما چه فرصت هایی را برای شما درخواست می کنید.
نامه مرجع حرفه ای معمولا توسط سرپرست، همکار، مشتری، معلم یا استاد نوشته شده است که به خوبی از دستاوردهای شما در یک نوع کار نوعی آشناست.
این معمولا شامل توصیف موقعیت و مسئولیت های شما، مدت زمان در شرکت و توانایی ها، مدارک و کمک های شما به سازمان می باشد.
یک شخصیت یا نامه مرجع شخصی می تواند توسط یک دوست خانوادگی، مربی یا همسایه نوشته شود که می تواند به صفاتی که شما را به عنوان یک نامزد مناسب برای موقعیت مورد نظر خود می شناسد، تایید کند. این توضیح می دهد که چگونه نویسنده شما را می شناسد و در مورد ویژگی های شخصی خود صحبت می کند.
قبل از نوشتن نامه مرجع باید چه کار کرد؟
قبل از گفتن «بله» فکر کنید. قبل از موافقت نامه نوشتن نامه، مطمئن شوید که احساس می کنید می توانید نامه ای مثبت برای این شخص بنویسید. اگر شخص را به خوبی نفهمید یا فکر نکنید که می توانید به شدت از مهارت و توانایی فرد صحبت کنید ، توصیه می شود درخواست را رد کنید . در حقیقت، بهتر است نوشتن یک توصیه را به جای نوشتن یک مرجع منفی برای فرد بگوئید. شما می توانید زمانی که درخواست را رها می کنید، مبهم است، به سادگی می گویند: "من احساس نمی کنم بهترین فرد برای توصیه شما است". در صورت امکان، پیشنهاد دیگری را که ممکن است از شما بپرسد.
درخواست اطلاعات. ایده خوبی است که از فردی برای یک کپی از رزومه یا رزومه خود بپرسید، حتی اگر مدت ها آنها را شناخته اید.
آنها ممکن است مجوز رسمی یا دستاوردهای جدید خود را داشته باشند و شما می خواهید اطلاعات فعلی را تا حد امکان ارائه کنید. این همچنین به شما دستورالعمل هایی برای استفاده در هنگام نوشتن نامه کمک می کند.
اگر نامه مرجع برای یک فرصت اشتغال خاص باشد، همچنین یک کپی از پست کاری ارسال کنید. به طور مشابه، اگر نامه مرجع برای یک مدرسه یا برنامه خاص باشد، اطلاعاتی در مورد مدرسه بخواهید. اطلاعات بیشتر شما، ساده تر خواهد بود که نامه را بنویسید.
تمام جزئیات را دریافت کنید. همراه با درخواست اطلاعات در مورد نامزد، تمام اطلاعاتی را که در مورد چگونگی ارسال نامه نیاز دارید، دریافت کنید. بپرسید چه کسی باید نامه ای را به او بگویید، زمانی که مهلت تعیین شده باشد، و چه فرمتی باید نامه باشد. همچنین در صورتی که جزئیات یا مدرک یا کارفرمای شما در نامه شما وجود داشته باشد، بپرسید.
چه چیزی باید در یک نامه مرجع قرار گیرد؟
مگر اینکه نامزد به شما فرم ارسالی پیشنهاد شما را بدهد، باید مرجع را به عنوان یک نامه رسمی بنویسید. نامه ارجاعی باید با هر دو شما و اطلاعات تماس کارفرما (نام، آدرس، شماره تلفن، ایمیل) و تاریخ بعدی شروع شود. اگر این ایمیل به جای یک نامه واقعی باشد، پس از امضای خود ، اطلاعات تماس خود را در انتهای نامه ذکر کنید .
اطلاعات تماس و تبریک: در صورت نوشتن نامه به یک کمیته شخصی یا کمیته استخدام، اطلاعات تماس خود را در بالای نامه و در تبریک خود قرار دهید. اگر شما یک نامه کلی بنویسید، می توانید به « کسی که ممکن است نگران کننده است » بنویسید یا نامه خود را با پاراگراف اول شروع کنید.
احضار: نامه خود را با "آقای عزیز / نام خانوادگی." اگر نام خانوادگی کارفرما را نمی دانید، به سادگی بنویسید "مدیر استخدام عزیز." اگر نامزد درخواست برنامه تحصیلی می کند، می توانید "کمیته پذیرایی عزیز" را بنویسید.
مقدمه: رابطه خود را با شخصی که برای آن نامه نوشتید توضیح دهید. شما ممکن است چقدر زمان طولانی را برای فرد شناخته اید. سپس توضیح دهید که چرا نامه را می نویسید. اطمینان حاصل کنید که نام شرکت، شغل، مدرسه یا فرصت هایی را که فرد درخواست می کند، شامل کنید. به عنوان مثال، "من طی پنج سال گذشته سرپرست جیمز اسمیت در شرکت XYZ بوده ام، از اینکه او را به عنوان حسابدار اصلی در شرکت ABC توصیه می کنم، بسیار خوشحالم.
مرور کلی بدن: در متن نامه شامل اطلاعات خاصی در خصوص ویژگی های فردی کاندید (خلاقیت، صبر، اعتماد و غیره)، مهارت های خاص (مهارت های ارتباطی عالی، مهارت های سازمانی ، و غیره) است. تا حد ممکن دقیق باشید.
پاراگراف اول: پاراگراف اول نامه مرجع ارتباط شما با فردی را که شما توصیه می کنید توضیح می دهد، از جمله اینکه چطور آنها را می شناسید و دلیل اینکه شما مجاز به نوشتن نامه مرجع برای توصیه کار یا تحصیلات تکمیلی هستید. رابطه (شخصی یا حرفه ای) را با شخصی که توصیه می کنید بنویسید.
بخش دوم (و سوم و چهارم)
پاراگراف های مرکزی نامه مرجع حاوی اطلاعاتی درباره فردی است که در حال نوشتن درباره آن هستید، از جمله اینکه چرا آنها واجد شرایط هستند و آنچه که آنها می توانند انجام دهند. در صورت لزوم، برای ارائه جزئیات بیشتر از یک بند استفاده کنید. برای نمونه مشخص کنید که چرا این فرد کاندیدای واجد شرایط است. اگر می توانید، نمونه های خاصی را که در آن فرد با موفقیت با استفاده از مهارت های مورد نیاز برای موقعیت مشاهده کرد، مرتبط کنید.
سعی کنید کیفیت و مهارت هایی را که مربوط به شغل خاص ، مدرسه یا فرصت است، توصیف کنید. به عنوان مثال، اگر شخص درخواست شغل را به عنوان یک مدیر، بر مهارت رهبری و ارتباطات فرد تمرکز می کند.
بستن نامه
در بند آخر، پیشنهاد برای ارائه اطلاعات بیشتر و شامل اطلاعات تماس (تلفن و ایمیل) خود را به طوری که شما در دسترس برای ارائه یک توصیه کلامی، و یا در صورت لزوم سوالات بیشتری را پاسخ دهید. شما همچنین ممکن است تأیید کنید که این شخص را "به طور صمیمانه" یا "بدون رزرو" توصیه می کنید.
امضا: نامه را با امضای خود به پایان رسانده و با نام تایپ شده خود وارد کنید. اگر این یک ایمیل است، به سادگی نام خود تایپ شده را به همراه اطلاعات تماس خود وارد کنید. در اینجا چگونگی پایان نامه با نمونه هایی از بسته شدن کسب و کار است.
طول نامه نامه، توصیه نامه، و فونت
قبل از شروع نوشتن نامه: از نامزدی بپرسید که رزومه، رونویسی، رزومه یا سایر مطالب شما را به شما کمک کند تا شخصا به طور دقیق توصیف کنید. شما همچنین می توانید از توصیف موقعیتی که او درخواست می کنید و اطلاعات مربوط به شرکت را درخواست کنید. اطلاعات بیشتری در اختیارتان قرار میگیرد، هرچه آسانتر باشد، توصیههای قوی را بنویسید.
طول: توصیه نامه باید بیش از یک یا دو پاراگراف باشد؛ یک نامه کوتاه این نشان می دهد که شما شخص خوبی را نمی شناسید و یا آنها را به طور کامل تایید نمی کنید. با این حال، می خواهید نامه را مختصر بنویسید و روی چندین نقطۀ اصلی تمرکز کنید، بنابراین از نوشتن بیش از یک صفحه اجتناب کنید. سه یا چهار پاراگراف که توضیح می دهند چگونه شخص را می شناسید و چرا شما آنها را توصیه می کنید یک طول مناسب است.
فرمت: یک توصیه نامه باید با فاصله بین هر پاراگراف یک فاصله باشد. استفاده از حدود 1 "حاشیه برای بالا، پایین، چپ و راست صفحه، و متن خود را به سمت چپ (alignment برای اکثر اسناد).
قلم: از فونت سنتی مانند Times New Roman، Arial یا Calibri استفاده کنید. اندازه قلم باید بین 10 تا 12 امتیاز باشد، بنابراین خواندن آسان است. تنظیم اندازه فونت یک راه خوب برای حفظ نامه شما به یک صفحه است.
ویرایش: حتما قبل از ارسال آن از طریق نامه خود بخوانید. شما می توانید شخص دیگری را ویرایش نامه، اما نام نامزد را برای حفظ حریم خصوصی خود پنهان کنید.
یک نمونه را مرور کنید
خانم جانسون عزیز
من هیجان زده هستم که سارا جونز را به عنوان مدیر بازاریابی دیجیتال در Saber Marketing & PR معرفی کنم. به عنوان مدیر بازاریابی در A & B Media، لذت بردن از کار به عنوان سرپرست سارا زمانی که او در آنجا به عنوان یک مشاور بازاری مشغول به کار بود، لذت بردم. سارا یکی از بهترین استعداد در رسانه A & B بود و مسئولیت کامل و دقیق و فوق العاده روشن من را به عهده داشت و من به طور مطلوب واجد شرایط و مجموعه مهارت های او بودم.
من به طور مداوم تحت تأثیر دانشی قرار گرفتم که متعهد به ماندن در آخرین زمینه در این زمینه بود. سارا مهارت های تجزیه و تحلیل دقیق را با بصیرت قوی ترکیب می کند و همیشه می دانستم که می توانم بر او متکی باشم تا به موعد مقرر برسد و از انتظاراتمان فراتر رود. در طول دو سال با ما، او دستاوردهای متعددی را کسب کرد، از افزایش فعالیت رسانه های اجتماعی ما تا 20٪، کاهش میزان بازده وب سایت ما به میزان 10٪، افزایش ROI در کمپین های دیجیتال تا 15٪.
در حالی که تمرکز حرفهی سارا برای A & B Media بسیار ارزشمند بود، او همچنین یک بازیکن تیم فوق العاده بود. خوشبختانه، جذاب و آسان به همراه، سارا یک شادی واقعی بود که در دفتر داشته و روابط مثبت زیادی را در بخش ما و همچنین در سراسر شرکت ایجاد کرده است.
با گفتن این، من به توصیه هایم بسیار اعتماد دارم و معتقدم که سارا مناسب مناسب برای بازاریابی و تبلیغات سابر است. اگر می خواهید بیشتر درمورد تجربه من با سارا صحبت کنید، لطفا به من melissa@abmedia.com ایمیل بزنید یا با من تماس بگیرید در 555-555-5555.
خالصانه،
ملیسا بردلی
مدیر بازاریابی
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
فرمت نامه شما
اگر نامه را به کارفرمای یا مدرسه می فرستید، مطمئن شوید که فرمت نامه تجاری مناسب را دنبال می کنید. این شامل لیست اطلاعات تماس شما، تاریخ و اطلاعات تماس برای شخص دریافت نامه شما (معمولا مدیر استخدام) در بالای نامه است. همچنین امضای دست نویس خود را در پایین یک نامه فیزیکی قرار دهید.
با این حال، اگر شما ایمیل این نامه، شما لازم نیست هر گونه اطلاعات تماس و یا تاریخ در بالای نامه را شامل نمی شود. در عوض، اطلاعات تماس خود را پس از امضای ایمیل خود فهرست کنید. همچنین مطمئن شوید که یک خط موضوعی واضح و مختصر داشته باشید که نام نامزد نامزد، شغل مورد نظر خود را (در صورت لزوم) و هدف نامه خود را ذکر کنید. به عنوان مثال، یک خط موضوع ممکن است به عنوان خوانده شده: "توصیه برای نام خانوادگی نام خانوادگی - دستیار کارمند منابع انسانی".
استفاده از الگو نامه مرجع
اگر مطمئن نیستید چه چیزی بنویسید، از یک قالب نامه مرجع استفاده کنید و آن را شخصی سازی کنید تا اطلاعاتتان را شامل شود. یک الگو یک روش مفید برای دیدن نحوه فرمت کردن نامه شما و آنچه در نامه است باید باشد.
شما همچنین می توانید نامه های مرجع نمونه را برای ایده هایی درباره آنچه که در نامه خودتان است، مشاهده کنید. با این حال، به یاد داشته باشید که نامه را تغییر دهید به طوری که آن را به شخص خاصی که نامه ای برای آن ارسال می کنید اعمال کنید.
نمونه های بیشتری: مثال نامه مرجع