هزینه ها می توانند شامل مسکن، بازپرداخت مسافت پیموده شده شخصی ، پرواز، حمل و نقل زمینی، راهنمایی به تلفن، غذا، راهنمایی به پیشخدمت، خدمات اتاق، و سایر هزینه های اتفاقی که کارمندان ممکن است در جاده ها تجربه کنند.
هزینه های بازپرداختی که در سازمان بازپرداخت می شود در خط مشی کسب و کار شرکت قرار می گیرد . با خط مشی شرکت خود آشنا شوید، زیرا هزینه های متنوع مانند تمیز کردن خشک و عضویت در باشگاه می تواند در سفرهای طولانی پوشش داده شود.
سرگرمی مشتری در کنفرانس ها، تماس های فروش و بازدید کننده های سایت هزینه دیگری قابل پرداخت است اما سیاست های شرکت شما را می داند، بنابراین از محدودیت هایی که در هزینه های سرگرمی قرار می گیرید فراتر نمی رود.
به طور معمول، این سازمان ها در این سه راه هزینه های سفر کارمندان را پرداخت می کنند.
- کارت های اعتباری شرکت برای کارکنانی که باید برای کسب و کار به طور مرتب سفر کنند صادر می شود. کارکنان می توانند بیشتر هزینه هایی که در سفر تجاری خود به کارت اعتباری شرکت پرداخت می کنند را بپردازند. برای بازپرداخت حوادث مانند راهنمایی و فست فود، کارمندان باید گزارش هزینه را پر کنند.
کارت های شارژ برای کارکنان راحت هستند زیرا آنها مجبور نیست پول نقد را برای پرداخت هزینه های تجاری قبل از پرداخت هزینه کنند. با این حال، در مورد سیاست های شرکت شما آگاه باشید شما ممکن است هنوز مجبور باشید که رسید و سایر اسناد پشتیبانی کنید.
- نقدی: سازمانها بدون کارت اعتباری کارکنان، کارمندان را برای تکمیل گزارش هزینه بازپرداخت هزینه برای هر هزینه در حالی که کارمند در جاده است. آنها به طور کلی نیاز به رسید و برخی از توجیه برای هر هزینه دارند.
به ندرت یک سازمان از کارکنان می خواهد که برای اقلام بزرگ بلیط مانند کرایه هوا پرداخت و بعدا هزینه بازپرداخت را پرداخت کنند. یک سفارش خرید شرکت یا کارت اعتباری شرکت برای هزینه های بزرگ به جلو پرداخت می شود. اما کارکنان اغلب مستلزم پرداخت پول از طریق جیب برای هزینه های سفر روزمره هستند که بعدا بازپرداخت می شوند.
- در هر روز : روزانه مبلغی به مبلغ مشخصی از پولی که یک کارمند برای پوشش تمام هزینه ها ارائه می دهد، می باشد. کارمند مسئولیت انتخاب هزینه های صحیح سفر را در پارامترهای مقدار پولی که روزانه آن اختصاص داده می شود، اختصاص می دهد.
بعضی از شرکت ها به طور مستقیم برای حمل و نقل و مسکن پرداخت می کنند، اما برای سایر هزینه ها شامل غذا و حمل و نقل زمینی به کارکنان سفر می کنند. کارکنان شناخته شده اند که تحت هزینه های صرف شده برای حفظ پول اضافی از روزانه. شرکت ها به طور کلی این اجازه را می دهند.
کارکنانی که برای کسب و کار سفر می کنند، توصیه می شود تا در سیاست های سفر شرکت و هزینه های تحت پوشش برای بازپرداخت اقامت کنید. هزینه های خارج از این سیاست ها به طور کلی بازپرداخت نشده یا پوشش داده نمی شود.
قبض ها توسط اکثر شرکت ها به جز کسانی که هر روز پرداخت می کنند، مورد نیاز است. شرکت شما همچنین احتمالا یک فرم دارد که انتظار می رود کارکنان برای تبدیل هزینه های سفر استفاده کنند.
برای بالا بردن هزینه های بازپرداخت، اغلب کارمندان اغلب مهلت می دهند که به آنها نیاز داشته باشند که گزارش هزینه ای را وارد کنند و درآمد قابل اعمال را تغییر دهند. وزارت مالیه دستورالعمل هایی برای کمک به آن را دارد.
اگر سوالی در مورد هزینه های سفر مناسب در سازمان شما داشته باشید، با مدیر و HR خود تماس بگیرید.
شما نمی خواهید پول خرج کنید و پس از آن تعجب دریافت کنید.
بیشتر: 10 نکته برای کاهش هزینه سفر تجاری آیا کارکنان اتاق های سهم دارند؟