چگونه یک نامه تجاری را فرمت کنیم

یک نامه تجاری، یک سند رسمی است که اغلب از یک شرکت به سوی دیگر یا از یک شرکت به مشتریان، کارکنان و ذینفعان آن ارسال می شود. نامه های تجاری برای مکاتبات حرفهای بین افراد نیز استفاده می شود. اگر چه ایمیل به عنوان رایج ترین شکل مکاتبات پذیرفته شده است، نامه های تجاری چاپ شده برای بسیاری از انواع مهم و جدی مکاتبات، از جمله نامه مرجع ، تایید اشتغال ، پیشنهادات شغلی و موارد دیگر استفاده می شود.

نوشتن یک ایمیل کسب و کار موثر، جلا داده می تواند یک کار آسان برای پیگیری، تا زمانی که شما به قوانین تاسیس برای طرح و زبان پایبند باشید. متوجه شوید که گیرنده شما یک مقدار قابل توجه مکاتبات را به طور منظم می خواند و از نامه های به خوبی اجرا می شود که بدون خطا و اشتباه دستوری نداشته اند. یک قاعده خوب این است که آن را دو بار تکرار کنید و سپس یک همکار بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود هیچ چیز از دست نرفته است.

بخش نامه کسب و کار

هر بخش نامه شما باید به فرمت مناسب، با اطلاعات تماس خود و گیرنده خود، شروع شود. سلام بدن نامه؛ بسته شدن؛ و بالاخره امضای شما.

فرمت نامه تجاری

در زیر فرمت تجارت نامه سنتی است، با راهنمایی در مورد چگونگی قالب بندی آن براساس ارتباط شما با خواننده و نتیجه مورد نظر شما.

اطلاعات تماس شما :
اسم شما
نشانی شما
شماره تلفن شما
آدرس ایمیل شما

تاریخ

اطلاعات تماس گیرنده:
نام آنها
عنوان آنها
شرکت آنها
آدرس شرکت

محبت :

بدن

مبانی قالب بندی:

ضربه زدن به تن راست:

هدف از نامه خود را از طریق زبان ساده و هدفمند روشن کنید و متن را به صورت خلاصه نگه دارید. شما می توانید با شروع، "من در رابطه با ... نوشتم" و از آنجا، تنها آنچه را که شما باید بگوید، بگویم.

پاراگراف های بعدی باید حاوی اطلاعاتی باشند که خواننده خود را درک کامل از اهداف خود می کند، اما اجتناب از احکام و کلمات ناخواسته بلند را اجتناب می دهد. باز هم، آن را مختصر برای حفظ توجه خود را نگه دارید.

اگر قصد شما این است که دریافت کننده را متقاعد کنید - برای سرمایه گذاری، مرجع، استخدام، مشارکت با شما یا رفع مشکل - یک مورد قانونی برای علت ایجاد کنید. اگر، برای مثال، شما می خواهید خواننده را به حمایت از یک رویداد خیریه، شناسایی هر گونه همپوشانی با اهداف اهداف بشردوستانه شرکت خود. خواننده را متقاعد کنید که به شما کمک خواهد کرد که دو طرف سودمند باشد، و شما شانس خود را برای کسب حمایت از آنها افزایش خواهید داد.

پاراگراف بسته شما را به دو جمله تقدیم کنید. به سادگی دلیل خود را برای نوشتن ذکر کنید و از خواننده برای در نظر گرفتن درخواست خود قدردانی کنید.

بستر مناسب :
برخی از گزینه های خوب برای بستن عبارتند از:

اگر نامه شما کمتر رسمی باشد، در نظر بگیرید با استفاده از:

امضا:

امضای خود را فقط در زیر بسته بندی خود بنویسید و چهار فضای مجزا را بین بستن و نام کامل، عنوان، شماره تلفن، آدرس ایمیل و هر گونه اطلاعات تماس دیگر که می خواهید وارد کنید را ترک کنید. از قالب زیر استفاده کنید:

امضا دست نویس شما

نام کامل تایپ شده
عنوان

فرستادن ایمیل تجارت الکترونیکی

اگر شما یک ایمیل ارسال می کنید ، امضای شما کمی متفاوت خواهد بود . به جای اطلاعات تماس شما در حروف نامه، آن را زیر امضای خود قرار دهید. مثلا:

ارادتمند شما،

نام خانوادگی
عنوان
نشانی شما
شماره تلفن شما
آدرس ایمیل شما

موضوع را که در متن موضوع ایمیل می نویسید وارد کنید، به طوری که خواننده روشن است که چرا پیام شما را ارسال می کند.

نکات نوشتاری کسب و کار

شما می توانید نکات مفصل بیشتری در این دستورالعمل ها برای نحوه نوشتن یک نامه کسب و کار ، از جمله انتخاب فونت، انتخاب حاشیه ها و قالب بندی نامه به درستی پیدا کنید.

همیشه مفید است که نمونه هایی را بیابید تا نظرات خود را برای مکاتبات خود دریافت کنید. نمونه نامه نامه را مرور کنید، از جمله نامه های پوشش، مصاحبه با نامه های شما، نامه های پیگیری، پذیرش شغلی و نامه های رد، نامه های استعفا، نامه های قدردانی و نمونه های نامه های مربوط به کسب و کار و اشتغال.