چه مدت HR باید کارکنان را ضبط کند؟

Heads Up: قوانین فدرال و قوانین دولتی ممکن است متفاوت باشند

یکی از چیزهای بزرگ در مورد منابع انسانی این است که ما کاغذهای زیادی داریم. تن و تن و تن. امروزه بسیاری از آن ها الکترونیکی هستند اما این اصل همچنان باقی است. HR نگهداری را ثبت می کند و ما باید این سوابق را حفظ کنیم، اما تا چه مدت؟

در اینجا دستورالعمل های اساسی برای حفظ پرونده HR وجود دارد. با این وجود، به یاد داشته باشید که قوانین ایالتی ممکن است از این دستورالعمل ها متفاوت باشد. اگر قوانین دولتی و قوانین فدرال در تعارض باشد، همیشه سوابق را بر اساس هر کدام از شرایط، طولانی تر نگه دارید.

بهتر است چیزی را برای مدت زمان طولانی نگه دارید.

استخدام رکوردها: 1 سال

شما باید همه این رزومه ها، یادداشت های مصاحبه، برنامه های کاربردی، و پست های شغلی را ذخیره کنید و حتی یک رکورد از جستجوهای خود را از طریق سیستم ردیابی متقاضی خود برای یک سال پس از تصمیم گیری برای ایجاد پیشنهاد شغلی، ذخیره کنید. بنابراین، اگر مصاحبه با یک متقاضی داشته باشید و کل پروسه را برای سه ماه به طول می انجامد، تا زمانی که تصمیم گیری در مورد استخدام نهایی صورت نگیرد، ساعت شروع می شود.

چرا باید این کار را انجام دهید؟ اگر کسی تا به حال تصمیم خود را برای استخدام در اختیار شما قرار داده است، باید نشان دهید که به هر شکل، شکل یا فرم غیرقانونی تبعیض آمیز نیستید . قوانین مانند قانون آمریکایی با معلولیت ، عنوان VII و بسیاری دیگر، شما را مجبور به نشان دادن شما در انطباق می کند. نگهداری این سوابق کمک می کند تا این کار را انجام دهید.

سوابق آزمایش مواد مخدر: 1 سال یا 5 سال برای مشاغل حمل و نقل

اگر برای آزمایش قبل از اشتغال نیاز به آزمایش دارویی دارید ، این بخش بخشی از استخدام است و شما باید یک کپی از نتایج را برای یک سال نگه دارید.

اگر آزمایش تست مواد مخدر را انجام دهید، به علت یک حادثه در محل کار و یا به عنوان بخشی از یک بررسی تصادفی، شما همچنین باید این پرونده ها را برای یک سال حفظ کنید. با این حال، اگر شما در بخش مقررات حمل و نقل قرار دارید، حداقل دوره زمانی برای سوابق آزمایش مواد مخدر، پنج سال است.

حقوق و دستمزد / Timecards، و غیره: 3 سال حداقل، 5 سال پس از خاتمه توصیه می شود

این قانون مستلزم این است که این پرونده ها را برای مدت سه سال حفظ کند، اما پرونده های اخیر به این معنی است که برای شما طولانی تر می شود.

شما می خواهید یک سابقه از میزان پرداخت هر کارمند داشته باشید و چند ساعت برای کار تمام وقت خود در شرکت خود کار کنید. سوابق خود را حداقل پنج سال پس از برگزاری کارمند بدون توجه به دلیل نگه دارید.

البته برای کارکنان معاف، نیازی به نگهداری از پرونده های زمان نیست، زیرا پرداخت آنها بدون در نظر گرفتن تعداد ساعت کار می کند. با این حال، اگر تا کنون اشتباهی را مرتکب شدهاید، وقتی که او معاف شده بود، این ساعتها سوابق کار شما را برای پرداخت اضافه کاری مدیون راهنمایی می کنند .

اطمینان حاصل کنید که شامل نحوه محاسبه پرداخت شرکت می شوید. به عنوان مثال، شما باید پیگیری کنید که آیا حقوق مستقیمی، حقوق و دستمزد به اضافه کمیسیون، اضافه کاری، کار مستقل و یا پرداخت مستقیم ساعتی است.

شما باید این کار را فقط برای سوالات مالی و مالیاتی انجام دهید، اما بسیاری از تصمیمات دیگر بر تعداد ساعات کار تأکید می شود. به عنوان مثال، واجد شرایط بودن برای FMLA بستگی به تعداد ساعات کار در یک سال دارد. اگر شما یک کارمند معاف از کار نیمه وقت داشته باشید، ممکن است بخواهید که ضمانت زمان ثبت را برای تعیین واجد شرایط بودن FMLA در نظر بگیرید. شما همچنین باید بتوانید ثابت کنید که کارگران خود را برای تمام ساعات کار خود پرداخت کرده اید.

فرم I-9: 3 سال پس از استخدام، 1 سال پس از فوت، هر کدام از آنها بعدا است.

نگه داشتن کارمند I-9 فرم، به طور جداگانه از سوابق پرسنل خود ذخیره شده، برای سه سال پس از استخدام کارمند و برای یک سال پس از پایان کار، هر کدام که بعد است.

اطلاعات بهداشتی / مزایای بازنشستگی: 6 سال

شما نیاز دارید که سوابق خود را از برنامه های خود برای تمام مزایای خود حداقل شش سال نگه دارید. دادگاه تصریح کرده است که اگر یک کارمند به شما شکایت کند و بگوید که او مستحق بازپرداخت بالاتر است، مسئولیت کارفرمایان این است که ثابت کنند که آنها بیشتر مدیون نیستند و نه مسئولیت کارکنان برای اثبات آن است. تمام این توصیفات خلاصه برنامه را نگه دارید.

اگر کارکنان سابق دارید که واجد شرایط COBRA هستند و مزایای بهداشتی خود را گسترش می دهند، باید این پرونده ها را برای شش سال حفظ کنید تا مطمئن شوید. این قانون ضمانت را مشخص نمیکند، اما از آنجا که این قانون تحت قانون قانون درآمد بازنشستگان کارکنان (ERISA) اعمال می شود، این قانون نیاز به حفظ شش سال دارد. برای حفظ امنیت، این سوابق را پر نکنید.

رکوردهای FMLA: 3 سال

هنگامی که یک کارمند FMLA درخواست می کند ، شما باید این مسیر مقاله را حفظ کنید، حتی اگر این اجازه را رد کنید. اطمینان حاصل کنید که شما از هر مرخصی کارمند پیگیری می کنید - زمانی که شروع شد و چقدر زمان استفاده می شود. اگر کارمند FMLA متناوب باشد، اطمینان حاصل کنید که هر ترک را ردیابی می کنید و تعداد ساعات استفاده شده را مستند می کنید . تاریخ و تعداد ساعت ها باید مستند باشد. به خاطر داشته باشید که ترک یک متناوب می تواند برای چند ساعت در یک روز یا چند روز در هفته استفاده شود. آن را تمام کنید و آن سوابق را نگه دارید.

به یاد داشته باشید، این یک لیست جامع نیست و فقط به قوانین فدرال اعمال می شود. اگر به عنوان مثال شما یک پیمانکار فدرال هستید یا کشور شما دارای استانداردهای متفاوت است، ممکن است موضوع قوانین حفظ رکورد اضافی باشد. هنگامی که شک دارید، آن را پرتاب نکنید.

شما می توانید منابع اضافی مربوط به ثبت ضبط و گزارش اجباری در انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) دسترسی داشته باشید.

سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.