تیم انتخابی سیستم ردیابی متقاضی و الزامات مورد نظر را انتخاب کنید
در اینجا شما می توانید زمینه های مهم را برای بررسی، پرسش ها و پاسخ ها برای تجزیه و تحلیل در طول فرایند ارزیابی سیستم های پیگیری متقاضی پیدا کنید. این اطلاعات شرکت شما را در جستجوی سیستم ردیابی متقاضی مناسب برای پاسخگویی به نیازهای شما راهنمایی خواهد کرد.
شناسایی تصمیم گیرندگان سیستم ردیابی متقاضی
یک شرکت باید قبل از شروع هر فرایند ارزیابی سیستم های ردیابی متقاضی خود را به صورت داخلی سازماندهی کند. هنگام آماده سازی ارزیابی سیستم پیگیری متقاضی، ضروری است که همکاری ذینفعان را شکل دهیم و این تصمیم گیرندگان را به تصمیم گیری آگاهانه برسانیم.
کمیته انتخاب شما باید برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف هر فروشنده سیستم ردیابی متقاضی آماده باشد. کمیته انتخاب باید این اعضا را شامل شود.
- انتخاب اجرایی: این معمولا یک معاون ارشد (SVP) یا معاون رئیس جمهور (VP) منابع انسانی است که می تواند اعضای دیگر کمیته را با یک دستورالعمل و دید روشن مشخص کند . این فرد همچنین باید توانایی توضیح انتخاب فروشنده از نظر بازگشت سرمایه (ROI) را به همتایان خود داشته باشد.
- مدیر انتخاب: این فرد باید درک کامل از روند استخدام و نقاط درد در شرکت برای ایجاد تاکتیک های جستجو و انتخاب مناسب داشته باشد.
- عضو کمیته: برای اطمینان از صدای کاربران ارائه شده است و تصویب موفقیت آمیز از راه حل انتخاب شده رخ خواهد داد.
- کمیته مشارکت کنندگان: این اعضای بخش های دیگری هستند که ورودی های بیشتری را برای فرآیند انتخاب سیستم پیگیری متقاضی ارائه می دهند. افرادی که دارای تخصص مالی هستند می توانند در مورد ثبات مالی فروشندگان یا مقایسه هزینه کل سیستم ردیابی متقاضی در رابطه با بودجه پروژه را ارزیابی کنند. همکاران IT می توانند اعضای کمیته را در زمینه قابلیت های فنی سیستم های ردیابی متقاضی فروشندگان آموزش ببینند و به مقایسه هر راه حل با سیستم فعلی شما کمک کنند.
اعضای کمیته باید افرادی باشند که می توانند ارزش ابزارهای تکنولوژیکی، بهینه سازی فرآیند و خدمات مشتری را به عنوان دیدگاه شرکت شما در مدیریت استعداد شناخته شوند .
سند روند استخدام فعلی شما
پس از آنکه کمیته انتخاب سیستم انتخاب رشته خود را جمع آوری کردید، اولین وظیفه شما ایجاد یک سند است که روند درخواست استخدام کارکنان، روند استخدام شما و نقش مدیر استخدام، استخدام کننده و نامزد را برای تکمیل استخدام . سپس کمیته شما باید در مورد اینکه چرا هر مرحله ضروری است و چه اتفاقی خواهد افتاد اگر آن را حذف شود.
فرآیند استخدام خود را ساده کنید و مطمئن شوید که هر مرحله واقعا ارزش افزوده دارد و به شما کمک می کند کیفیت استخدام را تولید کنید. این به کمیته شما اجازه می دهد تا نیازهای فرایند استخدام شما را با توانایی هر سیستم ردیابی متقاضی مقایسه کند. این ارزیابی یک فرصت عالی برای یادگیری در مورد بهترین شیوه های استخدام و بررسی و بهینه سازی روند استخدام فعلی شما است.
شناسایی موارد مورد نیاز برای سیستم پیگیری درخواست کننده شما
اکنون که شما به وضوح فرایند استخدام شرکت خود را مشخص کرده اید، کمیته شما کاملا آماده است تا نیازهای شرکت شما را برای سیستم ردیابی متقاضی مشخص کند. به خاطر داشته باشید که می خواهید پاسخ صریح به سوالات زیر داشته باشید:
- چرا این سیستم ردیابی متقاضی را خریداری می کنید؟
- آیا روند استخدام فعلی شما با اهداف شرکت شما هماهنگ است؟
نگه داشتن این سوالات در ذهن کمک خواهد کرد که کمیته خود را یک مورد قوی برای خرید یک راه حل ردیابی متقاضی. برای اینکه سیستم ردیابی متقاضی شما انتخاب کنید که ارتباط قوی با ROI داشته باشد، کمیته شما باید انتظارات واضحی از آنچه که در سیستم ردیابی متقاضی می خواهید ایجاد کنید.
سیستم ردیابی متقاضی شما باید روابط بهتر بین استخدامکنندگان و استخدام مدیران را ایجاد کند، ساختن درخواست و ایجاد تایید را سادهتر کند و کیفیت استخدام خود را بهبود بخشد. سیستم ردیابی متقاضی شما باید از طریق اتوماسیون، تلاش های استخدام حرفه ای از منابع انسانی را ساده تر کند، و یک فرآیند استخدام کارآمد تر و مقرون به صرفه تر را ایجاد کند. این زمان مناسب برای رسیدگی به چالش های HR عمومی است، مانند:
- حجم بالا از رزومه با هیچ روش موثر پذیرش، بررسی و مدیریت.
- حجم زیادی از فرصت های شغلی با ارتباطات داخلی دردناک.
- ناتوانی در دسترسی به اطلاعات به سرعت و گزارش در تمام معیارهای استخدام.
- از دست دادن متقاضیان واجد شرایط به دلیل ذخیره سازی بی وقفه از رزومه.
- کپی برداری از تلاش های استخدام بین شعبه های مختلف و بخش های محلی و یا خارج از کشور.
- هزینه های نگهداری و نگهداری بیش از حد فناوری اطلاعات و تکنولوژی خانگی.
- ردیابی ناکارآمدی اطلاعات مربوط به EEO-OFCCP.
- تلاش برای توجه دقیق از فناوری اطلاعات برای ارتقاء و ارتقاء فن آوری.
همچنین، این فرصت را در نظر بگیرید که ارزش بهبود از فرآیندهای جدید و فن آوری مانند:
- اجتناب از استفاده از ماژول های مختلف
- بهبود ارتباطات، و
- رسیدگی به مسائل جهانی.
برای حفظ این کنترل شما نیاز به شناسایی ضروریات "ضروری" دارید تا فروشنده های نامعقول را از بین ببرید. به عنوان مثال، به عنوان یک عامل اساسی، کمیته ممکن است تصمیم بگیرد که تنها فروشنده هایی را که راه حل مبتنی بر وب را به جای سیستم نصب شده ارائه می دهند، در نظر بگیرید، زیرا راه حل میزبان، هرگونه تعهدی را در مورد تیم IT خود برطرف می کند.
شناسایی موارد مورد نیاز برای سیستم پیگیری درخواست کننده شما
شناسایی اهداف تجاری روشن، اولویت های شما را به نیازهای شما متصل می کند. ضروری است که کمیته شما با توجه به نیازهای اولیه سیستم شما متمرکز شود. این کمیته باید از عناصر سیستم که با اولویت های شرکت شما سازگار نیست جلوگیری کند. شما اهداف مهم کسب و کار و الزامات کلیدی را در هنگام تعیین اهداف خود شناختید.
الزامات کلیدی در نظر گرفتن در یک سیستم ردیابی متقاضی
- کارآیی فرایند: متمرکز کردن فرایند می تواند کارهای مختلفی را انجام دهد که شامل، اما نه محدود به، درخواست های شغلی، ردیابی، مدیریت ارجاع کارکنان و برنامه های انتقال است .
- اجازه می دهد نامزدها به سرعت و به راحتی به سازمان خود برای پرداخت حقوق و استخدام ساعتی بپردازند بدون اینکه چندین صفحه از سوالات را مرور کنند.
- می تواند استخدام با حجم بالا را در حالی که با صرفه جویی در هزینه قابل انجام است تسهیل کند.
- راه حلی قابل تنظیم، مقیاس پذیر است که می تواند به فرایند مدیریت استخدام منحصر به فرد ما پیکربندی شود و بتواند نیازهای در حال رشد ما را به همان اندازه که سازمان ما رشد می کند یا فرایندهای ما تغییر می کند.
- قابلیت های گزارش بهبود یافته: بسیاری از سازمان ها با تعیین کل هزینه های خود در فروشندگان، تامین منابع و مقایسه متریک ها به چالش کشیده می شوند. هماهنگی از طریق یک منبع تنها برای گزارش دقیق متمرکز امکان پذیر است.
- به کارکنان اجازه می دهد تا پایگاه داده را بر روی تمام اطلاعات و پارامترهای خاص جستجو کنند.
- شامل یک مرکز گزارش دهی است که کاربران را قادر می سازد تا گزارش های متفاوتی را به کار گیرند و معیارهای لازم برای استفاده در آینده را ذخیره نمایند و همچنین گزارش های استاندارد صنعت را شامل هزینه های هر استخدام، زمان برای پر کردن، اثربخشی منابع و غیره.
هویت نام تجاری و آگاهی را بسازید
- ایجاد یک ارتباط بین یک متقاضی و یک تجربه اشتغال مثبت، شناسایی نام تجاری را به دست می دهد. یک نام تجاری قوی می تواند اعتماد ایجاد کند که ترافیک متقاضی را افزایش دهد و استعداد استعداد خود را افزایش دهد.
- صفحات وب مارکیت حرفه ای ممکن است از طریق وب سایت شرکت شما قابل دسترسی باشد.
- به کارکنان اجازه می دهد تا به راحتی اطلاعات حرفه ای را به وب سایت شرکت ارسال کنند.
- ارائه قابلیت های چند زبان برای پشتیبانی جهانی.
- EEO / AAP سازگار.
- توانایی نگهداری یک اندازه گیری دقیق از چنین اطلاعاتی با موافقت نامه های فدرال موافقت می کند و از اقدامات قانونی علیه سازمان جلوگیری می کند. این همچنین به ایجاد کیفیت متقاضی کمک خواهد کرد.
- قادر به گرفتن، ردیابی و گزارش داده های EEO داوطلبانه است، در حالی که با توجه به دستورالعمل های EEO / OFCCP باقی می ماند.
- قادر به پیش نمایش کاندیداها با سوالات حذف به منظور نشان دادن کسانی که ملاقات مدارک اساسی برای موقعیت.
- ارتباطات بهبود یافته
- محیطی را ایجاد می کند که به طور موثر اطلاع رسانی می کند، همه کاربران را متحد می کند و عملیات سازمان را ساده می کند.
- شامل مرکز ارتباطی برای تسهیل ارتباط میان استخدام، استخدام مدیران و نامزدها. همچنین اجازه می دهد تا کاربران را به برنامه ریزی قرار ملاقات، ترک یادداشت ها و مصاحبه بازخورد، ارسال پیام های توده ای، و خودکار پاسخ به متقاضیان پس از دریافت رزومه.
پشتیبانی مشتری برای سیستم پیگیری اعضا
- تصویب کامل کاربر بستگی به سطح پشتیبانی مشتریان ارائه شده توسط فروشنده در طی و پس از پیاده سازی دارد.
- تیم پشتیبانی به راحتی در دسترس است، اختصاص داده شده به مدیریت مسائل مربوط به شرکت و کاربر در حالی که با استفاده از بهترین روش های صنعت.
- بالاترین سطح پشتیبانی بدون هیچ هزینه ای برای شرکت شما.
ارزیابی فروشنده سیستم های پیگیری اعضا
توصیه می شود درخواست کمپین (RFP) را از فروشندگان احتمالی درخواست کنید که کمیته شما تصمیم گرفته است. این فرصتی است برای به دست آوردن توضیحات در مورد هر موضوع برای کمک به کمیته خود را تعیین اینکه آیا نرم افزار ردیابی متقاضی می تواند کار مورد نیاز را انجام دهد. کمیته شما باید مسائل مهم زیر را برای طراحی RFP موثر در نظر بگیرد:
- آیا سیستم از نگرانی های اصلی کمیته شما حمایت می کند؟ این پیوند به بخش قبلی فرایند ارزیابی است؛ قبل از اینکه بتوانید مشخص کنید که چه ویژگیهایی نیاز دارید، باید فرآیند خود را به طور کامل بدانید. کمیته شما نمیتواند با راهکارهایی که ممکن است توابعی را ارائه دهند که اولویت اصلی شما نیستند پریشان شود. در حالی که ممکن است جذاب به نظر برسند، بسیاری از ویژگی ها و توابع پر سر و صدای به شما نمیدهند، اگر کاربران شما آنها را تصویب نکنند.
- آیا فروشنده این سیستم را در سازمان دیگری از یک اندازه مشابه نصب کرده است؟
- کمیته شما باید به منابع مراجعه کنید که می تواند به شما در مورد مسائلی نظیر رضایت مشتری و پیگیری، روند پیاده سازی و هزینه های پنهان کمک کند. به یاد داشته باشید، ویژگی های بدون ارزش هستند بدون تصویب کاربر قوی.
- فرآیند پیاده سازی چیست؟ داشتن نرخ پذیرش موفقیت آمیز با اجرای مناسب شروع می شود. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که فروشنده انتخاب شده خود را بدون آموزش مناسب و پشتیبانی مداوم خود کاربران را ترک نمی کند. پیاده سازی باید در فرآیند استخدام سازمان شما متمرکز باشد، نه اینکه یاد بگیرد که چگونه به سیستم خود متصل شود.
هرگز نباید احساس کنید که برنامه پیاده سازی شما احساس گرسنگی و عدم توانایی های فروشنده را از دست خواهد داد. در طول فرایند ارزیابی، کمیته شما باید بر این عقیده باشد که براساس اولویت های گروه شما و اهداف تجاری، پایه ای قوی برای مشارکت طولانی با ارائه دهنده سیستم ردیابی متقاضی شما ایجاد خواهد شد. به یاد داشته باشید که پذیرش کاربر به سیستم ردیابی متقاضی یک ROI بالاتر را تولید می کند.
اطلاعات بیشتر در مورد سیستم های ردیابی سیستم فروشندگان ارزیابی
- استراتژی چشم انداز و رشد فروشنده چیست؟ فروشنده باید رهبری و پیش بینی را به عنوان یک رهبر بازار نشان دهد. برای ارائه یک راه حل جامع، فروشنده باید نیازهای خاص خود را در نظر بگیرد و برای تغییر و رشد آینده آماده شود.
- تعیین این که آیا این راه حل در همه برنامه های تجاری شما تاثیر می گذارد؟ در پایان، انتخاب اجرایی به احتمال زیاد باید ROI مورد انتظار را برای نشان دادن مورد قوی برای راه حل نمایش دهد.
انتخاب اجرایی باید برای صرفه جویی در چیزهایی مانند تبلیغات استخدام، ارزش کارمند استفاده از شرکت های جستجو و بهینه سازی فرایند ارائه شده توسط فروشنده جستجو شود. این شرکت همچنین باید در حفظ و نگهداری کارکنان و کیفیت کاندید شود. برای ایجاد یک سند کاملا مستقل از پرسش ها که می تواند شامل همه موارد لازم برای ارزیابی سیستم ردیابی متقاضی باشد، می تواند بسیار غلط باشد.
- فراتر از ویژگی ها و عملکردها، کمیته شما باید مطمئن شود که توانایی فروشنده برای خدمت به عنوان یک شریک طولانی مدت در سازمان شما وجود دارد. همانطور که کمیته شما پروسه ارزیابی فروشنده را انجام می دهد، می خواهید مطمئن شوید که عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- ثبات مالی: انجام صحت و درستی در مورد صورتهای مالی همه فروشندگان آینده نگری تحت بررسی. شما این را پیدا خواهید کرد موضوعی عالی است که از طریق آن کمیته مالی کمیته مالی شما می تواند شما را هدایت کند.
- ویژگی های شرکای استراتژیک: برای ارائه یک راه حل کامل، برخی از فروشندگان با سایر شرکت های خدماتی همکاری می کنند تا مشتریان خود را مجموعه ای جامع از خدمات ارائه دهند. کمیته شما باید از هر گونه مشارکتی که در ارتباط با فروشندگان رقابت وجود دارد مطلع باشد. این اطلاعات می توانند بین شرکای احتمالی بین شرکت و فروشنده شما بینشی ارائه دهند.
- توانایی های استخدام: صرف نظر از اندازه شرکت شما، باید مطمئن شوید که فروشنده دارای قابلیت پشتیبانی از کل چرخه عمر کارکنان، از ردیابی متقاضی، در هنگام سوار شدن، برنامه ریزی جانشینی برای خارج شدن از سوار شدن است. این باعث می شود شرکت شما از راه حل خود نتواند رشد کند، که احتمالا موجب تشدید، ارزیابی جدید و هزینه های اجرایی پر هزینه خواهد شد.
- توسعه محصول آینده: اطمینان حاصل کنید که فروشنده به درک قوی از چالش های استخدام در حال حاضر و در آینده است. فروشنده ای که انتخاب می کنید نباید از اخبار تکنولوژی و صنعت باشد تا بتواند به نیازهای تغییریشان برسد و اطمینان حاصل شود که تنظیمات راه حل به حداکثر توانایی آن برسد.
- ادغام با HRIS: هرچند ممکن است بخواهید کمک کننده کمیته فناوری اطلاعات خود را برای ارائه مطالب در مورد این موضوع، نباید کمیته خود را در استفاده از یک سیستم ردیابی متقاضی که به طور کامل به کل اداره خدمت نمی کند، تحمیل کند. هر فروشنده با ارزش باید توانایی انتقال اطلاعات کلیدی از سیستم خود را به سیستم HRIS خود را با حداقل مشکلات را فراهم می کند.
خلاصه انتخاب فروشنده برای سیستم های ردیابی متقاضی
جدول زمانی برای یک فرایند انتخاب فروشنده برای یک سیستم ردیابی متقاضی می تواند از یک ماه تا شش یا بیشتر برای تکمیل باشد. زیر یک جدول زمانی پیشنهادی است که به کمیته شما اجازه می دهد یک دوره زمانی برای روند انتخاب فروشنده برای یک سیستم ردیابی متقاضی طراحی کند.
لطفا توجه داشته باشید که این موضوع بر مبنای تاریخ پیاده سازی ترجیح داده می شود.
گاهشمار برای انتخاب فروشنده شما برای سیستم های ردیابی متقاضی
- یک کمیته انتخابی تشکیل دهید - 1 هفته
- شناسایی نیازهای شرکت - 1-2 هفته
به طور عینی، فروشندگان را در برابر نیازهای شناسایی شرکت ها با روند زیر ارزیابی کنید:
- یک لیست طولانی از فروشندگان احتمالی را ایجاد کنید - 1 هفته
- درخواست RFP برای ارائه توضیحات در مورد هر موضوع یا نگرانی - 4 هفته
- یک لیست کوتاه با استفاده از معیارهای ارزیابی کلیدی خود ایجاد کنید - 1-2 هفته
- نهایی یک فروشنده - 3-6 هفته
- سیستم های مختلف را نشان می دهد - در اسرع وقت
- ارائه های فروش - در اسرع وقت
- بازدید کنندگان سایت - در صورت نیاز
به یاد داشته باشید که هدف اصلی یک سیستم ردیابی متقاضی، توانمند سازی کاربران شما است. اعضای کمیته باید بتوانند بر ابزارهای تکنولوژیکی، بهینه سازی فرایند، دیدگاه شرکت و پشتیبانی مشتریان، به منظور استراتژیک محدود کردن فروشندگان به یک لیست کوتاه از امکانات واقعی، را شناسایی کنند.
احتمال دارد که لیست کوتاه شما ممکن است دارای اختلاف عملکردی متمایز باشد؛ بنابراین مهم است که عناصر کمتر ملموس آن فروشنده را در نظر بگیریم.
کمیته شما باید به منابع اطلاعاتی نظیر وب سایت فروشنده، گروه های خبری، پورتال منابع انسانی و نمایشگاه های تجاری نگاه کند. با همکاران خود در سایر شرکت هایی که در اندازه، نیاز و صنعت مشابه هستند، با تجربه های خود یاد بگیرید.
همکاری با یک فروشنده خدمات گرا که سازگارترین آن با دیدگاه سازمان شما و اهداف آینده است، برای همه بازیکنان کلیدی در ارزیابی، انتخاب و پیاده سازی سیستم ردیابی متقاضیان ارزشمند خواهد بود.