برنامه مدیریت ذینفع چیست؟
مشارکت کنندگان چیست؟
مشارکت کنندگان می توانند داخلی و خارجی سازمان باشند.
نمونه هایی از ذینفعان داخلی شامل مدیران و واحدهای تجاری مانند حسابداری و فناوری اطلاعات می باشد. واحد های تجاری معمولا نمایندگان در تیم پروژه دارند. ذینفعان خارجی می توانند گروه های علاقه مند، کسب و کار و سازمان های مدنی باشند. برای اعضای خارجی در نظر گرفته شده در تیم پروژه نادر است. برای آژانس هایی با اقتدار نظارتی، صنایع که آنها تنظیم می کنند، معمولا مهم ترین گروه ذینفع خارجی برای هر پروژه است. اگر یک شرکت سهامی است که توسط تیم پروژه شناسایی شده است، این شرکت ذینفع باید در برنامه مدیریت سهامداران مورد توجه قرار گیرد.
این یک تیم پروژه است که از اعضای نماینده هر گروه ذینفع تشکیل شده است. در بسیاری از موارد غیر ممکن است. با این حال، تیم پروژه نیاز به ورودی و خرید از ذینفعان برای موفقیت پروژه دارد. به عنوان مثال، یک سازمان دولتی می خواهد به طور کامل نرم افزار انحصاری نرم افزاری خود را به طور کامل تجدید نظر و مدرن سازی کند.
تقریبا هر کس در سازمان از این برنامه به نحوی استفاده می کند. هر نوع کاربر نمیتواند به طور مستقیم در تیم پروژه نشان داده شود، بنابراین تیم روشهایی برای جمعآوری اطلاعات از ذینفعان و تصمیمگیری در مورد راههای اطلاعرسانی به ذینفعان درباره وضعیت پروژه را ایجاد میکند. این روش جمع آوری استراتژی های ورودی و ارتباطی در برنامه مدیریت سهامداران مستند شده است.
تفاوت میان برنامه مدیریت ذینفعان و برنامه ارتباطی
بین یک طرح مدیریت ذینفعان پروژه و طرح ارتباطی می تواند بین میزان قابل توجهی از خونریزی باشد. توابع آنها بسیار شبیه هستند. یک برنامه مدیریت سهامداران در این زمینه گسترده تر است، زیرا این امر ورود و خروج پروژه را تسهیل می کند. یک برنامه مدیریت سهامداران باریک تر است، زیرا تنها به کسانی که دارای منافع خاص هستند، در حالی که یک طرح ارتباطی می تواند شامل مخاطبان گسترده تر باشد.
یک برنامه مدیریت ذینفعان در طول یک پروژه تکامل می یابد
طرح مدیریت سهامداران معمولا توسط مدیر پروژه نگهداری می شود. به عنوان یک پروژه پیشرفت، مدیر پروژه برنامه مدیریت سهامداران را بررسی می کند و به صورت دوره ای آن را به تیم پروژه منتقل می کند تا به روز رسانی ها را در نظر بگیرد. یک پروژه می تواند در وسط جدول زمانی خود بسیار متفاوت از آنچه که در مراحل برنامه ریزی بود، بسیار متفاوت باشد، بنابراین مهم است که اطمینان حاصل شود که اسناد هدایت پروژه در صورت نیاز شرایط تغییر می کند.
مثال نحوه انجام یک برنامه مدیریت صاحبان سهام
در اینجا یک مثال از چگونگی تغییر برنامه مدیریت ذینفعان در طول یک پروژه می باشد. یک آژانس دولتی بر روی یک پروژه قانونی قرار دارد. همانطور که شروع می شود، حامی پروژه و مدیر پروژه لیستی از سهامداران را برای قرار دادن در طرح مدیریت سهامداران ارائه می دهد.
یکی از اولین وظایف تیم پروژه این است که برنامه را در نظر بگیرد. پس از چند ماه، یک عضو تیم پروژه یک سهامدار را شناسایی می کند و هیچ کس فکر نمی کند در ابتدای پروژه. مدیر پروژه، ذینفع جدید را به این طرح اضافه می کند و یک جلسه تیم پروژه را برای بحث در مورد چگونگی تعامل با ذینفع جدید فرا میخواند. هنگامی که تیم تصمیم می گیرد چه کاری انجام دهد، مدیر پروژه به حامی مالی پروژه اطلاع خواهد داد.
واضح است که برنامه مدیریت سهامداران یک سند زندگی است. همانطور که پروژه تغییر می کند، برنامه مدیریت ذینفعان می تواند با آن تغییر کند تا بهتر بتواند نیازهای پروژه را تامین کند. یک تیم پروژه با یک طرح مدیریت ذینفعان، می تواند به طور مناسب واردات و بازخورد ذینفعان را جمع آوری کند و همچنین ذینفعان را مطلع سازد.