ارتباطات هنگامی که شما می خواهید مردم را تغییر دهید مهم است
هیچ سازمان وجود ندارد که در آن کارمندان کاملا با ارتباطات خوشحال باشند. ارتباطات یکی از سخت ترین مسائل در سازمان ها است.
این منطقه است که اغلب در مورد کارکنان در طول تغییر سازمانی و عملیات روزانه شکایت می کند. دلیل؟
ارتباط موثر نیاز به چهار جزء دارد که به طور کامل متقابلا برای ایجاد معنی مشترک، یک تعریف مورد علاقه از ارتباطات است.
- فردی که پیام را ارسال می کند، باید پیام را به وضوح و دقیق نشان دهد و صداقت و اعتبار را منتشر کند.
- فردی که پیام را دریافت می کند باید تصمیم بگیرد که گوش دهد، سوال را برای وضوح بپرسد و به فرستنده پیام اعتماد کند.
- روش تحویل انتخاب شده باید مطابق با شرایط و نیازهای فرستنده و گیرنده باشد.
- محتوا پیام باید در برخی از سطوح، با اعتقادات قبول شده گیرنده مورد تهاجم قرار گیرد و ارتباط برقرار کند. این باید شامل اطلاعاتی باشد که کارمند می خواهد آن را بشنود. این باید به سؤالات متداول و مورد توجه کارکنان پاسخ دهد.
- با این همه در ارتباطات، تعجبی است که سازمانها آن را به خوبی انجام می دهند.
تمرینکنندگان مدیریت تغییر طیف گسترده ای از پیشنهادات در مورد چگونگی برقراری ارتباط خوب را در طی هر تغییر سازمانی ارائه داده اند.
توصیه هایی درباره ارتباط برای مدیریت تغییرات موثر
یک طرح ارتباطی نوشته شده برای ایجاد اطمینان از این که تمام موارد زیر در فرایند مدیریت تغییر شما رخ می دهد، ایجاد کنید.
- به طور مداوم، اغلب و از طریق کانال های متعدد، از جمله صحبت کردن، نوشتن، ویدئو، آموزش، گروه های تمرکز، تابلو اعلانات، اینترانت ها و بیشتر در مورد تغییر، ارتباط برقرار کنید.
- با اطلاعاتی که در دسترس است، همه چیز درباره تغییرات شناخته شده است. (مشخص کنید که تعصب شما نسبت به ارتباطات فوری است، بنابراین برخی از جزئیات ممکن است در آینده تغییر کند.) به افراد بگویید که انتخاب دیگری شما برای نگهداشتن همه ارتباطات است تا اینکه درباره تصمیمات، اهداف و پیشرفت مثبت تلقی شود. در مدیریت موثر مدیریت تغییر فاجعه بار است.
- مقدار زیادی از زمان را برای افراد فراهم می کند تا از سؤالاتی بپرسند، تقاضای توضیح داده و اطلاعات را ارائه دهند. اگر بخشی از یک سناریو بود که رهبر تغییرات را بر روی تابلوی سربار گذاشت، به یک گروه بزرگ تبدیل کرد و سپس فرار کرد، شما می دانید که این خبر بد برای ادغام تغییر است. مردم باید در تغییر احساس کنند. مشارکت تعهدات را تضمین می کند - هیچ چیز دیگری در طی یک فرایند تغییر قابل توجه نیست.
- دیدگاه ، ماموریت و اهداف تلاش مدیریت تغییر را به روشنی بیان کنید. به مردم کمک کنید تا بدانند که چگونه این تغییرات به آنها شخصا تاثیر می گذارد. (اگر به این روند کمک نکنید، مردم داستان های خود را تشکیل می دهند، معمولا بیشتر از حقیقت منفی هستند.)
- به رسمیت شناختن این که ارتباط واقعی مکالمه است این دو طرفه و بحث واقعی باید نتیجه بگیرد. این فقط یک نمایش نیست.
- رهبران تغییر یا حامیان مالی باید وقت خود را صرف صحبت کردن با یکدیگر و یا در گروه های کوچک با افرادی که انتظار می رود برای ایجاد تغییرات.
- علل تغییرات را به گونه ای بیان کنید که مردم درک زمینه، هدف و نیاز داشته باشند. تمرینکنندگان این را اینگونه بیان کردهاند: "ساخت یک چارچوب مفهومی به یاد ماندنی" و "ایجاد یک چارچوب نظری برای تحقق این تغییر".
- اگر جواب شما را می دانید، فقط به سوالات پاسخ دهید. رهبران هنگامی که اطلاعات نادرست ارائه می دهند، اعتبار خود را از بین می برند یا زمانی که پاسخ داده می شوند، به نظر می رسند یا به عقب می روند. خیلی بهتر است بگویم شما نمی دانید، و سعی خواهی کرد آن را بیابید.
- رهبران باید گوش کنند اجتناب از دفاع، اتفاقی و پاسخ هایی که خیلی سریع داده می شوند. با ذهنیت عمل کنید
- رهبران و پشتیبانان را تغییر دهید، هر زمان که ممکن باشد، در اختیار دیگران قرار دهید.
- برگزاری کارگاه های تعاملی و انجمن هایی را که در آن همه کارکنان می توانند در طول یادگیری بیشتر با تغییرات، کشف کنند. از آموزش به عنوان یک فرم ارتباطات تعاملی و به عنوان یک فرصت برای مردم با خیال راحت کشف رفتارهای جدید و ایده هایی در مورد تغییر و مدیریت تغییر استفاده کنید. تمام سطوح سازمان باید در همان جلسات شرکت کنند.
- ارتباط باید فعال باشد اگر آسیاب شایعه در حال حاضر در عمل باشد، سازمان برای مدت زمان طولانی منتظر ارتباط است.
- فرصتی برای مردم برای برقراری ارتباط با یکدیگر، به طور رسمی و غیررسمی، برای به اشتراک گذاشتن ایده هایی در مورد تغییر و مدیریت تغییرات ایجاد کنید.
- برای سنجش پیشرفت در مدیریت تغییر و تلاش های تغییرات، به طور عمومی از اندازه گیری های موجود استفاده کنید.
- به دست آوردن پاداش ها و به رسمیت شناختن رویکردهای مثبت و دستاوردهای در تغییرات و مدیریت تغییر. هر پیروزی کوچک را به طور عمومی جشن بگیرید.