این مقاله ایده هایی را برای مدیران در همه سطوح برای تقویت مهارت های تسهیل جلسه خود در حمایت از بهبود بهره وری جلسه ارائه می دهد.
کجا مدیران با جلسات اشتباه می کنند؟
بسیاری از مدیران فکر می کنند که می دانند چگونه یک جلسه را اجرا کنند.
آنها دستور کار را تنظیم می کنند، همه صحبت می کنند و همه تصمیم ها را می گیرند. در حالیکه این ممکن است برای مدیران آسان و کارآمد باشد، اغلب اتلاف وقت مردم است و به پتانسیل خلاقانه تیم ضربه نمی زند. در حقیقت، اثر متفاوتی دارد زیرا کارکنان تمایل به عقب نشینی دارند و به مدیرانی که به وضوح می خواهند مسئول باشند، به تعویق افتاده است.
دلایل زیادی وجود دارد که مدیران کارکنان خود را در جلسات بیشتر شامل نمی شوند، از جمله:
- ترس از رفتن
- اعتقاد دروغین این است که آنها مسئول هستند و باید همه پاسخ ها را ارائه دهند.
- عدم اعتماد به توانایی ها یا مهارت های حل مسئله کارکنان آنها.
- کمبود مهارت های تسهیل ملاقات.
در حالی که سه مورد اول رفتار مدافعان ضعیف هستند، آخرین، مهارت های تسهیل می تواند با تمرین آموخته شود و تقویت شود.
تقویت مهارت های تسهیل جلسه شما
با تعریف، تسهیلات به معنی " ساده تر شدن یا کمتر دشوار است؛ کمک به جلو . "برای اینکه یک مدیر بتواند جلسه را تسهیل کند (به جای اجرای آن)، آنها باید مایل باشند که قدرت خود را از دست بدهند و برای نتایج و رویکردهای مختلف باز باشند.
تسهیل ملاقات مناسب شامل همه افرادی است که در شناسایی و حل مشکلات دخالت دارند. تیم ها تقریبا همیشه بهترین و خلاقانه ترین راه حل ها را در اختیار مدیران می گذارند و احتمالا از اجرای راه حل ها حمایت خواهند کرد.
در اینجا 9 مهارت لازم برای تسهیل جلسات وجود دارد که می توان آنها را با تمرین آموخت و بهبود داد.
- برنامه ریزی برنامه جلسه همکاری با برنامه ریزی برنامه ریزی آغاز می شود. انتخاب موضوعاتی که مشارکت را دعوت می کنند، یعنی یک مشکل که باید حل شود، بسیار جذاب تر از موضوعات "اطلاعات" است. با این حال، زمان زیادی باید اختصاص داده شود تا درگیر شدن در گروه باشد.
- محیط زیست و محیط زیست. موضوع لجستیک! هنگامی که افراد ناراحت هستند، نمی توانند یکدیگر را ببینند، نمی شنوند، یا گرسنه می شوند، نتایج ملاقات رنج می برند. یاد بگیرید چگونه از تدارکات به عنوان یک راه برای تشویق شرکت های بزرگ و حذف موانع استفاده کنید.
- سوال پرسیدن. سوالات عالی تحرک بحث بزرگ است. مقاله " 70 سؤال مربیگری عالی با استفاده از مدل GROW "، ارائه دهنده برخی از پیشنهادات برجسته بحث و گفتگو است.
- گوش دادن فعال هنگامی که مدیر یک پاراگراف را بررسی می کند، برای درک و بررسی سوالات پیگیری می کند، مشارکت بیشتر را تشویق می کند و جریان بحث را ادامه می دهد. در " نحوه تبدیل شدن به یک شنونده بهتر "، من ایده هایی در مورد تقویت مهارت های شنیداری فعال خود دارم.
- طوفان مغزی اکثریت مردم فکر می کنند که قبلا می دانند چگونه به طوفان فکر کنند. با این حال، آنها معمولا انجام نمی دهند. در تنظیمات بیش از حد، اثربخشی طوفان مغزی توسط مدیریت فرایندهای ضعیف، فشارهای اجتماعی و سیاسی قوی و مهارت های تسهیل کننده ضعیف کاهش می یابد. بسیاری از مردم هرگز واقعا توانایی یک جلسه ی وحشیانه ای را تجربه نکرده اند. ببینید " 15 راه برای باران در یک جلسه مغشوش " برای چه چیزی نمی شود - و سپس انجام مخالفت!
- مهارت های انطباق سازی توافق نامه به این معنا نیست که همه باید با یک تصمیم موافقت کنند. این بدان معنی است که هر کس فرصتی برای به اشتراک گذاشتن دیدگاه ها و ارائه ایده ها داشته است. تسهیلات مناسب گروه را از به اشتراک گذاری ایده ها برای توسعه یک تصمیم موثر هدایت می کند . دستیابی به اجماع طول می کشد زمان بیشتری، اما معمولا خرید بزرگتر از گروه در بزرگ است. با این حال، به یاد داشته باشید که اجماع هدف نهایی نیست. یک تصمیم موثر برای مشکلی که در دست است مهمترین مسئله است. چارچوب تصميم گيري مشارکتي شش مرحله اي را براي چگونگي هدايت يک گروه از طريق يک فرآيند تصميم گيري اجماعي مشاهده کنيد.
- حل اختلاف هر گاه تعداد زیادی از افرادی که در حل مشکل مشغول به کار هستند، تعارض اجتناب ناپذیر است. در واقع، تعارض در مورد این وظیفه یا موضوع، توسط محققان تیم به عنوان بخشی از روند تصمیم گیری موثر مورد توجه قرار گرفته است. یک مدیر باید یاد بگیرد که چگونه توانایی درگیری را به شیوهای مثبت به کار گیرد. ببینید: "حل و فصل اختلافات برای گروه های کوچک " .
- مهارت های ارتباطی غیر کلامی در حالی که محققان بر روی درصد دقیق بحث می کنند، بیشتر موافق هستند که بیش از 50 درصد ارتباطات غیر کلامی است. یک مدیر باید قادر به خواندن زبانی و زبان بدن گروه باشد تا بتوانند سطح تعامل، محبت و تعهد خود را ارزیابی کنند.
- ضبط تسهیل گروهی مهارتمند شامل دانستن اینکه چه زمانی برای تبدیل شدن به یک فلیپچارت یا تخته سفید برای ضبط آنچه مردم می گویند، باشد. این کار باعث می شود مردم احساس کنند که ایده هایشان شنیده می شود و ارزشمند هستند و به عنوان یک رکورد ارزشمند برای برنامه ریزی و پیگیری فعالیت می کنند.
خط پایین:
زمان دارایی گرانبها در زندگی و کار است. تلاش برای مدیریت جلسات برای کارآیی و اثربخشی بهینه. یادگیری، تمرین و استفاده از 9 مهارت تسهیل که در بالا ذکر شده است، یک مکان عالی برای شروع است.
-
توسط Art Petty به روز شد