بازپرداخت هزینه چیست؟

چگونه کارکنان پس از پرداخت پول در کسب و کار پرداخت می شوند؟

بازپرداخت هزینه یک روش برای پرداخت کارکنان است زمانی که آنها پول خود را صرف هزینه های مربوط به کسب و کار می کنند. این هزینه ها معمولا زمانی اتفاق می افتد که یک کارمند برای کسب و کار مسافرت می کند، اما می تواند در سایر شرایط مرتبط با کار رخ دهد.

هزینه های سفر می تواند شامل اقامت، پرواز، حمل و نقل زمینی، راهنمایی به تلفن، غذا و سایر هزینه های اتفاقی که کارمند ممکن است در هنگام جاده تجربه کند.

سایر هزینه های کسب و کار می تواند شامل مواردی مانند در نظر گرفتن مشتری یا کارکنان آینده نویسی برای ناهار، خرید کتاب یا سایر مواد آموزشی باشد که کارفرما پوشش می دهد یا هزینه های رانندگی برای بازیافت دارایی شرکت را شامل می شود.

انواع هزینه هایی که یک سازمان بازپرداخت می شود در سفر تجاری، سرگرمی و سیاست های هزینه های بازپرداخت عمومی در دفترچه کارمند موجود است . با سیاست های شرکت شما آشنا شوید زیرا کارفرمای شما می تواند هزینه های متنوعی مانند تمیز کردن خشک و عضویت در ورزشگاه در سفرهای طولانی را پوشش دهد.

سرگرمی مشتری در سفرهای تجاری هزینه دیگری قابل پرداخت است، اما سیاست های شرکت شما را می داند تا شما از هیچگونه محدودیت هزینه ای تجاوز نکنید. شما می خواهید مهمان نوازی و فداکاری را بدون در نظر گرفتن بودجه کارفرما خود برای چنین هزینه ای نشان دهید.

در حال حاضر کارت های اعتباری شرکت محبوب هستند که به افرادی که کارمندان ارشد و سایر کارمندانی که باید برای کسب و کار سفر می کنند، سپرده شود.

به جای پرداخت هزینه های خود با پول خود، کارکنان همه کارت های اعتباری شرکت را به جز موارد احتمالی و راهنمایی متهم می کنند.

این یک رویکرد مناسب برای بازپرداخت هزینه برای کارمند است به عنوان کارت اعتباری کارت اعتباری دقیق هزینه بدون کارمند نیاز به صرفه جویی در رسید و پر کردن هزینه های سفر هزینه.

پر کردن یک هزینه بازپرداخت گزارش

در هر دو مورد استفاده از کارت اعتباری شرکت و پرداخت پول نقد، کارکنان، احتمالا پس از بازگشت از سفر، باید هزینه بازپرداخت را تکمیل کنند. با استفاده از کارت اعتباری شرکت، آنها باید کمتر از اتهامات آشکار درباره لایحه کارت اعتباری (که بسیار ساده تر از نیاز به پر کردن یک گزارش هزینه از ابتدا) باشد، توضیح دهید. آنها همچنین از شرکت برای موارد احتمالی اضافی که با پول یا کارت اعتباری خود پرداخت می کنند، هزینه می شود.

هنگامی که یک کارمند پول نقد را پرداخت می کند، او باید لیستی داشته باشد و گاهی اوقات توجیه کند که هر هزینه ای که درخواست بازپرداخت می شود. این موارد توسط حسابداری مورد بررسی قرار می گیرند و عبارت از شرکت کارت اعتباری است. هزینه ناعادلانه یا یکی که توسط سیاست شرکت حذف می شود، بازپرداخت نمی شود، از این رو نیاز به شناخت سیاست های شرکت شما در زمینه کسب و کار مسافرت است.

اکثر شرکت ها تاریخی را تعیین می کنند که با آن گزارش های بازپرداخت هزینه باید تضمین شود که کارکنان پرداخت می شوند و برای حسابداری مناسب. کارمندان باید با احتیاط از این قوانین پیروی کنند زیرا برخی از سازمان ها هزینه هایی را که پس از مهلت تحویل می شوند بازپرداخت نمی کنند. قوانین شرکت خود را بدانید.

یکی دیگر از روش های پرداخت هزینه کارکنان سفر به مسافر، هزینه آن است.

یک سوال غیر معمول راجع به هزینه بازپرداخت هزینه

یک خواننده پرسید: "نمایندگان فروش خارجی ما دارای سرزمین های بزرگ (چندین ایالت) هستند و به طور مرتب سفر می کنند، اغلب نیاز به یک شبه اقامت دارند. از طریق اداره حسابداری به من اطلاع داده شد که نمایندگی فروش یک حیوان خانگی با آنها را در یکی از این سفر ها گرفته بود و هزینه حمل و نقل حیوانات خانگی را به کارت اعتباری شرکت پرداخت می کند. او ادعا کرد هتل هزینه ای را جدا نخواهد کرد و برنامه ریزی شده بود که این شرکت را بازپرداخت کند.

"من دلمشغولی و جستجو برای پیشنهادات در مورد چگونگی برخورد با این وضعیت است. غرایز HR من به من می گویند که این کار را برای سوء استفاده از بودجه شرکت بنویس اما من مقاومت در برابر مدیریت فروش است که من می خواهم به ایجاد یک سیاست حیوان خانگی خاص.

"استفاده ما از کارت اعتباری شرکت به روشنی بیان می کند:" این کارت فقط برای هزینه های شرکت استفاده می شود.

استفاده شخصی از کارت می تواند منجر به از بین بردن کارت یا خاتمه دادن شود. علاوه بر این، نمایندگان فروش مسئول هزینه های غیر مجاز خواهند بود. آیا در مورد چنین موضوعی در گذشته نوشته اید؟ "

پاسخ HR: در اینجا چیزی است که شما باید در نظر بگیرید. آیا کارمند به حسابداری رفت و مشکل را توضیح داد که هتل نمی توانست هزینه های حیوان خانگی را جدا کند؟ یا، او تحت بررسی دقیق هزینه های خود در حسابداری قرار گرفت؟

اول، این باور دشوار است که هتل قادر به جدا کردن هزینه های حیوان خانگی نیست. دوم، اگر هتل قادر به جدا کردن هزینه برای حیوان خانگی بود، چگونه او می دانست چه چیزی برای پرداخت به حسابداری؟

اگر او قصد دارد پرداخت هزینه حیوان خانگی را فقط در صورتیکه گرفتار شده باشد، به طور داوطلبانه پرداخت نکرد، با توجه به سیاست شما، او سزاوار عمل انضباطی است . این نیز به این بستگی دارد که چگونه موقعیت های مشابه را در گذشته مورد توجه قرار داده اید. آیا کارمندان دیگر برای هزینه های مختلف شرکت را بازپرداخت کرده و اقدامات انضباطی دریافت نکرده اند؟

اغلب هنگامی که شما به یک وضعیت نگاه می کنید، متوجه خواهید شد که از یک طرف این سیاست وجود دارد و از سوی دیگر، چگونگی اجرا و کاربرد آن نیز وجود دارد. شما نمیخواهید این فرد را به طور متفاوت با دیگران در گذشته رفتار کنید.

اقدامات انضباطی در صورتی که کارکنان دیگر به سادگی هزینه های مشابه را در گذشته به شرکت پرداخت کنند، مناسب نیست. به یاد داشته باشید که من یک وکیل نیستم، بنابراین این فقط یک نظر همکار HR است.

سیاست های مسافرتی حیوانات توصیه نمی شود زیرا این یک نمونه از شرکت است که به زندگی شخصی کارکنان مداخله می کند. اگر کارکنان بخواهند با حیوانات خانگی خود سفر کنند، نگرانی این شرکت نیست.

تا زمانی که حیوان خانگی بر هزینه جاهایی که ماندن و توانایی آنها برای شرکت در اهداف کسب و کار سفر ندارد تأثیری نداشته باشد، این کار کسب و کار نیست. البته، کارمند باید، هر گونه هزینه اضافی را پرداخت حیوانات پرنده سفر پرداخت.

خط مشی سفر شما کمی گیج کننده است و می تواند در قسمت "مسئول اتهام غیر مجاز" تقویت شود، زمانی که سیاست قبلا بیان کرده است که فقط هزینه های شرکت مجاز است.

بیشتر: 10 نکته برای کاهش هزینه سفر تجاری آیا کارکنان اتاق های سهم دارند؟

سلب مسئولیت: لطفا توجه داشته باشید که اطلاعات ارائه شده، در حالی که معتبر، برای دقت و قانونی بودن تضمین نمی شود. این سایت توسط یک مخاطب در سراسر جهان خوانده می شود و قوانین و مقررات اشتغال از دولت به کشور و کشور به کشور متفاوت است. لطفا برای دریافت اطالعات قانونی و یا کمک از منابع دولتی، فدرال یا بین المللی به منظور اطمینان از تفسیر قانونی و تصمیمات مربوط به محل سکونت خود اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات برای راهنمایی، ایده ها و کمک هاست.