ملزومات مدیریت بودجه بندی برای مدیران جدید

اکتبر 1، 2015 منتشر شد

شانس این است که وقتی کسی به سمت مدیریت اولویت خود ارتقا یابد، اولین بار بود که آنها را مدیریت می کند.

اکثر مدیران جدید، آموزش های رسمی یا غیر رسمی در مورد نحوه پیش بینی بودجه، هزینه های خود را پیگیری می کنند یا اینکه چگونه می توان تنظیمات اواسط سال را دریافت کرد. آنها اغلب یک صفحه گسترده یا گزارش از مدیر خود و یا بخش مالی ارائه می دهند و انتظار می رود بدانند چگونه این کار را انجام دهند یا با آزمایش و خطا یاد بگیرند.

در حالی که "محاکمه و خطا" می تواند یک روش موثر برای یادگیری یک مهارت جدید باشد، بهتر است که یک مدیر جدید مجبور به ایجاد اشتباهات فراوانی نداشته باشد.

در اینجا چند درس از یادگیری محرمانگی و خطا به دست آمده است که من معتقدم که بیشتر مدیران جدید می توانند از آن بهره مند شوند:

سرمایه گذاری زمان برای یادگیری از حق شروع

زمان بهتر برای پرسیدن سوالات "احمقانه" وجود دارد، نه زمانی که شما به چیزی جدید با نام تجاری جدید هستید و هرگز آن را انجام نداده اید. بهتر است بپرسید و یادگیری زمان قبل را انجام دهید، نه منتظر بمانید تا کسی به اشتباهات خود اشاره کند. درخواست زمان را از مدیر خود (یا پیشینیان اگر می توانید) برای بررسی فلسفه پایه، اهداف کلی، قالب و هر آیتم خط. اگر سازمان شما یک شخص مالی داشته باشد، از آن شخص بخواهید که با شما هم وقت بگذارد. اکثر آنها تقلید می کنند و مایلند تخصصشان را به اشتراک بگذارند. پس از همه، اگر آنها می توانند شما را با چگونگی انجام کاری با توجه به پیشینه ی خود آموزش دهند، برای آنها بعدا دردسر کمتری خواهید داشت.

دوره "مالی و بودجه بندی برای مدیران غیر مالی" را در نظر بگیرید

مدارس کسب و کار محلی خود را تحت عنوان "تحصیلات اجرایی" بررسی کنید. اکثر مدارس تجاری یک دوره سه روزه، دوره های غیرآموزشی را ارائه می دهند. در طول یا بعد از دوره، وقت خود را برای بررسی گزارش سالانه شرکت خود، و درک نسبت های مالی و گزارش های مختلف.

مدیریت بودجه گروه خود را مانند این خود کسب و کار خود را

هنگامی که ما برای سازمان های بزرگ کار می کنیم، به پایان می رسد که پول "شرکت" را مانند آن که در درختان رشد می کند، درمان کنیم. این کار نمی کند، و اکنون کار شما به عنوان یک مدیر برای مالکیت شخصی منابع خود گروه است.

یک بازیکن تیمی باشید

در صورت امکان، بودجه مدیر خود را بررسی کنید. در حالی که مهم است که مالکیت بودجه خود را بگیرد، واحد شما بخشی از یک نهاد بزرگتر است. از مدیر خود بخواهید که به شما نشان دهد جایی که بودجه شما متناسب با آن است و از تصویر بزرگ و همچنین وابستگی متقابل با همتایان شما پشتیبانی می کند. ممکن است زمانی وجود داشته باشد که بخش دیگری نیاز به پول برای اهدافی که اولویت بالاتری نسبت به شما دارند. صبر کنید تا از شما خواسته شود یا آن را برداشته اید - پیشگام باشید و برای کمک به مدیر همکار خود پیشنهاد دهید. شما به عنوان استراتژیک و مشارکتی مشاهده خواهید کرد .

بازی های احمقانه ای را بازی نکنید

فقط به این دلیل که "همه این کار را می کنند" به این معنا نیست که برای این شرکت احمقانه نیست. یک مثال از یک بازی معمول بودجه بندی احمقانه که مدیران بازی می کنند «استفاده از آن یا از دست دادن آن هزینه ها» است. زمانی که نزدیک به پایان سال می روید، بودجه شما تحت پیش بینی شما اجرا می شود. در سال های گذشته، زمانی که کاهش یافتید، بودجه سال آینده شما بر اساس واقعی سال جاری تنظیم می شود.

بنابراین، برای اینکه مجددا بودجه خود را کاهش ندهید، به خرید شلوغی می پردازید - چیزهایی را که لازم نیست خریداری کنید و یا به اندازه کافی کار ندارید.

پیگیری هزینه های شما ماهانه و اصلاحات پیشگیرانه

فرض نکنید که "کسی" به شما می گوید که شما بیش از بودجه هستید. در حقیقت، شما حتی ممکن است برای گزارش ماهانه درخواست کنید یا خودتان را دنبال کنید. منتظر نمانید تا پایان سال، زمانی که تعجب (برای شما و رئیس شما). تا آن زمان، خیلی دیر شده است تا بررسی و اصلاح شود. مسئولیت پذیر باشید، خودتان را سنجید، و به طور مستقیم به مدیر خود گزارش دهید.

شفاف و درگیر تیم خود شوید

بودجه خود را با تیم خود به اشتراک بگذارید، شاید حتی آنها را در تنظیم پیش بینی درگیر کنید . درگیر شدن با تیم خود و کمک به آنها در درک فرایند بودجه، احساس مالکیت مشترک را ایجاد می کند و کارکنان شما را تشویق می کند تا راه های خلاقانه ای برای مدیریت هزینه ها پیدا کنید.

استراتژیک باشید

فقط به مواردی که در سال گذشته رسیده اید و ده درصد به پیش بینی سال آینده اضافه کنید. با توسعه یک استراتژی و اهداف، شروع کنید و سپس منابع مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف را تعیین کنید. اگر شما بیش از سال گذشته نیاز دارید، سپس یک درخواست کسب و کار را برای توجیه درخواست خود برای بودجه اضافی آماده کنید.

آیا این کار را انجام ندهید

در حالی که مدیریت بودجه یک نقش مهمی برای یک مدیر است، هرگز مهمترین دارایی را از دست ندهید: مردم شما! اطمینان حاصل کنید که شما حداقل پنج بار هزینه ای را برای توسعه تیم خود صرف میکنید که اعداد را خراب می کنید.