چرا کارکنان در مصاحبه های خروجی با کارفرمای خود شرکت نمی کنند؟
نرخ مشارکت خوب برای مصاحبه های خروجی چیست؟
تحقیقات نشان می دهد که میانگین پاسخ برای مصاحبه خروجی مقاله و مداد تقریبا 30-35 درصد است.
این بدان معنی است که یک شرکت با 2000 کارمند و 15 درصد میزان گردش مالی انتظار می رود در حدود 100 مصاحبه کامل خروج در سال دریافت کند. در این سطح مشارکت، سازمان بازخورد خروج از 5 درصد کل جمعیت کارکنان را دریافت می کند.
با کمی تلاش اضافی، باید بتوانید میزان پاسخ دهی را دو برابر کنید. 65 درصد یا بهتر از یک هدف خوب برای شرکت در مصاحبه با هم است. شما می توانید این کار را با مصاحبه خروجی کاغذ و مداد، مصاحبه خروج آنلاین و مصاحبه تلفنی تلفنی انجام دهید.
سنجش مشارکت شما در مصاحبه خروج
برای اندازه گیری میزان پاسخ شما، تعداد مصاحبه های خروج کامل شده را با تعداد کارکنانی که از شما مصاحبه خروج را درخواست کرده اید تقسیم کنید. در حالت ایده آل، شماره دوم باید برابر کل تعداد انتهایی باشد اما به دلایل عملی، این طور نیست.
به عنوان مثال، اگر شما 125 مصاحبه خروج از 300 نفر از شما را که خواستید مصاحبه خروج را تکمیل کنید، 125/300 کسب کنید، که برابر با 416 یا 41.6 درصد است.
مهم این است که مطمئن شوید روش خوبی برای پیگیری این نوع مشارکت وجود دارد. حداقل شما می خواهید میزان شرکت مشارکت را در ابتدای یک پروژه بهبود و پس از آن به صورت دوره ای دنبال کنید.
سناریو ایده آل این است که میانگین میانگین اجرا را داشته باشیم که می توانید به طور منظم به آن مراجعه کنید.
این شماره زمان واقعی بلافاصله شما را به سقوط (یا افزایش) مشارکت کارکنان در مصاحبه خروج هشدار می دهد. یک سیستم مدیریت آنلاین مصاحبه با خروج باید این کار را برای شما انجام دهد.
شرکت های بزرگ ممکن است بخواهند نرخ مشارکت را به طور جداگانه برای شرکت های تابعه، بخش های بزرگ یا مناطق جغرافیایی ردیابی کنند. شرکت های کوچک و متوسط می توانند به طور کلی از میزان شرکت در این سازمان بهره مند شوند.
اگر تصمیم بگیرید که میزان مشارکت شما در مصاحبه خروج بتواند بهبود یابد، گام بعدی این است که روند مصاحبه فعلی خروج خود را تجزیه و تحلیل کنید . دو موضوع مهم برای بررسی عبارتند از:
- چرا کارکنان انتخاب مصاحبه خروج را انجام نمی دهند؟
- آیا مشكلات لجستیکی وجود دارد كه مانع از دستیابی منابع اطلاعاتی به كاركنان به موقع و موثر نمی شود؟
کارکنانی که مصاحبه ای را انجام نداده اند
برخی از دلایلی که کارکنان تصمیم می گیرند که مصاحبه های خروج کامل را انجام ندهند عبارتند از:
- مصاحبه خروج خیلی طولانی است
- سوالات مصاحبه خروج گیج کننده و یا شخصا تهاجمی هستند.
- کارمند اعتقاد ندارد که مصاحبه خروج خوانده خواهد شد یا تغییر خواهد کرد.
- کارمند از پیامدهای ترس میترسد.
- کارمند در شرکت عصبانی است.
- کارمند تعویض یا فراموش می کند.
- این روند دشوار یا ناراحت کننده است.
اگر شما از یک مصاحبه مصاحبه با سؤالات ارزیابی استفاده می کنید، 35 تا 60 سوال درباره طول مدت بررسی مناسب است. بیش از 60 سؤال برای مدت طولانی و ناخوشایند برای کارمند شروع می شود. اگر بیش از 70 سوال دارید، باید برای تعداد بیشتری از مصاحبه های خروج ناتمام آماده شوید.
سؤالات مصاحبه مصاحبه را برای سادگی مرور کنید. خودتان را در کفش کارمند قرار دهید و از خودتان بپرسید که چگونه احساس پاسخ به سوالات را می کنید. اجتناب از بسیاری از سوالات مصاحبه خروج که از احساسات و احساسات بخواهند.
بسیاری از کارکنان با احساساتشان همخوانی ندارند (یا ممکن است آنها بخواهند آنها را با شما به اشتراک بگذارند). برای یک کارمند خیلی ساده تر است که به کارآیی فرآیند پرداخته شود، نه اینکه چگونه در مورد این روند احساس می شود.
خروج بازخورد مصاحبه نادیده گرفته شد
کارکنان مصاحبه خروج خود را تکمیل نخواهند کرد اگر معتقد باشند بازخوردی که ارائه می دهند خواندن نخواهد داشت و یا فورا نادیده گرفته می شود. مهم است که کارکنان را بشناسیم که بازخورد آنها را ارزیابی می کنید . هنگامی که شما براساس پیشنهادات از مصاحبه های خروج انجام می دهید، نگران نباشید کارکنان را از این ایده بیرون کنید.
با گذشت زمان، کارکنان یاد می گیرند که شما گوش می کنید . هنگامی که این بخشی از فرهنگ سازمانی می شود، می توانید از بسیاری از ایده ها، پیشنهادات و انتقادات باز و صادقانه اطمینان حاصل کنید.
پیامدهای صادقانه بازخورد
همچنین، با کارکنان روشن شود که بازخورد صادقانه منجر به پیامدهای منفی نخواهد شد . بیانیه هایی که در یک مصاحبه خروج ساخته شده است هرگز نباید برای جلوگیری از واجد شرایط بودن مجدد برای مجدد استخدام استفاده شود.
بسیاری از متخصصان معتقد هستند که کارمندان را به صورت مصاحبه با خروجشان صادقانه نمی دانند و یا به طور کامل آنها را تکمیل نمی کنند. آنها ادعا می کنند که شرکت ها از این اطلاعات در برابر کارکنان استفاده می کنند. متخصصان منابع انسانی می دانند که این بی معنی است، با این حال، هنوز هم باید این ادعا بی اساس را نابود کند.
بازخورد کارکنان عصبانی
کارکنانی که در این شرکت خشمگین هستند ممکن است احساس کنند که نمی خواهند با شرکت در مصاحبه خروج کمک کنند. شما می توانید این کارکنان را تشویق کنید تا خشم خود را در مصاحبه خروج از بین ببرند. بسیاری از این کارمندان خشمگین با شانس شنیدن صدای خود - به خصوص اگر آنها می دانند که توسط مدیران ارشد شنیدنی هیجان زده می شوند.
یک روند تمیز و ساده نیز مهم است. این که آیا مبتنی بر وب یا کاغذ و مداد است یا خیر، فرم مصاحبه خروج باید به خوبی با فرم نظرسنجی بصری و آسان درک شود.
مشکلات منطقهای دومین منطقه مهم برای بررسی در روند مصاحبه خروج شما است. در هر فرایند لینک های ضعیف وجود دارد و مصاحبه های خروج از این قاعده مستثنی نیستند. معاینه شما باید تمام زنجیره ای از حوادث را که زمانی شروع می شود که یک کارمند اخطار می دهد و زمانی که کارمند مصاحبه خروج را ارائه می دهد ، شامل می شود.
فرایند مصاحبه خروجی خود را حسابرسی کنید
شما می توانید با پیدا کردن اطلاعات زیر شروع به بررسی پرونده مصاحبه خروج خود کنید.
- کارکنان عموما به قصد خود برای پایان دادن به خشونت اطلاع می دهند ؟
- چه کسی اولین کسی است که اطلاع داده شده است و چقدر اطلاع داده شده است معمولا؟
- چه کسی به بخش منابع انسانی می گوید و چطور؟ چه موقع پس از اخطار کارمند HR آگاه می شود؟ چه کسی در HR برای اولین بار اطلاع داده می شود؟
- چه کسی مسئول آغاز مصاحبه خروج است؟ هنگامی که این افراد (ها) از پایان کارکنان اطلاع دارند؟
- چگونه کارمند از مصاحبه خروج مطلع می شود؟ توسط چه کسی؟ چه روش؟ چه زمانی؟
- آیا مالکیت شخصی در منابع انسانی پروسه مصاحبه خروج وجود دارد؟ آیا افراد متعهد در این فرآیند اهمیت و فوری مصاحبه های خروج را درک می کنند؟
- کارمند در مورد مصاحبه خروج چه گفته است؟ به چه شیوه ای تشویق می شوند که مصاحبه خروج را تکمیل کنند؟ آیا کارکنان بیش از یک بار و بیش از یک بار گفته اند؟
- مصاحبه خروج آسان است؟
- وقت و کجا کارمند مصاحبه خروج را کامل کند؟ آیا دسترسی آسان به منابع لازم وجود دارد؟
- آیا کارمند دارای حریم خصوصی است که برای تکمیل مصاحبه خروج، اگر آنها آن را در محل کار کامل کند؟
- آیا ناظران و مدیران از روند مصاحبه خروج حمایت می کنند؟ آیا آنها از دریافت بازخورد منفی از کارکنان ترس دارند؟ آیا شما به ناظران ترسناکی اطمینان داده اید که اطلاعات مربوط به مصاحبه خروج به کارمندان را رله کنید؟
- آیا کارکنان می توانند مصاحبه های خروج خود را ارائه دهند؟
بررسی هر یک از سوالات حسابرسی بالا و نگاهی دقیق به روند مصاحبه خروج خود داشته باشید. برای بهبود هر یک از این زمینه ها، آنچه را که می توانید انجام دهید تعیین کنید. پس از اتمام بررسی خود، می توانید بلافاصله شروع به پیشرفت کنید.
فرآیند مصاحبه خروج خود را دوباره اندازه گیری کنید
برخی از تغییراتی که شما انجام می دهید، باعث بهبود چشمگیری در نرخ مشارکت می شوند. دیگران به زمان بیشتری نیاز دارند تا به طور موثری فرهنگ شرکت را نفوذ کنند.
میزان مشارکت خود را در سه ماه، شش ماه، نه ماه و دوازده ماه اندازه گیری کنید. با نشانه های دوازده ماه، شما باید انتظار داشته باشید که بهبود قابل ملاحظه ای در میزان مشارکت در مصاحبه شغلی خود را ببینید. این به این معنی است که شما اطلاعات بیشتری دارید که می تواند برای محدود کردن گردش مالی و افزایش نگهداری کارکنان استفاده شود.
نتیجه
شما می توانید ارزش مصاحبه های خروج خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید با افزایش تعداد کارکنان متوقف که در روند مصاحبه خروج شرکت می کنند. با مرور و بهبود محتوای و ساختار مصاحبه خروج، همراه با فرایندهای داخلی خود، می توانید میزان قابل توجهی از نرخ مشارکت خود را افزایش دهید.
در نهایت، امکان دارد که یک مصاحبه واقعی شخصی با یک عضو هیات مدیره، نه تنها میزان مشارکت شما را بهبود بخشد، بلکه اطلاعات بهتر را نیز فراهم می کند. شما نمیتوانید ارزش پیگیری پرسش را بدست آورید.