بر اساس تعریف، پروژه ها در مقایسه با فعالیت های منظم عملیاتی، موقت و منحصر به فرد هستند. و در حالی که بسیاری از شرکت ها به مدیران پروژه های آموزش دیده و گواهی تکیه می کنند تا ابتکار عمل خود را به دست بگیرند، مهارت های پروژه به طور فزاینده ای برای تمام حرفه ای ها مورد نیاز است.
این مقاله مقدمه ای برای برنامه ریزی یک پروژه برای هر حرفه ای که علاقه مند به پذیرش شیوه هایی است که به خوبی برای مدیران حرفه ای پروژه کار می کند، ارائه می دهد.
زمان را برای طرح درست پروژه خود بیاورید:
مدیران پروژه درک می کنند که یک بخش کثیف از کل زمان پروژه در برنامه ریزی صرف شده است. بسیاری از ما تمایل به سر و صدای خود را برای شروع کار، که در دنیای پروژه ها شبیه خواندن دستورالعمل های مربوط به قطعه جدیدی از مبلمان شما از یکی از آن خرده فروشان "جمع آوری آن" خودتان است. احتمالا، عجله برای انجام کار بدون خواندن دستورالعمل برخی از مشکلات جدی در برخی از نقطه در تلاش خود را ایجاد خواهد کرد.
به جای آنکه مستقیما به کار بپردازد، مهم است که چند مسئله مهم را از بین ببریم:
- دقیقا چیکار میکنی؟ تا حد ممکن دقیق باشید.
- چه زمانی باید آن را تکمیل کنیم؟
- برای تکمیل پروژه چه منابع (افراد، تجهیزات و بودجه) به آن دسترسی دارید؟
سه جزء فوق، جزء اساسی یک عبارت محدوده هستند. هر مدیر پروژه برای پیشبرد زمینه قبل از شروع کار تلاش می کند.
محدوده فعالیت شرکت حزب تعطیلات:
اظهارنامه دامنه نمونه برای حزب تعطیلات شرکت ممکن است به شرح زیر باشد:
هدف ما برنامه ریزی و ارائه یک حزب تعطیلات شرکت برای 100 کارمند و مهم دیگر آنها قبل از پایان ماه دسامبر، با هزینه بیش از 10،000 دلار است. برنامه ریزی و هماهنگی ما شامل 4 عضو کمیته نظارت بر مدیر عامل می باشد. این حزب شامل یک نوار باز، وعده غذا، دسر و سرگرمی خواهد بود.
فقط وقت خود را برای ساختن این بیانیه ساده، اما مهم ارائه می دهد راهنمایی قدرتمند برای تیم درگیر در پروژه است. همه ماهیت پروژه، زمان بندی، منابع و بودجه را درک می کنند.
شکستن محدوده به بلوک های گسسته کار:
مدیران پروژه چیزی را به نام یک ساختار شکست خورده ایجاد می کنند تا بتوانند در شرایط روشن و عملی، تمام کار پروژه را که باید توسط یک فرد در یک دوره زمانی خاص تکمیل شود، توصیف کند. در وضعیت شما، خرابی کار ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- شناسایی مکان
- تأیید در دسترس بودن اتاق و قفل کردن آن با سپرده.
- گزینه های غذا را انتخاب کنید.
- نوار را تأیید کنید و نوار را شامل می شود.
- گزینه های دسر را شناسایی کنید.
- دعوت نامه ها را با انتخاب غذا ایجاد و توزیع کنید.
- بر اساس دعوت های بازگشتی، گزینه های غذایی را به پایان برسانید.
- تصمیم گیری در مورد نوع سرگرمی
- گزینه های مرور را برای سرگرمی و انتخاب کنید.
- تنظیم اتاق غذاخوری را تأیید کنید.
- هدایای خرید میز برای مهمانان.
- هماهنگی و ارائه رویداد.
مدیران پروژه این شکسته شدن کار پروژه بدون توجه به منابع یا زمان بندی را توسعه می دهند، اما بیشتر در فرمت فوروم. هنگامی که تمامی کارهایی که لازم است برای رسیدن به دامنه پروژه مشخص شده است، وقت آن است که آن را به ترتیب قرار دهیم، مسئولیت ها را اختصاص داده و از اعضای تیم خود برای ارزیابی زمان و هزینه درخواست کنید.
ایجاد طرح پروژه از تجزیه کار:
پس از اتمام شکست ساده ساده شناسایی شده در صفحه قبلی، اکنون باید:
- تأیید کنید که تمام موارد مهم برای رسیدن به دامنه پروژه مشخص شده است.
- تأیید کنید که کدام آیتم های کاری را پردازش می کند و یک ماتریس مسئولیتی را ایجاد می کند که وظایف اصلی کار حزب مسئول را مشخص می کند.
- درخواست کنید که هر عضو تیمی وظایف خود را بررسی کند، برآورد هزینه های زمان و هزینه، مهلت یادداشت، خلاصه نیازهای منابع و اطمینان حاصل شود که آنها به طور کامل ارزیابی کارهایی که باید انجام دهند، پاسخگو باشند.
پس از تکمیل مراحل فوق، تیم پروژه باید با هم همکاری کند تا رویدادها را به ترتیب صحیح دنبال کند، و درنتیجه مناقشات را برای منابع یا چالش های برنامه ریزی احتمالی نشان می دهد. توجه: مدیر پروژه این مرحله را با توسعه یک نمودار شبکه ، محاسبه مسیر بحرانی و سپس برنامه ریزی منابع، اغلب با کمک نرم افزار کامپیوتری، تکمیل می کند.
برای پروژه کوچکتر شما با استفاده از روش های غیر رسمی، یک روش ساده از نوع پس از آن برای قرار دادن موارد در دنباله ممکن است همه چیز مورد نیاز باشد. این فرایند به شما امکان می دهد تا تصویر کامل مراحل مربوطه و مهلت برای برنامه ریزی و ارائه یک مهمانی تعطیلات عالی را توسعه دهید!
شروع کار:
حالا که وقت خود را به درستی درگیر پروژه قرار داده اید، وظایف اصلی را شناسایی کنید، وظایف را دنبال کنید و زمان و نیازهای منابع را مورد ارزیابی قرار دهید، آماده هستیم که تیم را برای انجام مسئولیت های تعیین شده خود آماده کنیم. نقش شما به عنوان مدیر پروژه غیر رسمی این است که برای نظارت بر کار، پشتیبانی از اعضای تیم و کمک به شناسایی و حل و فصل چالش های آنها رخ می دهد. یک مدیر پروژه خوب به طور منظم با اعضای تیم برای ارزیابی پیشرفت و شناسایی و هدایت خطرات در حال ظهور ملاقات می کند.
خط پایین:
رویکردهای مشابهی که در بالا ذکر شد می تواند به هر وضعیت پروژه در بخش یا واحد تجاری شما اعمال شود. ایجاد یک دامنه روشن، شناسایی کار، اختصاص منابع، توسعه تخمین ها و یک برنامه، و سپس نظارت و کنترل کار. اقدامات شما توسط مدیران حرفه ای پروژه در محل کار شما به رسمیت شناخته شده و قدردانی خواهد شد و نتایج شما بسیار بهتر از صرفا پریدن به کار بدون فکر کردن از آن خواهد بود. بهترین موفقیت با ابتکار بعدی شما!
-
توسط Art Petty به روز شد