پروژه های رسمی پیروی از مراحل پنج مرحله ای است
- شروع: تشکیل تیم پروژه، استقرار پروژه و شروع.
- برنامه ریزی: نهایی کردن محدوده پروژه، تعریف خرابی دقیق کار، ارزیابی ریسک، شناسایی نیازهای منابع، نهایی شدن برنامه و آماده سازی برای کار واقعی.
- اعدام: انجام کار واقعی مورد نیاز توسط تعریف و محدوده پروژه.
- نظارت و کنترل: مدیریت ، گزارش و کنترل منابع و بودجه های واقعی در مرحله اجرایی.
- پروژه بستن: تحویل پروژه، ارزیابی آموخته های درس، تعویق تیم پروژه.
جریان پروژه سنتی
صرف نظر از اندازه پروژه، حرکت از طریق مراحل یکسان است. این پروژه با شروع یک منشور آغاز می شود که منجر به شناسایی مدیر پروژه و اهمیت پروژه می شود.
هنگامی که پروژه آغاز شده است، به مرحله برنامه ریزی می رود. در اینجا تیم اصلی و کار شناسایی کار لازم را برای تکمیل دامنه پروژه و ایجاد برآوردها و ارزیابی ها برای زمان، هزینه ها، منابع و خطرات انجام می دهد.
پس از مرحله برنامه ریزی، کار آغاز می شود و در یک دستورالعمل تعریف شده لازم برای حرکت از پیشین یا فعالیت های قبلی به فعالیت های جانشین انجام می گیرد.
وابستگی های پروژه در این مرحله نقش مهمی ایفا می کند.
در حالی که اعدام در حال انجام است، مدیر پروژه و اعضای تیم نظارت، گزارش و کنترل کلی پروژه، با تاکید بر فعالیت های مسیر بحرانی. این کار تا زمانی ادامه دارد که مرحله اجرایی کامل شود و پروژه به مشتری تحویل شود.
مرحله نهایی، پروژه نزدیک، شامل بسته شدن تحویل، ارزیابی درس های آموخته شده و تعویق پروژه تیم است تا اعضا بتوانند به ابتکار بعدی خود حرکت کنند.
برای پروژه های نوعی پیشرفت سریع و یا تکراری، برنامه ریزی و اجرای در کوتاه مدت یا با سرعت بالا، با مراحل تکرار تا زمانی که پروژه به رضایت مشتری تکمیل شود.
شرح تفصیلی برای هر مرحله
شروع: شروع یک پروژه جامع نه تنها پروژه شما را برای موفقیت تنظیم می کند، بلکه زمینه سازی را برای تمام مراحل بعدی نیز فراهم می کند. در طول شروع، شما می توانید اعضای تیم پروژه را برآورده کنید، آنها را در مورد اهداف کلی پروژه ها خلاصه کنید و از صاحب مشتری یا صاحب پروژه سوال بسیاری را مطرح کنید تا بتوانید پروژه را به صورت موثر برنامه ریزی کنید. همچنین زمان خوبی برای ایجاد شور و شوق تیم در مورد پروژه و جمع آوری جزئیات هر دقیقه است که ممکن است روی برنامه ریزی پروژه تأثیر بگذارد. مراحل اضافی عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل متقابل
- تخصیص یک حامی اجرایی
- توسعه و ارتباط اساسی منشور
- جلسه رسمی شروع
برنامه ریزی : پس از شروع پروژه و جمع آوری تمام اطلاعات مربوطه، پس از آن شما شروع به برنامه ریزی پروژه خود را. مرحله برنامه ریزی بستگی به اندازه پروژه شما، چقدر اطلاعات شما برای سازماندهی و چقدر تیم شماست.
نتیجه نهایی برنامه ریزی باید یک طرح یا برنامه پروژه مشخص باشد که هرکدام از آنها وظایف تعیین شده خود را دنبال کنند. با برنامه ریزی پروژه ای مانند پروژه مایکروسافت یا Basecamp در هنگام برنامه ریزی یک پروژه بسیار مفید است. اگر دسترسی به یکی از این برنامه ها ندارید، یک جستجوی عمومی آنلاین را برای نرم افزار برنامه ریزی پروژه رایگان انجام دهید. اگرچه با استفاده از یک برنامه برنامه ریزی پروژه مفید است، همیشه لازم نیست. با استفاده از اکسل و ورد برای ایجاد طرح خود و ارتباط آن با تیم به همان اندازه موثر است. وظایف خاص در مرحله برنامه ریزی عبارتند از:
- ایجاد یک طرح ارتباطی برای ذینفعان مختلف
- ساخت یک ساختار خرابی دقیق کار.
- شناسایی مسیر بحرانی
- طرح بندی منابع در طرح پروژه و تصفیه توالی کار بر اساس وابستگی های پروژه و محدودیت منابع.
- در حال توسعه یک برنامه دقیق
- ارزیابی خطرات و ایجاد یک برنامه اولویت بندی و ریسک کاهش خطر.
اعدام: اکنون که شما طرح جامعی دارید، تیم می تواند پروژه را در برابر وظایف اختصاص داده شده خود شروع کند. این مرحله است که هر کس در واقع شروع به انجام این کار می کند. شما می خواهید رسما مرحله اجرایی را با جلسات شخصا آغاز کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز برای آنها ضروری است تا بخشی از پروژه خود را آغاز کنند. به دست آوردن تیم در مسیر درست، یکپارچه برای موفقیت پروژه است، بنابراین برنامه و برنامه های ارتباطات را به روشنی بیان کنید.
نظارت و کنترل: در حالیکه پروژه در مرحله اجرایی است، شما شروع به نظارت و کنترل آن خواهید کرد تا اطمینان حاصل شود که این برنامه در حال حرکت است. راه های مختلفی وجود دارد که می توانید پروژه را نظارت و کنترل کنید. گشت های ثبت نام با رهبران تیم، سازماندهی روزانه "stand-ups"، یا جلسات رسمی جلسات رسمی رسمی موثر هستند. اطلاعاتی که از این جلسات یا کانال های ارتباطی خارج می شود، به حلقه بازخورد و در نهایت هر برنامه ریزی مجدد و تنظیماتی که برای پروژه ضروری است، اطلاع می دهد. فعالیت های مهم دیگری در این مرحله عبارتند از:
پیوستن به برنامه ارتباطات از پیش تعیین شده خود برای اطمینان از مشارکت آگاهانه در مورد وضعیت پروژه.
نظارت بر تیم های کاری و فعالیت های کاری در مسیر بحرانی.
شناسایی فرصت ها برای بهبود عملکرد برنامه با سرعت ردیابی یا تکمیل فعالیت ها به طور موازی یا در صورت لزوم، برنامه ریزی را با اضافه کردن منابع خراب می کند.
نظارت بر هزینه های واقعی در مقایسه با برنامه ریزی شده.
در برخی موارد، نظارت، محاسبه و گزارش دهی در مورد ارزش خرید برای طرح پروژه.
نظارت و رفع خطرات و تصفیه طرح ریسک در صورت نیاز.
پروژه بستن: هنگامی که تمام جزئیات و وظایف پروژه شما تکمیل شده و توسط مشتری یا مالک پروژه تایید شده است؛ شما در نهایت می توانید پروژه خود را ببندید. بستن یک پروژه به همان اندازه آغاز، برنامه ریزی، و اجرای آن نیز مهم است. شما می خواهید همه اطلاعات را از پروژه مستند کنید و آن را منظم سازماندهی کنید تا بتوانید در صورت لزوم به آن بازگردید. همچنین زمان خوبی برای برگزاری پس از مرگ در پروژه است، بنابراین تمام اعضای تیم میتوانند در مورد آنچه که درست بوده یا نادرست در طول پروژه انجام شده، بازتاب داشته باشند. همچنین باید مستند باشد تا نتیجه بتواند با سایر اعضای پروژه به اشتراک گذاشته شود و در یک پوشه تاریخچه پروژه ثبت شود. در نهایت مهم است که به طور رسمی تیم پروژه را متوقف کنید، ارائه بازخورد و ارزیابی عملکرد را با توجه به سیاست شرکت شما مشخص کنید.
-
توسط Art Petty به روز شد