تعدادی از سوالات از طریق ذهن شما اجرا می شود:
- چگونه می توانم شروع کنم؟
- مراحل لازم برای حرکت پروژه از آغاز تا پایان آن چیست؟
- چگونه می توانم یک تیم پروژه با کارایی بالا بسازم ؟
- چه کسی می خواهم در این پروسه کمک کنم؟ آیا یک پشتیبان اجرایی وجود دارد؟
این پست متمرکز بر کمک به هر کسی که برای رهبری یک پروژه ، کمیته یا ابتکار تیم برای یک فعالیت منحصر به فرد به سازمان است. این که آیا شما سازماندهی یک جشن تعطیلات و یا رهبری طرح های جدید توسعه محصول، ابزار و پروسه های مدیریت پروژه وجود دارد تا احتمال موفقیت شما بسیار بالاتر است.
اول، 5 مرحله فرایند پروژه را درک کنید:
در حالی که من شما را تشویق می کنم که بیشتر در مورد هر یک از 5 مرحله در جزئیات بخوانید، می دانید که آنها هستند:
- شروع: لگد کردن پروژه.
- برنامه ریزی: برنامه ریزی تمام کار پروژه.
- اعدام: در حقیقت انجام کار.
- مدیریت و کنترل: تمام کارهایی که در طول پروژه انجام می دهید برای نظارت بر پیشرفت.
- بستن: تکمیل و تحویل پروژه و تعویق تیم.
این مراحل برای هر پروژه یکسان است.
13 مرحله پایه برای شروع پروژه:
- تعریف دامنه: اولین و مهمترین مرحله در هر پروژه تعیین دامنه پروژه است . برای رسیدن یا ایجاد آن چه کاری انجام می دهید؟ هدف پروژه چیست؟ به همان اندازه مهم است تعریف آنچه در محدوده پروژه شما وجود ندارد. اگر تعریف کافی از رئیس خود را دریافت نکنید، خودتان را طوری روشن کنید و برای تایید به طبقه بالا بروید. در حالی که مثال کمی از موضوع کسب و کار است، ما می توانیم همه را به پذیرش عروسی مرتبط کنیم. در برنامه ریزی پذیرش عروسی شما ممکن است به عنوان دامنه خود باشید: یک مهمانی عروسی برای 100 مهمانی آماده کنید، با شام، نوار باز، کیک عروسی و یک گروه زنده برای رقص با یک تاریخ خاص هزینه کنید تا بیش از 20،000 دلار نباشد.
- منابع موجود را تعیین کنید: چه افرادی، تجهیزات و پول برای دستیابی به اهداف پروژه در اختیار شما قرار خواهند گرفت؟ به عنوان مدیر پروژه، شما معمولا کنترل مستقیم این منابع را ندارید، اما باید مدیریت آنها را از طریق مدیریت ماتریکس مدیریت کنید .
- درک خط زمانی: زمانی که پروژه باید تکمیل شود؟ همانطور که طرح پروژه خود را توسعه می دهید، ممکن است برخی از انعطاف پذیری در نحوه استفاده از زمان در طول پروژه داشته باشید، اما مهلت ها معمولا ثابت می شوند، همانطور که در مورد پذیرش عروسی. اگر تصمیم به استفاده از ساعتهای اضافی برای برآورده شدن برنامه دارید، باید آن را با محدودیت بودجه خود مقایسه کنید.
- تیم پروژه خود را جمع آوری کنید: افراد را در تیم خود جمع کنید و گفتگو را شروع کنید. آنها کارشناسان فنی هستند. به همین دلیل است که سرپرست تابع آنها آنها را به این پروژه اختصاص داده است. شغل شما این است که تیم را مدیریت کنید.
- جزئیات کار، قسمت 1: قطعه یا اجزای اصلی که باید برای تکمیل پروژه ایجاد شوند چیست؟ به عنوان مثال، پذیرش عروسی نیاز به یک سطح بالایی دارد: یک سالن پذیرایی، غذا، نوشیدنی، کیک، مهمانان و سرگرمی. البته، هر یک از این موارد بزرگتر را می توان به بسیاری موارد اضافی تقسیم کرد. این گام بعدی است.
- جزئیات کار، قسمت 2: در مثال ما در پذیرفتن عروسی ما، احتمالا یک تیم یا فرد مسئول مسائل مختلف دارید. با اعضای تیم خود کار کنید تا جزئیات مورد نیاز برای رسیدن به هر مورد مهم را بیاموزید. شخص مسئول غذا باید گزینه ها، محدودیت های هزینه را درک کند و انتخاب هایی را که از دستیابی به محدوده پشتیبانی می کند، انتخاب کند . مراحل کوچکتر را در هر یک از مراحل بزرگتر فهرست کنید. چگونه بسیاری از سطوح عمیق شما را به گام های بیشتر و دقیق تر می رسانند به اندازه و پیچیدگی پروژه شما بستگی دارد.
- یک برنامه پیشنهادی را تهیه کنید: تمام مراحل خود را به یک طرح جمع آوری کنید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که از جدول مقدماتی برای شناسایی مواردی که باید قبل از موارد دیگر استفاده کنید استفاده کنید. شیوه های مدیریت رسمی پروژه برای توسعه آنچه که یک نمودار شبکه نامیده می شود و شناسایی مسیر بحرانی را فرا می خواند . در حالی که این ممکن است فراتر از نیازها یا سطح دانش شما باشد، مسئله اصلی این است که فعالیت ها را در جهت درست دنبال کنید و سپس منابع را به فعالیت ها اختصاص دهید. سوالاتی که باید بپرسید عبارتند از: اولین چیزی که اتفاق میافتد قدم بعدی چیست؟ چه قدم هایی می تواند در همان زمان با منابع مختلف ادامه یابد؟ چه کسی قصد دارد هر مرحله را انجام دهد؟ چقد طول میکشه؟ بسیاری از بسته های نرم افزاری عالی موجود وجود دارد که می تواند بسیاری از این جزئیات را برای شما آسان کند. از دیگران در موقعیت های مشابه از آنها استفاده کنید.
- طرح پایه ای خود را ایجاد کنید: از تیم خود و سایر سهامداران مطلع شوید. جدول زمانی و برنامه های کاری خود را برای متناسب با پروژه به زمان موجود تنظیم کنید. برای تهیه یک طرح پایه، هر گونه تغییرات لازم را برای طرح اولیه انجام دهید.
- درخواست تنظیمات پروژه: تقریبا هرگز به اندازه کافی زمان، پول یا استعداد اختصاص یافته به یک پروژه وجود ندارد. شغل شما این است که بیشتر با منابع محدودی از مردم انتظار داشته باشید. با این حال، اغلب محدودیت هایی وجود دارد که در یک پروژه قرار می گیرند که به سادگی غیر واقعی هستند. شما باید پرونده خود را ارائه دهید و آن را به رئیس خود ارائه دهید و درخواست کنید که این محدودیت های غیر واقعی تغییر کند. برای تغییرات در ابتدای پروژه بپرسید. منتظر نمانید تا مشکل شما برای تغییراتی که لازم دارید بپرسید. با این حال، اگر پروژه شما شامل یک عروسی باشد، انتظار نداشته باشید که موفقیت آمیز باشد و از بسیاری از تغییرات مهم درخواست شود!
- کار خود را انجام دهید، اما برای آن نباشید: ساختن طرح مهم است، اما این طرح می تواند تغییر کند. شما یک برنامه رانندگی برای کار هر روز صبح دارید اگر یک تقاطع با حادثه مسدود شود، برنامه خود را تغییر دهید و راه دیگری را تغییر دهید. همین کار را با پروژه های خود انجام دهید. آنها را در صورت نیاز تغییر دهید، اما همیشه در محدوده و منابع در ذهن نگه دارید.
- پیگیری پیشرفت تیم شما: در ابتدای پروژه پیشرفت کمی خواهید داشت، اما بعد از آن شروع به نظارت بر آنچه که هر کس انجام می دهد، به هر حال. این مسئله قبل از اینکه مشکلی ایجاد شود، مشکل تر شدن را حل خواهد کرد.
- سند همه چیز: نگه داشتن پرونده. هر بار که طرح اولیه خود را تغییر دهید، تغییرات را بنویسید و به همین دلیل لازم بود. هر بار که نیازمندی های جدیدی به پروژه اضافه می شود، از کجا و از چرخه مورد نیاز و چگونگی تنظیم جدول زمانی یا بودجه به دلیل آن تنظیم شده است. شما نمی توانید همه چیز را به یاد داشته باشید، بنابراین آنها را بنویسید تا بتوانید آنها را در بررسی پایان پروژه ببینید و از آنها یاد بگیرید.
- هر کس را مطلع کنید: تمام ذینفعان پروژه را در مورد پیشرفت همه چیز نگه دارید. پس از تکمیل هر نقطه عطف، آنها را از موفقیت خود مطلع سازید، اما آنها را به زودی به آنها اطلاع دهید. همچنین تیم خود را مطلع سازید. اگر تغییرات در نظر گرفته شود، تیم را در مورد آنها به همان اندازه که می توانید پیش بینی کنید، بگویید. اطمینان حاصل کنید که هر کس در تیم از آنچه که همه چیز انجام می دهد آگاه است.
خط پایین
شما لازم نیست که یک مدیر پروژه رسمی برای رهبری یک پروژه باشد. با این حال، شما باید ابزار و منطق مدیریت پروژه را به کار توضیح اهداف خود، جزئیات کار، ساخت یک تیم، و اجرای و نظارت بر کار اعمال کنید. بهترین موفقیت!