برنامه ریزی، نگه داشتن افراد پاسخگو، برقراری ارتباط و ارتباط بیشتر
این یک تعریف خوب دانشگاهی است، اما مدیران پروژه چه کار میکنند؟
به عبارت ساده، آنها پروژه ها را اداره می کنند. شاید این خیلی ساده است، اما این چیزی است که آنها انجام می دهند. در مرزهای اخلاقی، آنها هر آنچه که برای اهداف پروژه لازم است انجام می شود.
PMI یک پروژه را "یک فعالیت گروهی موقت طراحی شده برای تولید محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد" تعریف می کند. کلمه ی منحصر به فرد کار کلیدی در این تعریف است. وظایف روزمره پروژه ها را شامل نمی شود. پس از اتمام پروژه، فعالیت هایی که پروژه را تشکیل می دهند، خارج نمی شوند.
مدیران پروژه، منابع، مانند زمان، پول و مردم را سازماندهی می کنند تا پروژه ها را موفقیت آمیز بدانند. هنگامی که یک پروژه انجام می شود، مدیران پروژه به پروژه دیگری حرکت می کنند.
چه مدیران پروژه انجام میدهند
اگر یک کار مدیر پروژه برای سازماندهی منابع برای موفقیت پروژه ها باشد، چگونه این اتفاق می افتد؟
مدیران پروژه پروژه ها را برنامه ریزی می کنند. آنها با حامیان پروژه برای ایجاد اهداف پروژه نشستند. آنها این اهداف را برآورده می کنند و در چارچوب منشور پروژه قرار می گیرند .
منشور پروژه سندی است که ابتدا یک پروژه را تشکیل می دهد. این منشور پروژه اهداف بلندپروازانه پروژه مانند نقاط قوت، بودجه و دوره زمانی را مشخص می کند. اجزای دقیق چارت های پروژه بر اساس سازمان متفاوت است.
مدیر پروژه و حامی پروژه، درباره تیم هایی که در تیم پروژه می خواهند صحبت می کنند.
مدیر پروژه و حامی مالی استراتژیک در مورد چگونگی گرفتن این افراد در پروژه استراتژیک است. حامی پروژه باید موقعیت سازمانی و نفوذ داشته باشد تا به مدیران سطح بالا دسترسی پیدا کند تا منابع انسانی برای این پروژه به دست آید.
این اعضای هیات مدیره به طور رسمی به مدیر پروژه گزارش نخواهند داد، اما آنها مسئول مدیریت پروژه برای تکمیل وظایف پروژه می باشند. این شاید کار سختی در مورد مدیریت پروژه ها باشد: مدیر پروژه قدرت کامل مدیریتی بر اعضای تیم پروژه ندارد. این افراد دیگر اهداف و اولویت های خارج از این پروژه را دارند. اگر مشكلات شخصی بوجود می آید، مدیران پروژه سعی می كنند كه آنها را با اعضای تیم پروژه اداره كند، اما اگر این مشكلات وجود نداشته باشد، مدیر پروژه ممكن است مجبور باشد كه برای رسیدن به قطعنامه به مدیر تیم اعزام شود.
هنگامی که یک مدیر پروژه منابع خود را برای یک پروژه می داند، مدیر پروژه یک طرح پروژه و ساختار شکسته کاری یا WBS را توسعه می دهد. WBS نقطه عطف پروژه را به بخش های مدیریتی تقسیم می کند که می تواند به یک نفر اختصاص داده شود. یک کار تنها توسط یک فرد تکمیل نمی شود، اما یک نفر باید مسئول این کار باشد.
به عنوان یک مدیر پروژه WBS توسعه می دهد، او در نظر دارد که کدام وظایف به یکدیگر متکی هستند. او وظایف مناسب را دنبال می کند. او همچنین نقاط قوت، نقاط ضعف و دیگر تعهدات اعضای تیم پروژه را در نظر می گیرد.
بیشتر کار مدیران پروژه ارتباطات است. در مرحله برنامه ریزی، مدیر پروژه و حامی مالی در ارتباطات مداوم هستند. در جلسه کتف، مدیر پروژه تن برای کل پروژه را تنظیم می کند. پس از شروع پروژه، مدیر پروژه با اعضای تیم پروژه، حامیان پروژه و سهامداران ارتباط برقرار می کند . مشارکت کنندگان می توانند در داخل و خارج از سازمان باشند. مدیر پروژه جلسات منظم با تیم پروژه را برگزار می کند و در صورت لزوم با اعضای تیم های مختلف ملاقات می کند. مدیر پروژه همچنین به طور منظم با حامی مالی پروژه ملاقات می کند تا اطمینان حاصل شود پروژه به عنوان حمایت کننده پروژه انتظار می رود.
همانطور که پروژه به پایان می رسد، مدیر پروژه باید ارتباط برقرار کند تا مطمئن شود همه چیز با هم همراه خواهد بود. پس از بسته شدن، مدیر پروژه مدارک و یادداشت های آموخته شده از پروژه را می آموزد.
سازمان های دولتی تمایل دارند مدیران پروژه را در تلاش های بزرگ با اجزای فن آوری اطلاعات مانند ارتقاء نرم افزار های عمده و نوآوری های سخت افزاری استفاده کنند. پروژه های کوچکتر فناوری اطلاعات بیشتر احتمال دارد که ساختارهای رسمی مدیریت پروژه را نسبت به پروژه های کوچکتر بدون مفاد فناوری داشته باشند. مدیران پروژه برای این پروژه های کوچکتر و غیر فنی می توانند کارکنانی باشند که در مدیریت پروژه آموزش ندیده اند و انتظار می رود که از طریق این کار از بین بروند.
بسیاری از مردم از طریق مجبور شدن به مدیریت پروژه می افتند. آنها از همه نوع پس زمینه آمده اند. این که آیا آنها مأمور پلیس ، مدیران قراردادی، متخصصان برنامه درسی ، افسران اطلاعات عمومی و یا چیز دیگری هستند، آنها را به عنوان کارشناسان موضوعی که دارای مهارت های سازمانی هستند و به عنوان مدیران پروژه متصل می شوند، آغاز می کنند. هنگامی که آنها تجربه و آموزش کمی کسب می کنند، می بینند که از پروژه های مدیریت لذت می برند. آنها به دنبال فرصت های بیشتری برای مدیریت پروژه ها، آموزش برای ارتقاء مهارت های خود و شاید گواهینامه ها برای ایجاد اعتبار و فرصت های شغلی خود هستند.
ویژگی های مدیران پروژه
در میان مدیران پروژه موفق، ویژگی های متعددی وجود دارد. با استفاده از این ویژگی، مدیران پروژه در مسیر دستیابی به اهداف پروژه خود موفق هستند.
مدیران پروژه باید قابل اعتماد باشند. برای اینکه ذینفعان و اعضای تیم پروژه بتوانند به یک پروژه اعتماد کنند، باید به مدیر پروژه اعتماد کنند. این که آیا همه چیز به خوبی یا به خوبی انجام می شود، مدیر پروژه باید در مورد آنچه که با پروژه انجام می شود، باز و صادق باشد. چنین محرمانه اعتماد مدیران پروژه را افزایش می دهد. مردم می دانند که بدون توجه به آنچه در این پروژه اتفاق می افتد، اطلاعات قابل اعتماد دریافت خواهند کرد.
مدیران پروژه تمایل به انحراف دارند. Extroversion یک کیفیت خوب برای مدیران پروژه است زیرا آنها دائما ارتباط برقرار می کنند. هرچه ارتباط با حامی پروژه، ذینفعان یا اعضای تیم، مدیران پروژه باید بیشترین فرصت را برای انتشار و جمع آوری اطلاعات به کار گیرند. مدیران درونگرا میتوانند موفق باشند؛ با این حال، آنها باید خود را در خارج از منطقه راحتی خود را مجبور.
برنامه ریزی برای موفقیت در مدیریت پروژه حیاتی است. مدیران پروژه باید برنامه ریزان شوند نه برنامه ریزی خوب، بلکه پیروی از یک طرح و بدست آوردن زمانی که این طرح نیاز به تغییر دارد. مدیران پروژه به برنامه رسیده اند تا دیگر نیازی به نیازهای پروژه نداشته باشند. سپس، تنظیمات را در پرواز انجام می دهند تا اطمینان حاصل شود که اهداف پروژه برآورده می شوند. آنها تغییرات را به مخاطبان لازم مرتبط می کنند.
مدیران پروژه همیشه متخصص امور موضوعی پروژه هایشان نیستند. در پروژه های بزرگتر، عملا هیچ راهی وجود ندارد که مدیر پروژه بتواند متخصص در تمام جنبه های پروژه باشد. به همین دلیل تیم بسیار مهم است. برای مبارزه با کمبود تخصص مدیر موضوع پروژه، مدیران پروژه باید داده گرا باشند. آنها باید اعضای تیم خود را فشار داده و داده های قابل اطمینان را برای اثبات پیشرفت پروژه های خود در اختیار آنها قرار دهند. وقتی تصمیمات حیاتی در مورد زمان، کیفیت و دامنه ظاهر می شود، مدیران پروژه نیاز به اطلاعات برای تعیین آنچه باید انجام شود.
از آنجا که مدیران پروژه به اطلاعات نیاز دارند، باید آنالیز شوند. آنها باید بتوانند از طریق تعصب و احساسات برای یافتن اطلاعات مربوطه و اعمال آن به فرایند تصمیم گیری، قادر باشند.
گواهینامه های مدیریت پروژه می توانند درآمد کسب کنند
همانطور که مدیریت پروژه به رشته متمایز خود رسیده است، ارزش گواهینامه ها افزایش یافته است. در حقیقت، بسیاری از پست های شغلی در هر دو بخش عمومی و خصوصی نشان می دهند که کارفرمایان نیازمند یا ترجیح می دهند استخدام های جدید را به اعتبار اعطا کند. افراد با سابقه کار طولانی در مدیریت پروژه ممکن است مدارک لازم نداشته باشند، اما کسانی که به این خط کار جدید نیاز دارند باید آنها را دنبال کنند. همانطور که افراد بیشتری وارد حوزه مدیریت پروژه می شوند، افراد بیشتری باید خود را به عنوان صالح تشخیص دهند.
در ایالات متحده، صدور گواهینامه شایع ترین مدیران پروژه، Project Manager Professional یا PMP® است که توسط PMI ارائه شده است. برای کسب مدرک PMP®، مدیر پروژه نیازهای آموزشی، تجربه و آموزش را برآورده می کند. این الزامات را می توان با یکی از دو روش آشنا کرد. اولا، یک مدیر پروژه باید مدرک دبیرستان، پنج سال تجربه با 7500 ساعت مدیریت پروژه و 35 ساعت آموزش مربوطه داشته باشد. دوم، مدیر پروژه باید دارای مدرک لیسانس، سه سال تجربه با 4500 ساعت مدیریت پروژه و 35 ساعت آموزش مربوطه باشد.
پس از اتمام این الزامات، مدیر پروژه باید با PMI اعمال شود و امتحان بگیرد. این امتحان بر اساس دانش مدیریت پروژه یا PMBOK® است.
در مجموع PMI 9 گواهینامه مدیریت پروژه را ارائه می دهد. PMP ® و ساده تر برای کسب مدرک خبره در مدیریت پروژه یا CAPM ® ، دو گواهینامه کلی PMI است. هفت گواهی دیگر خود را با جنبه های خاص مدیریت پروژه مانند تجزیه و تحلیل کسب و کار، برنامه ریزی و مدیریت ریسک و یا روش های خاص مدیریت پروژه مانند Agile و OPM3 مقابله می کنند.
حقوق مدیران پروژه کسب درآمد
همانند تقریبا هر کاری که در بخش دولتی و خصوصی وجود دارد، کسانی که برای دولت کار می کنند، می توانند کمی کمتر از همتایان بخش خصوصی خود کسب کنند. سازمان دولتی تمایل دارد بسته های مزایای بهتر نسبت به شرکت های خصوصی داشته باشد.
مدیران پروژه در اوایل کارشان کمتر از کسانی است که تجربه بیشتری دارند. به عنوان مدیران پروژه، تجربه کسب می کنند، می توانند حقوق بالاتر را اداره کنند.