- محدوده
- خطر
- پیش فرض ها
این مقاله یک طرح کلی از این سه مفهوم مدیریت پروژه ضروری را ارائه می دهد و شامل پیوندها و پیشنهادات برای خواندن اضافی می شود.
محدوده
در مدیریت پروژه، محدوده مجموعه مرزهایی است که میزان پروژه را تعریف می کنند.
دامنه توضیح می دهد که چه چیزی باید به عنوان یک نتیجه از ابتکار پروژه به مشتری تحویل شود.
شناخت دامنه اجازه می دهد تا مدیر پروژه و تیم پروژه درک کنند چه چیزی در داخل یا خارج از مرزهای پروژه قرار دارد. اگر چیزی "در محدوده نیست"، در کار برنامه ریزی پروژه فاکتور نمی باشد . فعالیت هایی که در داخل محدوده بیانیه های محدوده قرار دارند، در "محدوده" در نظر گرفته می شوند و در برنامه و بودجه حساب می شود. اگر یک فعالیت خارج از مرزها باشد، "خارج از محدوده" در نظر گرفته شده و برای برنامه ریزی نشده است.
این که آیا شما یک مدیر پروژه یا بخشی از تیم پروژه هستید ، می خواهید در مورد چیزی که در محدوده و یا خارج از محدوده شما قرار دارد را بررسی کنید.
به عنوان مثال، تصور کنید که یک مشتری از شما خواسته است که یک وب سایت ایجاد کنید. همانطور که در محدوده (یا تعیین مرزها) پروژه مشخص میکنید، موارد زیر را به عنوان محدوده مشخص می کنید:
- طراحی سایت و نمودار سیار
- ایجاد یک بستر آزمون
- کدگذاری به قاب مورد تایید
- توسعه گرافیک برای موضوع وب سایت
- آزمایش و اشکال زدایی قبل از ساخت سایت عمومی
در طول پروژه، مشتری از شما می خواهد یک نمای کلی ویدیویی از شرکت بسازید. این ویدیو در محدوده پروژه مشخص نشده است و از این رو خارج از حوزه است.
در حالی که شما ممکن است خوشحال باشید که کار ویدئویی را برای هزینه اضافی انجام دهید، این نیاز به تجدید نظر در محدوده و برآورد هزینه و زمان پروژه است.
در غیاب یک سند روشن و توافق شده، موضوع این ویدیو ممکن است بین تیم شما و نمایندگان مشتری متضاد باشد. یک بیانیه واضح و روشن به شما این امکان را می دهد که وضعیت را نابود کنید و با تغییر در یک روش منظم مقابله کنید.
پس چگونه می توان تعیین کرد که چه چیزی در محدوده یا خارج از محدوده است؟ ابتدا می خواهید تمام جزئیات پروژه که در حال حاضر بر اساس بحث با مشتری و یا مالک پروژه شناخته می شود را به تصویر بکشید. سپس شما می خواهید پیش فرض های کلیدی را تنظیم کنید که آنچه در محدوده یا خارج از محدوده در نظر گرفته می شود.
پیش فرض ها
در بعضی مواقع در زندگی شما به احتمال زیاد گفته شده است: "هرگز فرض نکنید." با این حال، ساختن مفروضات در مدیریت پروژه ، فعالیت روزمره است. مفروضات به شما کمک می کند دامنه و خطرات را تعریف کنید و تخمین های خود را برای زمان و هزینه درست تنظیم کنید. مطمئنا ضروری است که مفروضات خود را مستند سازی و تایید نمایید.
چیزی ساده را در نظر بگیرید، مانند ایجاد یک کتاب. بگذارید بگوییم دوست شما یک ایده دارد برای یک کتاب قهوه خانه و از شما خواسته است که پروژه را مدیریت کنید. اولین درخواست او برای بودجه است تا بتواند تأمین مالی را تامین کند.
همانطور که دامنه را تعریف می کنید، مشخص است که دوست شما بر روی بسیاری از جزئیات، از جمله تعداد صفحات، ورودی تصویر، سبک پوشش و وزن کاغذ مورد استفاده برای صفحات، نامعلوم است. از آنجا که همه این عوامل بر هزینه و پیچیدگی تولید تأثیر می گذارد، شما باید فرضیه های مربوط به مشخصات و اعتبار این فرضیه ها را با دوست خود پذیرفته یا غیر قابل قبول کنید.
پس از بحث بیشتر، دوست شما به شما می گوید که او قصد دارد تا 50 عکس در این کتاب را شامل شود. شما می توانید فرض خود را بر روی 50 تصویر یا پیش بینی کنید که این تعداد در طول زمان افزایش یابد، شما می توانید فرض کنید که بین 75 تا 90 صفحه با تصاویر وجود خواهد داشت.
شما می توانید ببینید که چگونه فرضیه ها به طور مستقیم بر برنامه نیز تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، تصور کنید که یک پروژه را در یک پارک هدایت می کنید که شامل ساخت یک مجموعه نوسان است.
هنگام تنظیم پروژه شما به بودجه و اعضای تیم اختصاص داده می شود، یکی از آنها مسئول مواد است. همانطور که برنامه خود را ایجاد می کنید، وقتی که سیمان وارد می شود، از شخصی که مسئول مواد است می پرسد. این شخص پاسخ می دهد که او مطمئن نیست که سیمان چه خواهد شد، اما او معتقد است که بین 1 ژوئن و 10 ژوئن خواهد بود. همانطور که محدوده و برنامه شما را می سازید، فرض می کنید که سیمان بعد از 10 ژوئن وارد نمی شود. این مثال دو مزیت را برای ایجاد پیش فرض نشان می دهد.
اولین نفع این است که فرض بر دریافت سیمان بعد از 10 ژوئن به شما امکان می دهد تا فعالیت هایی را که بر روی سیمان تکیه می کنند برنامه ریزی کنید. دومین مزیت این است که فرد مسئول مواد را با مهلت تحویل سیمان، که پس از آن می تواند به فروشنده خود انتقال دهد، فراهم می کند. این به طور سه گانه یک مهلت کلیدی برای پیشبرد پروژه را تعیین کرده است.
پیش بینی های انجام شده، معیارهای تعیین شده ای را که اغلب در طول پروژه بازبینی می شوند، برای کمک به تیم پروژه در درازا، در زمان و درون بودجه. اما چه اتفاقی می افتد وقتی فرضیات اشتباه هستند؟ این جایی است که خطر وارد بازی می شود.
خطر
هنگامی که دامنه خود را ساخته اید و مفروضاتی را که پشت محدوده و برآوردها هستند شناسایی کرده اید، می خواهید شروع به ارزیابی حوزه های خطر کنید . همانطور که در دنیای واقعی است، خطر در مدیریت پروژه مشابه است. این یک خطر یا شانس است که می تواند آسیب ایجاد کند. (توجه: مؤسسه مدیریت پروژه و سازمان مدیریت دانش PMBOK تعاریف مفصلی از خطرات و انواع و تعریف چارچوب مدیریت ریسک پروژه را ارائه می دهند.)
تمام پروژه ها حاوی خطر هستند و اگر شما مدیر پروژه یا صاحب پروژه هستید، نه تنها مسئولیت شما در پیش بینی ریسک است، بلکه همچنین شغل خود برای اطلاع دادن تاثیر بالقوه این خطرات به تیم پروژه و آماده سازی برای کاهش خطرات است.
ریسک در درجه های مختلف قرار می گیرد. گاهی اوقات ریسک می تواند به این معنا باشد که پروژه کمی متفاوت به نظر می رسد یا یک نوبت کوچک غیر منتظره را می گیرد. در برخی موارد، با این حال، خطر می تواند منجر به نتایج فاجعه آمیز شود که پروژه شما را در سر خود قرار می دهد.
بیایید از سناریو زمین بازی از مثال سیمان بالا استفاده کنیم. یکی از خطرات این است که سیمان با تاریخ مورد نظر 10 ژوئن وارد نمی شود. اثرات بالقوه این خطر چیست؟ تمام فعالیت های جانشینی که پس از سیمان دنبال می شوند به علت این مشکل به تعویق افتاده است.
خطرها نیز می توانند مثبت باشند. در صورتی که سیمان زودتر از حد پیش بینی شده باشد تاثیر پروژه را در نظر بگیرید. در حالی که این به نظر می رسد یک نتیجه مثبت است، هنوز یک مشکل برای زمان بندی و توالی تمام مراحل دیگر در پروژه ایجاد می کند.
مدیران پروژه با تیم پروژه های خود به فکر فرو می روند و خطرات احتمالی را شناسایی می کنند. آنها روند را به مرحله ای ادامه می دهند و به شدت بالقوه خطر و احتمال وقوع آن نگاه می کنند. علاوه بر این، آنها افرادی را که برای تشخیص زمان ریسک در حال وقوع هستند مناسب تر می کند و آنها در مورد برنامه های کاهش خطر پذیرفته موافقت می کنند.
بسیاری از شرکت ها دارای الگوهای ریسکی دقیق هستند که در طول زمان و از تجربه با پروژه های دیگر توسعه یافته اند. بعضی از صنایع ریسک هایی را ایجاد می کنند که به عنوان نقطه شروع برای تحلیل ریسک مورد استفاده قرار می گیرند. بسیاری از صنایع تجزیه و تحلیل آماری بسیار دقیق برای برنامه ریزی ریسک نیز انجام می دهند.
خط پایین
اصطلاحات: محدوده، پیش فرض ها و ریسک ها در مدیریت پروژه ها مهم هستند. از این مقاله به عنوان نقطه شروع برای بررسی این و دیگر شرایط مدیریت پروژه مهم در جزئیات بیشتر استفاده کنید.