اگر چه این تعریف به نظر می رسد پیچیده است، مدیران پروژه در واقع ریشه در عقل و عملی است.
این که آیا شما می خواهید مدیریت پروژه را به مشتریان خود اختصاص دهید یا هدف شما تبدیل شدن به یک مدیر پروژه است، گام به گام اصول مدیریت پروژه را در نظر بگیرید. قبل از اینکه شروع کنید، تعیین کنید که آیا سرویس موردنظر شما (یا تخصیصی که در حال دریافت آن هستید) واقعا یک پروژه است.
مدیریت عمومی در مقابل مدیریت پروژه
چطور تصمیم می گیرید که چیزی چیزی است یا یک پروژه نیست؟ برای شکستن این موضوع، دو بخش مختلف مدیریت را به مدیریت (یا عموم) مدیریت و مدیریت پروژه جدا کنید.
مدیریت کارکردی یا عمومی ، عملیات مداوم یک کار است. یک مثال می تواند این باشد که اگر شما یک شرکت فن آوری داشته باشید و یک سرویس دهنده داشته باشید که پشتیبان پشتیبان آن را تأمین می کنید و به طور مداوم حساب های سالانه خود را با پشتیبان گیری از سرورهای خود و گزارش فعالیت های هفتگی خود آنها را مدیریت می کنید. اگر این کار را برای پنج سال انجام دهید و قرارداد تجدیدنظر با مشتری را داشته باشید، کار شما پیوسته است و بنابراین کلی یا عملی است.
اگر، با این حال، مشتری شما می خواهد یک سیستم مدیریت محتوا جدید را پیاده سازی کند و یک سال برای توسعه سیستم جدید بسازد و از شما بخواهد توسعه آن را هدایت کند، مشتری شما شما را در یک پروژه مشغول به کار کرده است.
به همین ترتیب، اگر شما با منابع انسانی کار کنید و شغل شما این است که مدیریت بخش بودجه و نظارت بر همکاران جوان خود را انجام دهید، پس شما کار شایسته ای دارید، زیرا کار مستمر است که پایان قطعی ندارد.
از سوی دیگر، اگر شما شغل همان HR و مدیر بخش خود را از شما درخواست یک برنامه استخدام جدید (و شما فراهم می کند با مهلت و بودجه) و شما را به عنوان مدیر پروژه، پس این یک پروژه است، زیرا یک تاریخ شروع و پایان دارد و این کار تنها یک بار اتفاق می افتد.
تجسم پروژه خود را به سه قسمت
اکنون که شما درک آنچه که یک پروژه را تشکیل می دهید، می توانید به مدیریت پروژه بیشتر نگاه کنید. با استفاده از برنامه استخدام به عنوان مثال، اکنون که می دانید نیازمندی یک پروژه است، گام بعدی مشخص کردن دامنه، زمان و بودجه مورد نیاز است.
مدیریت پروژه برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل محدوده، بودجه و زمان پروژه برنامه استخدام است. برای کمک به تجسم پروژه، یک اهرام ساده را بکشید. هر خط هرم نشان دهنده یکی از سه قسمت اصلی پروژه (یعنی دامنه، زمان و بودجه) است. فضای خالی در وسط هرم، کیفیت محصول تحویل شده است. هرم یک ابزار مهم برای یادگیری است که شما پروژه خود را برنامه ریزی کرده اید، زیرا سه قسمت اصلی شما رشد می کند یا کاهش می یابد، کیفیت محصول تحت تاثیر قرار می گیرد.
محدوده پروژه
تعریف دامنه اغلب جزئی ترین و پیچیده ترین بخش مدیریت پروژه است.
جزئیات پروژه به طور کلی در ابتدا شناخته شده نیست، بنابراین برآورد اینکه فعالیت ها و وظایف مورد نیاز برای اجرای پروژه، مورد توجه قرار گرفته است، مورد توجه قرار گیرد. محدوده شامل تمام فعالیت ها و وظایف مختلفی است که برای تولید محصول نهایی ارائه می شود. تعریف دامنه پروژه به شما کمک خواهد کرد که زمان و بودجه ای را که برای تکمیل پروژه نیاز دارید، تعیین کنید. یک راه خوب برای شروع این است که به سادگی آنچه را که فکر میکنید برای تکمیل کار مورد نیاز است بنویسید. بعد، با دیگران مشورت کنید تا دیدگاهی جامع از تمام فعالیت های مربوطه کسب کنید.
زمان پروژه
هنگامی که محدوده اولی را ایجاد کرده اید، می توانید شروع به اختصاص دادن یک زمان برای هر فعالیت و کار و همچنین برای دیدن عکس های بزرگتر پروژه کنید. از خودتان بپرسید که چه اتفاقی خواهد افتاد و همزمان اتفاق می افتد.
همچنین توجه دقیق به تعداد افرادی که فعالیت های پروژه را مرور می کنند، توجه کنید زیرا این کار زمان لازم برای تکمیل یک مرحله را تحت تاثیر قرار می دهد. تعجب آور است که چه مدت یک کار ساده می تواند زمانی انجام شود که سه نفر نیاز به بررسی آن داشته باشند. پس از محاسبه زمان لازم برای تکمیل فعالیت ها و وظایف تجمعی، آماده ایجاد یک برنامه پروژه برای تیم پروژه می شود.
بودجه پروژه
در این مرحله، آنچه (دامنه) و طول (زمان) یک پروژه را ایجاد کرده اید، اکنون زمان تعیین بودجه است. خیلی شبیه محاسبه مقدار زمان برای یک پروژه، شما اغلب مجبورید با دیگران مشورت کنید، از جمله اینکه منجر به تعیین بودجه دقیق می شود. بودجه شامل ملاحظات چندگانه شامل استفاده از افراد و مواد درگیر در فعالیت های انجام شده و مدت زمان مورد نیاز (یعنی افراد) و مواد مورد استفاده می باشد.
ارتباط کلید است
اغلب مشتری (یا رئیس) می خواهد یک پروژه را در یک زمان و بودجه پیش از آن بدون در نظر گرفتن دامنه پروژه تکمیل کند. مشکل این است که تقریبا همیشه، با توجه به محدودیت های زمان و بودجه، محدوده پروژه قابل قبول نیست. در نتیجه، بخشی از مدیریت پروژه در حال مذاکره با محدوده پروژه با یک مشتری یا رئیس است. در طول پروسه مذاکره، و همچنین کل پروژه، ارتباطات واضح و روشن تنها مهمترین مهارت است که شما نیاز دارید. به وضوح چالش هایتان را در طول راه ارتباط می دهید، شریک تر مشتری یا رئیس شما خواهد بود.