کلید مدیریت نشست - پایه PAT
برخی از مدیران PAT را استخدام می کنند
رویکرد به جلسات، نیاز به یک پاورپوینت، یک پرونده و یک پرونده T. مقابله با شرکت کنندگان با این نکات مهم در زمینه جلسات پیش از جلسه، تضمین می کند که مردم آماده حضور و حمایت از هدف کلی جلسه هستند. یک نقشه PAT روشن برای اطمینان از یک جلسه تولیدی کمک می کند.
شما باید قادر به تعریف هدف از جلسه حداکثر 1 یا 2 جمله باشد. "این جلسه برای برنامه ریزی کمپین بازاریابی جدید" یا "این جلسه برای بررسی سیاست جدید حمل و نقل برای مدیریت بازده" است. هدف کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه می دانند چرا آنها وجود دارد، چه باید انجام شود، و چگونه برای هدایت پیشرفت و رانندگی برای نتیجه گیری.
دستور کار را تنظیم کنید. فهرست مواردی را که میخواهید بررسی کنید / بحث کنید / بازبینی کنید. من دوست دارم یک محدودیت زمانی برای هر یک از آیتم های دستورالعمل (به زیر) اختصاص دهم و فردی را که مسئول نظارت بر بحث است، شناسایی کنم. تنظیم یک دوره زمانی؛ حداقل زمان شروع و پایان را تعیین می کند.
من همچنین توصیه می کنم تنظیم مدت زمان برای هر مورد در دستور کار. این باید در کل زمان جلسه مجمع باشد.
ملاقات های خود را در زمان شروع کنید
اگر در یکی از آن فرهنگ ها کار کنید که مردم تا پنج یا ده دقیقه پس از زمان شروع برنامه ریزی به هم می رسند، زمان شروع یک روند جدید است.
یک شرکت مدیران خود را تشویق می کند تا درب را در زمان شروع برنامه ریزی بسته شوند و کسانی که دیر می شوند، به شرکت در مهمانی خوش آمدید. در حالی که این ممکن است سخت تر از آن چیزی باشد که شما به انجام آن عمل می کنید، شما نباید از اینکه جلسه را به منظور برگزاری، بررسی هدف و تأیید انتظارات و زمان بندی، متقاعد کنید.
منتظر نمانید تا نشان دهیم. وقتی کسی دیر می کند، به عقب برگردید و بررسی کنید که قبلا پوشش داده شده است. با موضوعات ملاقات خود ادامه دهید این برای ناخوشایند ناخوشایند است و شانس او را برای رسیدن به موقع در جلسه بعدی بهبود می بخشد.
اگر برگزار کننده جلسه / حامی مالی در زمان نشان داده نشود، جلسه را لغو و به کار بازگردانده شود. دوره انتظار پنج تا هفت دقیقه معقول است. شانس، سازماندهی جلسه به یک مشکل غیر منتظره تبدیل شد و ترجیح می دهد که وقت خود را در انتظار او نگذارید.
نشست را در موضوع نگه دارید
یک تمرین خوب این است که شخص را به نقش نگه داشتن همه افراد در طی جلسه اختصاص دهید. اغلب، بحث و گفت و گو و سپس از بین بردن عقاید، ایده ها، حقایق و احساسات تضعیف می شود. در عوض، نقش را تعیین کنید و هر کس را در حضور خود مطلع کنید، این فرد اگر و وقتی بحث را از دستور کار و آیتم خاصی از بحث خارج کند، تعامل می کند.
در بعضی از شرکتها، این نقش به عنوان "ترافیک مقابله" اشاره شده است، در برخی دیگر، "موضوع نگهدارنده". صرف نظر از برچسب، نقش بسیار مهمی در تقویت اثربخشی و بهره وری جلسات شما است.
اگر موضوعات اضافی مطرح شود که خارج از دستور کار هستند اما برای بحث و جدل مهم است، آنها باید به وضوح ضبط و در "پارکینگ" برای بررسی و بحث بعدی و یا برای یک جلسه مجزا قرار داده شود. صاحب جلسه حق دارد اجازه دهد که یک بحث متناوب جزئی در صورتی که از هدف کلی جلسه پشتیبانی کند.
نگه داشتن و توزیع نشست یادداشت ها / دقیقه
کسی که غیر از سازماندهی جلسه، باید جلسات جلسه را حفظ کند. یک ضبط خوب از دقیقه شامل:
- زمان، تاریخ، مکان محل نشست
- شرح هدف
- کپی دستور کار
- لیست شرکت کنندگان و لیستی از کسانی که حضور نداشتند
- فهرست خلاصه ای از نتایج، اقلام عملیاتی، مسئولیت ها و تاریخ برای تکمیل. بسیاری از خبرنگاران از این دستورالعمل به عنوان یک راهنما برای فهرست بندی نتایج و اقدامات استفاده می کنند.
- اگر واقعا مورد نیاز باشد، برنامه ریزی می شود.
در حالت ایده آل، جلسه نشست را در اسرع وقت پس از پایان جلسه و به طور کامل در یک روز کاری توزیع کنید. دقیقه ها و یادداشت ها به عنوان یک یادآوری مهم برای شرکت کنندگان و همچنین یک منبع اطلاعات برای سهامداران دیگر و یا برای کسانی که از جلسه از دست رفته برخوردار هستند. دقیقه ها یک ابزار عالی برای اهرم برای یادآوری مردم و تیم از اقدامات پیگیری خود را متعهد است.
خط پایین برای حال حاضر:
ممکن است یک جلسه نتیجه مثبتی را به همراه داشته باشد، کمک به تحریک پروژه ها و مردم به جلو، فقط روی آن حساب نکنید. برخی از تلاش ها و تقویت عمدی تکنیک های مدیریت جلسه شما موجب افزایش رضایت شما می شود.
-
توسط Art Petty به روز شد