پروژه را به سمت جلو ادامه دهید
ما همچنین می خواهیم به برخی از ابزارهای مدیریت تغییری که می توانید استفاده کنید و نحوه مدیریت پروژه را در نظر بگیرید.
قبل از اینکه ما حتی در مورد فرآیندها یا ابزارهایی صحبت کنیم که می خواهم در مورد چشم انداز شما تغییر ایجاد کنم.
پذیرفتن تغییرات اتفاق می افتد
تغییرات می توانند در هر نقطه ای از چرخه عمر مدیریت پروژه اتفاق بیفتند.
ساده ترین راه برای مدیریت تغییر در پروژه های کمتر سردرد این است که بدانید که این اتفاق می افتد و برای آن برنامه ریزی می شود.
داشتن راهکارهایی برای مقابله با تغییرات قبل از وقوع آن، سریعترین راه برای به دست آوردن همه افراد در کنار آنچه که متفاوت است، است.
فرآیند مدیریت تعریف شده و ساختار یافته بهترین مکان برای شروع است. این کتاب شما برای آنچه اتفاق می افتد، اگر کسی پیشنهاد می کند که پروژه باید چیزی متفاوت با آنچه که در حال حاضر برنامه ریزی شده است، راه خوبی برای جلوگیری از شکست پروژه باشد.
فرایند مدیریت تغییر
فرآیند مدیریت تغییر به نظر می رسد:
- دریافت اطلاعات در مورد تغییر
- ارزیابی تغییرات از جمله برنامه ریزی چقدر کار می کند
- توصیه ای را در مورد اینکه آیا ارزش آن را دارد پیش بینی کنید.
- سپس تصمیم بگیرید که آیا باید این تغییر را در نظر بگیرید یا نه.
بیایید به هر یک از این مراحل به نوبه خود نگاه کنیم.
دریافت اطلاعات در مورد تغییر
شما یک درخواست برای تغییر پروژه دریافت خواهید کرد. شما می توانید اطلاعات را در صدها روش مختلف دریافت کنید: در یک ملاقات، در ایمیل، در تلفن، در راهرو به عنوان عجله خارج از دفتر در شب. ایده آل، شما اطلاعات را در فرم درخواست تغییر دریافت خواهید کرد، اما شما باید بدانید که در زندگی واقعی بسیاری از ذینفعان مهم فکر می کنند که تکمیل این نوع کاغذ کاری کار مدیر پروژه است. و در شرکت شما ممکن است.
برای تکمیل تمام جزئیات درخواست، از فرم درخواست درخواست تغییر پروژه خود (بیشتر از آن در یک دقیقه) استفاده کنید، با این وجود رسمی که با شما به دست می آید. سپس فرم را از آغازگر اجرا کنید تا بدانید که دقیقا همان چیزی را که میخواهید منعکس می کنید.
به یاد داشته باشید که ممکن است تغییرات در مورد انجام کار نیز باشد. همیشه به این نکته توجه نکنید که تغییرات مربوط به قرار دادن کار است. فرآیند همان است بدون در نظر گرفتن اینکه آیا شما افزایش یا کاهش دامنه پروژه هستید.
ارزیابی تغییر را انجام دهید
به درخواست تغییر در جزئیات نگاه کنید. شما تأثیر را بر روی:
- برنامه
- مستندات
- کار انجام شده برای تاریخ و کار هنوز هم برای انجام
- بودجه
- اقدامات کیفی
- محدوده
- در دسترس بودن منابع
به عنوان مثال، تغییرات نرم افزاری ممکن است در 5 روز تخمین زده شود.
این تنها 5 روز به برنامه اضافه نمی کند، زیرا کار دیگری را تحمل می کند و حرکت را در یک زمان زمانی که منبع کلیدی در تعطیلات است، حرکت می دهد. این کار نیز باید منتقل شود، بنابراین کلی این تغییر 8 روز به برنامه اضافه خواهد شد. این هزینه برای 5 کیلوگرم هزینه دارد و 8 روز اضافی ما را به ماه دیگر با قرارداد عرضه کننده تحویل می دهد، بنابراین هزینه های آن نیز در نظر گرفته شده است. کیفیت تغییرات اما تغییرات دامنه را برای تغییر جدید تغییر می دهد. تمام مستندات مربوطه باید شامل طرح پروژه و راهنمایی های آموزشی که قبلا آغاز شده بود، به روز شود.
همانطور که می بینید، یک تغییر ساده 5 روزه می تواند اثرات گسترده ای داشته باشد. مهم این است که قبل از اینکه تصمیم بگیرید که آیا این تغییر را انجام دهید یا نه، همه چیز درباره این را بدانید، زیرا داشتن تصویر کامل می تواند نتیجه را تغییر دهد.
تهیه و ارائه یک توصیه
حالا شما می دانید تاثیر کامل این تغییر شما می توانید یک توصیه را در مورد اینکه آیا ارزش آن را با آن رو به جلو است.
در برخی موارد، این امر نخواهد بود، زیرا مزایای درک شده کمتر از هزینه است. در موارد دیگر، ممکن است سود آن کافی باشد تا هزینه های انجام کار اضافی را جبران کند. در مواردی دیگر، ممکن است متوجه شوید که تغییر تاثیر منفی بر روی هزینه دارد، اما هیچ چیز در مورد آن نمی توانید انجام دهید، زیرا این یک مسئله نظارتی یا رعایت یا برای برخی از دلایل داخلی مانند بازسازی سازمانی است.
تصمیم بگیرید
برای تغییرات کوچکی که در مجوز مجوز شما قرار دارد، می توانید تصمیم بگیرید که آیا تغییر را بپذیرید یا خودتان (با ورودی مناسب از تیم). هر چیزی بزرگتر باید توسط حامی پروژه یا هیئت مدیره پروژه تأیید شود.
به یاد داشته باشید که اگر تغییر آنها رد شود، به عقب بر گردیم. شما می خواهید برای جلوگیری از مزاحمت سهامداران پروژه خود را اگر شما می توانید!
تغییر ابزار مدیریت
تعدادی از ابزارهای مدیریت تغییر وجود دارد که می توانید آن را برای ساده تر شدن و کارآیی بیشتر این فرآیند استفاده کنید. من توصیه می کنم:
- یک چک لیست یا نقشه فرآیند که مردم را از طریق دقیقا همان کاری که باید انجام می دهند، به منظور ایجاد تغییر در دامنه پروژه خود می گیرد.
- فرم درخواست تغییر قالب. این می تواند از طریق یک گردش کار خودکار آنلاین باشد.
بیایید نگاهی به آنچه که در آینده به درخواست تغییر تغییر پروژه می رود نگاه کنید.
چه چیزی به درخواست تغییر پروژه می رود
فرم درخواست درخواست تغییر پروژه باید شامل موارد زیر باشد:
- نام شخص درخواست تغییر ("درخواست کننده").
- یک شناسه منحصر به فرد مانند یک شماره تغییر (شما می توانید این را در خودتان اضافه کنید بعید به نظر می رسد که هر یک از افرادی که درخواست را افزایش می دهند و از فرم استفاده می کنند می دانند چه چیزی را در آن جعبه قرار دهید).
- توصیف تغییرات پیشنهادی، با جزئیات دقیقی که آنها میتوانند مدیریت کنند.
- دسته تغییر. در حالت ایده آل، شما این بخش را قبل از جمع آوری می کنید تا فقط باید جعبه را تیک بزنید. این یک جای خوب برای یادآوری اینکه آیا تغییر با تنظیمات یا تطبیق درونی است به طوری که اگر (واقعا)، شما می توانید بسیاری از مراحل برنامه ریزی و ارزیابی را کنار بگذارید و به سادگی با آن برخورد کنید.
- "چرا" تغییر. توجیه برای انجام آن چیست؟ چرا درخواست کننده آن را می خواهد؟
- تأثیر تغییر به عناصر مختلف پروژه شامل زمان، هزینه، کیفیت، دامنه. آنها ممکن است تمام جزئیات را نداشته باشند، بنابراین شما ممکن است مجبور شوید با آنها در طول مرحله ارزیابی تغییر کار کنید تا سطوح را پر کنید. آنها باید تا آنجا که می توانند تکمیل کنند. حداقل شما در این مرحله به دنبال آن هستید تا آنها را تایید کنید که آیا پارامترهای موجود پروژه را افزایش، کاهش یا تغییر دهید.
در پایین فرم تقاضای تغییر برخی از جزئیات برای شما برای پر کردن به عنوان تغییر بیشتر مورد بحث قرار گیرد. قالب شما همچنین باید فضای را برای:
- تصمیم گیری را تغییر دهید: قبول، رد یا رد کنید
- نام شخص تصمیم گیری (یا گروه) به همراه تاریخ تصمیم گیری و هر نظر اضافی.
فردی که درخواست را انجام می دهد، نتایج را نمی داند - هیچ کس نمی خواهد - بنابراین این جعبه ها باقی می ماند تا زمانی که گروه حق با شما ملاقات کرده و تصمیم خود را به بحث و تصمیم گیری برساند.
تغییرات و مدیریت دامنه پروژه
مدیریت محدوده پروژه راه اصلی است که شما کنترل آنچه در پروژه است و چه چیزی نیست. هنگامی که شما تغییری را در دامنه پروژه می گیرید، باید درباره چگونگی تاثیر کلی پروژه روی آن فکر کنید. فرایند مدیریت تغییر شما به شما این امکان را می دهد و آن را در زمینه تنظیم می کند، مدیریت تغییر جزئی بخش مدیریت است.
در اینجا در مورد چگونگی راهنمای دانش مدیریت پروژه (PMBOK® Guide) صحبت می کنیم. نسخه پنجم مدیریت تغییر پروژه را مدیریت می کند، زیرا این همان چیزی است که شما فکر نمی کنید. راهنمای PMBOK® شامل فرآیندی به نام Scope Control در بخش مدیریت پروژه می باشد و این محل خوبی برای شروع است. با این حال، فرآیند مدیریت تغییر در پروژه ها باید به صورت یکپارچه انجام شود، و این در متن بیان می شود. کاربران PMBOK® راهنمای همچنین باید به فرایند کنترل یکپارچه سازی تغییر مراجعه کنند زیرا این موضوع نحوه ارتباط همه چیز را نشان می دهد.
به منظور تبدیل شدن به یک PMP شما باید بدانید که چگونه راهنمای PMBOK® مدیریت تغییر را پوشش می دهد همانطور که در مورد شما مورد بررسی قرار می گیرد. با این حال، باید توجه داشته باشید که فرآیند مدیریت تغییر شما در واقع در پروژه هایتان مورد استفاده قرار می گیرد، باید یکپارچه، آسان و پیاده سازی شود.
5 راه برای کمک به تیم خود را از طریق روند تغییر
تیم پروژه شما برای موفقیت پروژه بسیار مهم است، بنابراین در هنگام مدیریت تغییرات در پروژه خود به آنها کمک می کند تا آنها را کنار بگذارید.
در اینجا 5 راه وجود دارد که می توانید به آنها کمک کنید تا سریعا با روند مدیریت تغییر پروژه کنار بیایند.
1. درباره تغییرات صحبت کنید. اجازه دهید آنها بدانند تغییر در پروژه ها عادی است و باید انتظار داشته باشند.
2. روند را به اشتراک بگذارید. در بالا ما درباره روند مدیریت تغییر صحبت کرده ایم، اما این به طور طبیعی برای همه نیست. اعضای تیم شما نمی دانند که چه کاری انجام دهند و چه چیزی از آنها انتظار می رود، مگر اینکه به آنها بگویید. تنظیم جلسه را برای انجام فرایند با آنها، و اجازه دهید آنها را بدانند که چه نقش آنها در آن خواهد بود.
3. آن را آسان کن هنگامی که یک پروژه از طریق تغییر به دامنه تغییر می کند، می تواند کاملا غیرقابل انکار باشد. برنامه اشتباه است، بودجه ممکن است متفاوت باشد، الزامات قطعا متفاوت هستند. این تیم می تواند یک تغییر ناخوشایند پیدا کند، به خصوص یک یا یک بزرگ که تصمیم گیری را پیش بینی می کند که قبلا تصور می شد در سنگ قرار داشت (بله، این اتفاق می افتد). روند را برای آنها آسان تر کنید.
4. برای کمک به آنجا باشید. یک روش جدید برای کار، زمان کمتری برای بستن دارد. اگر قبلا تغییر پروژه را به صورت غیر رسمی (و یا به طور کلی) مدیریت کرده اید، تغییر به یک فرآیند رسمی ممكن است طول بكشد تا تبدیل به "نحوه انجام كارها در اینجا شود" ' به تیم بگویید که آنجا هستید تا بتوانید به آنها کمک کنید اگر میخواهید چیزهایی را که قبلا انجام داده اید را اجرا کنید.
5. نترسید که نگویید. همه تغییرات پیشنهادات منطقی نیستند. اجازه دهید تیم شما بداند که اگر آنها به شدت در مورد یک تغییر احساس نمی کنند که این کار درست برای پروژه در این زمان است که شما در آن مکالمه با درخواست کننده تغییر خواهد کرد.
مدیریت تغییر به طور موثر یکی از راه هایی است که می توانید پروژه خود را از بین ببرید ، پس مراقب باشید. با استفاده از این اطلاعات مسلحانه، اکنون می توانید شروع به مقابله با تغییرات پروژه در یک روش کنترل شده کنید.