راه هایی برای متقاعد کردن متقاضیان پروژه شما

و چه کاری می توانید انجام دهید تا تیم بتواند با هم کار کند

به عنوان یک مدیر پروژه ، بخشی از کار شما این است که مطمئن شوید که سهامداران - که تیم پروژه شما و مشتریان و تامین کنندگان کلیدی هستند - آنچه را که از پروژه نیاز دارند دریافت می کنند. ذینفعان شما باید قهرمان اصلی شما باشند. آنها باید از شما حمایت کنند، به شما در دستیابی به اهداف پروژه و اطمینان از این که همه در یک جهت حرکت می کنند.

اما آسان است آنها را آزار دهد. و هنگامی که این اتفاق می افتد، آنها می توانند تبدیل به افرادی شوند که دیگر نیازی به پروژه خود ندارند.

این یک خطر بزرگ برای مدیر پروژه است زیرا شما به کمک و پشتیبانی خود نیاز دارید تا موفق شوید. بدون ورود آنها ممکن است قادر به ارائه پروژه خود نباشید. در اینجا راه هایی برای برانگیختن ذینفعان پروژه شما و آنچه که باید انجام دهید به جای آن است.

عدم برقراری ارتباط

ارتباطات باید حدود 80٪ از آنچه شما را به عنوان یک مدیر پروژه انجام می دهد باشد. هنگامی که شما به تیم، تامین کنندگان یا مشتریان خود نگویید چه اتفاقی می افتد، پس آنها به سرعت ناراحت می شوند. بدتر اینکه، آنها تمایل دارند که شکاف ها را با توضیحات خود در مورد اتفاقات پر کنند، که احتمالا دقیق نیستند و می تواند به طور کامل آسیب پذیری شهرت پروژه را از بین ببرد.

در عوض، گزارش پروژه های روشن را با هم جمع کنید. با آنها به صورت جداگانه و در گروه ها ملاقات کنید و آنها را در هر مرحله از راه مطلع کنید. یک طرح ارتباطی پروژه را کنار بگذارید و تجزیه و تحلیل ذینفعان را انجام دهید تا بتوانید از آن چه که نیاز دارید شنیدن آن را بشنوید.

نتوانستند از نظر آنها بپرسند

ارتباطات یک چیز است، اما به نظر می رسد که درباره به روز رسانی وضعیت و ردیابی پروژه باشد. شما باید بیشتر از این کار کنید تا آنها را در پروژه بپذیرید. این می تواند افراد را هنگامی که متخصص موضوع در یک منطقه خاص هستند، آزار دهد، و شما برای ورود به چیزی که برای واکنش بسیار واجد شرایط است، از آنها درخواست نمی کنید.

مدیران پروژه می توانند به دام افتادن اعتقاد داشته باشند که آنها باید همه کارها را انجام دهند و همه تصمیمات خود را بگیرند، اما این طور نیست.

در عوض، نظر خود را در مورد چگونگی رسیدگی به مسائل مربوط به پروژه مطرح کنید. نظر خود را در نظر بگیرید شما مجبور نیستید آنچه را که پیشنهاد می کنید انجام دهید، اما اگر بخواهید، به ایجاد روابط کمک می کند. شما می توانید این کار را از طریق جلسات پروژه انجام دهید و در هنگام گوش دادن به آنها با پیشنهادات در دسترس باشید. اگر این تیم شماست، مطمئن شوید که آنها فرصت کافی برای ارائه نظرات خود دارند.

اعتقادات شما به شما قدرت فوق العاده ای می دهد

بودن PMP®، شما را بهترین مدیر پروژه دنیا نمی کند (گرچه ممکن است کمی کمی کمک کند). برگزاری یک گواهینامه PRINCE2® Practitioner ، یا یک APMP یا هر نام دیگری برای مدیریت پروژه، شما را مجذوب خود نمی کند.

صحبت کردن درباره مدارک شما در همه زمان ها و نحوه انجام دادن کارها، راهی مطمئن برای متقاعد کردن ذینفعان شما است. آنها نمی خواهند درباره امتحان های عالی شما در امتحان یا نحوه استفاده از روش خود برای پروژه خود را بشنوند. در حقیقت، همه آنها می خواهند این پروژه خوب انجام شود. آنها خیلی مراقب شما نیستند که بیشتر وقت خود را پیدا کنید.

فرض نکنید که به دلیل داشتن یک معیار و دانستن اینکه چگونه مدیریت ریسک را انجام دهید، به عنوان مثال، شما تحت تاثیر یک خطر پروژه نخواهید بود.

این اتفاق می افتد به بهترین ما! بنابراین بهتر است که خودتان را متواضع و متعهد کنید، مهارت های خود را به نحوی عملی به کار ببرید، در حالی که باور ندارید که آنها را بیش از همسالان خود قرار دهید.

مدارک تحصیلی شما بایستی به آرامی به شما اطمینان بدهد تا کار خود را به بهترین توانایی خود انجام دهید، اما شما متوجه خواهید شد که بسیاری از افرادی که به عنوان مدیران پروژه کار می کنند، گواهی دارند. در حقیقت، بسیاری از افرادی که در صنایع متخصص کار می کنند، گواهینامه دارند و برای بسیاری از شرکت ها، مدارک تحصیلی در زمینه تخصص شما، معماری، حسابداری یا مدیریت پروژه، صرفا یک عامل بهداشتی هستند.

انتظار ندارید که ذینفعان شما تحت تاثیر قرار بگیرند و همیشه در مورد آنها صحبت نکنید. مهارت های خود را از طریق ارائه پروژه به خوبی نشان دهید و نشان دهید که چگونه دانش خود را در کلاس درس آموخته اید.

تغییر مهلت

هنگامی که همه برای رسیدن به نقاط عطف پروژه امضا کرده اند و می دانند که چه اتفاقی می افتد، زمانی که همه شما می توانید به عنوان یک تیم هماهنگ باشید. هنگامی که مهلت ها را عوض می کنید و به کسی اطلاع نمی دهید، زمانی که مردم شروع به ناراحتی می کنند.

تغییر تاریخ ها تأثیر زیادی بر کار افراد دیگر دارد. آنها ممکن است زمان تعطیلات را در مورد کارهای مهم خود در پروژه رزرو کنند. آنها ممکن است مجبور شوند منابع خود را در تیم های دیگر ببندند زیرا کسی در یک زمان خاص در پروژه نیاز است. اگر تاریخ را بدون درک تمام این پس زمینه تغییر دهید، می توانید پروژه را در معرض خطر قرار دهید.

اسپانسر پروژه شما به جای آن فهمید که اگر شما نمیتوانید به نقطه عطف مورد توافق برسید. اوضاع عوض میشود. آیتم های جدیدی به محدوده پروژه شما افزوده می شوند یا مواردی که خارج شده اند. اما کار شما این نیست که تنها تغییرات در مهلت مقرر به توافق برسید. برای درک تاثیر تغییر با تیم پروژه خود کار کنید. سپس یک راه حل برای حامی پروژه خود را پیشنهاد دهید، توضیح دهید که منطق تغییر تاریخ چیست.

اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان از تغییرات آگاه هستند و چگونه ممکن است بر کار آنها تاثیر بگذارد. سپس، با موافقت همه، تغییر و به روز رسانی مستندات پروژه خود را. هرگز نباید به راحتی تغییرات در تاریخ انجام دهید بدون این که اجازه دهید بقیه تیم بداند.

اتلاف وقت خود را

جلسات همه ما آنها را دوست داریم، آیا ما نیستیم؟ آنها باید کارآمد باشند، به خوبی مدیریت شوند و از زمان های هماهنگ استفاده کنند. اما همیشه اینطور نیست. بسیاری از ذینفعان شکایت دارند که وقت خود را در جلسات هدر داده اند. برنامه ای وجود نداشته است، یا تصمیمی که انتظار می رود ساخته شود، ساخته نشد زیرا افراد غلط در اتاق بودند.

شما همچنین فرصت های دیگری برای صرفه جویی در وقت خود دارید - این فقط جلسات نیست. در صورت عدم نیاز به صندوق پستی خود، با قرار دادن آنها در یک کپی از ایمیل ها، کلاهبرداری نکنید. در عوض، ذینفعان پروژه ها شغل دیگری برای انجام این کار دارند، بنابراین آنها باید از عهده زمان خود استفاده کنند. اطمینان حاصل کنید که جلسات شما دستور کار است. آنها را برنامه ریزی کنید، افراد صحیح را دعوت کنید و بعد از آن پیگیری کنید.

فقط ایمیل ها را به افراد مرتبط ارسال کنید اگر به کسی احتیاج دارید، اطمینان حاصل کنید که آنها متوجه شده اند که چرا مهم است که آنها را آگاه سازند و از پاسخ «همه پاسخگویی» تا آنجا که ممکن است می ترسند. فقط از این واقعیت که افراد دیگر مشغول هستند و پروژه شما اولویت اصلی شما در همه زمان ها نیست (اگر در هر زمان باشد) آگاه باشید.