اعتماد به نفس خود را در پروژه با مدیریت ریسک افزایش دهید
هنگامی که شما در شرایط خطرناک کار می کنید، به کیت مناسب نیاز دارید. مانند یک مسافر با یک کوله پشتی از طناب و ترامپ، شما باید ابزارهایی برای مقابله با خطر پروژه نیز داشته باشید.
شما می توانید اعتماد مدیر خود را با طرح مدیریت ریسک افزایش دهید.
یک فرایند ساده 5 مرحله ای می تواند به شدت تغییر کند که رئیس شما پروژه شما را ببیند (و شما).
مدیریت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت ریسک در مدیریت پروژه فرایند شناسایی، ارزیابی و پاسخ به خطرات پروژه است.
خطرات پروژه چیزهایی هستند که ممکن است بر روی پروژه تأثیر بگذارند (مثبت یا منفی، اما عموما افراد به عنوان رویدادی که تاثیر منفی بر پروژه دارند، خطر را تفسیر می کنند).
این که آیا پروژه شما بزرگ یا کوچک است یا خیر، این خطرات مربوط به آن است. این می تواند هر چیزی را از خطر رژه مدرسه خود را به خطر اضافه شدن به یک افزایش قیمت به یک جزء حیاتی از هیئت مدیره جدید خود.
ریسک پروژه، اگر به درستی مدیریت نگردد، می تواند موفقیت شما را با موفقیت انجام دهد. خطرات ناخواسته می تواند زمان خود را به برنامه اضافه کنید، برای زمان و پول خود به بودجه خود کار کنید. مدیران در مورد این نوع چیز عصبی هستند. همه اینها را می توان با یک طرح مدیریت ریسک اجتناب کرد.
برنامه ریزی مدیریت ریسک
یک طرح مدیریت ریسک یک راه عالی برای افزایش اعتماد به نفس شما در توانایی تیم پروژه شما است - و این باعث افزایش اعتماد به نفس مدیر شما می شود. شما می خواهید آنها اعتقاد داشته باشند که می توانید این کار را انجام دهید، و شما می خواهید آنها را از آنچه که ممکن است شما را از موفقیت در ارائه پروژه متوقف کند، آگاه سازید.
یک طرح مدیریت ریسک یک ابزار عالی برای انجام این کار است.
و حدس بزنید چه؟ شروع به کار بسیار آسان است.
مدیریت ریسک پروژه یک فرایند ساده 5 مرحله ای است. بیایید آن را پیچیده تر از آن که باید باشد. این چیزی است که شما امروز می توانید شروع کنید، آماده بحث در مورد آن در جلسه بعدی خود شوید و آن را به پایان رساند به عنوان کسی تایپ کردن دقیقه است.
فرایند مدیریت ریسک 5 مرحله ای
مدیریت ریسک همانند بسیاری از بخش های مدیریت پروژه یک فرآیند است. 5 مرحله عبارتند از:
- آغازکردن
- شناسایی
- ارزیابی کنید
- برنامه ریزی پاسخ ها
- پیاده سازی
اگر این اصطلاحات برای شما خیلی مهم نیست، لطفا با آن برخورد کنید - من قصد دارم این همه را توضیح دهم.
مرحله 1: شروع
اول، شما می خواهید زمینه مدیریت ریسک خود را در محیط مدیریت پروژه خود تنظیم کنید.
احتمالا کار بسیار خوبی برای انجام این کار وجود ندارد زیرا کسی که در شرکت شما قبلا یک خط مشی خطرات شرکتی را آماده کرده است، همه چیز را که باید انجام دهید، ردیابی می کند. این روش رویکرد شرکت را برای ریسک توضیح می دهد و حتی ممکن است قالبهایی را که نیاز دارید، مورد استفاده قرار دهد. قالب همیشه شما را شغل را نجات می دهد، بنابراین برای آن ها نیز توجه داشته باشید!
حتی اگر شما یک سیاست ریسک شرکتی نداشته باشید، شخص دیگری که پروژه های خود را در کنار شما مدیریت می کند، ممکن است یک طرح مدیریت ریسک پروژه داشته باشد که می توانید آن را کپی کنید.
چرا چرخ را مجددا راه اندازی کنید؟ اگر می خواهید زمان صرفه جویی کنید و بیشتر انجام شود، مجددا استفاده از اسناد ضروری است.
از آنچه شما متوجه شده اید برای تهیه یک طرح مدیریت ریسک برای پروژه خود استفاده کنید. این قسمت بخشی از طرح کلی مدیریت پروژه شما است و در مورد چگونگی رویکرد مدیریت ریسک پروژه خود صحبت می کند.
اگر شما نمی دانید چه چیزی را در آن قرار دهید، در ادامه بخوانید! گام های بعدی به شما می آموزد که چه بهتر در مورد برنامه مدیریت ریسک خود صحبت کنید.
این اعتماد به نفس را افزایش می دهد: نشان دادن مدیر خود که روشی برای مقابله با عدم اطمینان در مورد پروژه خود دارد و شما به طور فعال برای مدیریت ریسک می روید.
مرحله 2: شناسایی
وقتی رویکردی مشخص شد، می توانید آن را شروع کنید.
اکنون خطراتی را که پروژه شما را تحت تأثیر قرار می دهد شناسایی می کند. این فقط یک لحظه عکس در زمان است و ریسک ثبت نام شما چیزی است که شما می خواهید دوباره به زمان و زمان دوباره برای اطمینان از هر چیزی جدید قرار داده شده در آنجا نیز هست.
شما می توانید خطرات را با استفاده از چک لیست ریسک های مشترک، مصاحبه با ذینفعان پروژه (به ویژه ذینفعان دشوار که معمولا در مورد آنچه ممکن است اشتباه باشند)، جلسات طوفان مغزی و استفاده از حس مشترک خود را شناسایی کنید.
شما به دنبال چیزهایی هستید که ممکن است باعث بروز مشکلات در صورت وقوع شوند. (به یاد داشته باشید، خطرات هنوز اتفاق نیفتاده است. مسائل مربوط به پروژه چیزی است که قبلا اتفاق افتاده است.)
با این حال شما در مورد انجام این کار، شما قطعا باید افراد دیگر را شامل شود. به تنهایی، شما کل تصویر را نداشتید و شما چیزهای گمشده را به پایان می رسانید.
خطرات می توانند و باید توسط هر کسی شناسایی شوند. به عنوان یک مدیر پروژه، کار شما این است که همکاران خود را تشویق کنید تا با شما روبرو شوید تا به عنوان یک تیم بتوانید کاری را در مورد آنها انجام دهید.
تمام خطرات شناسایی شده باید در ثبت ریسک ثبت شود. اگر شما یک هماهنگ کننده پروژه در تیم یا یک فرد پشتیبانی پروژه دارید، می توانید این کار را انجام دهید. در غیر این صورت، این بخشی از وظایف اداری است که برای شما انجام می شود.
این اعتماد به نفس را افزایش می دهد: نشان دادن اینکه شما از خطرات کلیدی که ممکن است پروژه شما را تحت تاثیر قرار می دهد آگاهی داشته باشید و از ابزارهایی استفاده کنید تا به طور مرتب از خطرات جدید مطلع شوید.
مرحله 3: ارزیابی
سپس ریسک ها برای احتمال و تاثیر گذاری ارزیابی می شوند. این مقاله دقیق در مورد چگونگی ارزیابی ریسک پروژه شما را برای آن پوشش می دهد. خواندن آن خوب است اگر با روند آشنا نیستید.
به عنوان یک معیار دیگر، شما همچنین می توانید نزدیکی را ارزیابی کنید، که این بدان معنی است که احتمال وقوع خطر در زمان نزدیک است. خطری با نزدیکی بالا به طور بالقوه به زودی اتفاق می افتد. خطر در نزدیکی کم ممکن است در برخی موارد در آینده دور رخ دهد. این می تواند عامل دیگری برای اولویت بندی زمان و انرژی شما در هنگام رسیدگی به خطرات باشد.
این اعتماد به نفس را بهبود می بخشد: اطمینان از اینکه مدیر شما و هر کسی در تیم، یک ایده واضح از آنچه اتفاق می افتد، باید هر یک از این خطرات واقعی را تحقق بخشید.
مرحله 4: برنامه ریزی پاسخ
در حال حاضر ما به بخش گوشتی برنامه مدیریت ریسک می رویم. در این مرحله، با شناسایی یک پاسخ مناسب، چگونه مدیریت ریسک را انجام می دهید.
ما این کار را انجام می دهیم چرا که تا کنون همه شما می توانید لیستی از آنچه که ممکن است اتفاق بیفتد پروژه خود را در آینده از بین ببرید و معامله ای که بزرگ خواهد بود. چه چیزی مدیر شما می خواهد بداند بعد چه می کند: در مورد آن چه می خواهید انجام دهید؟
به طور کلی، 4 چیز وجود دارد که می توانید برای رفع خطرات پروژه و مدیریت آن اقدام کنید. آن ها هستند:
- اجتناب کردن
- انتقال
- کاهش (کاهش)
- تایید کنید.
اینها در این غرق عمیق در استراتژیهای پاسخ ریسک برای خطر منفی تحت پوشش قرار می گیرند .
برخی از خطرات ممکن است نتیجه مثبتی داشته باشند. به عنوان مثال: خطر وجود دارد که شما مقدار زیادی از محصول جدید خود را که خطوط تلفن را خراب می کنید فروختید. این یک مشکل خوب است، اما هنوز یک خطر است که باید برنامه ریزی کنیم.
تعدادی از راه هایی وجود دارد که می توانید برای ریسک مثبتی از جمله:
- بهره برداری
- اشتراک گذاری
- بهبود
- تایید کنید.
اینها در این مقاله در مورد راهبردهای ریسک پاسخگویی برای ریسک مثبت بحث می شود .
شما باید کار کنید که کدام استراتژی پاسخ بهترین برای هر خطر در ثبت نام شما است. به عنوان مثال، ممکن است تصمیمی بگیرید که خطر انقباض سقف کارخانه چیزی است که شما به سادگی می توانید آن را بپذیرید زیرا ممکن است اتفاق بیفتد. با این حال، خطر مسمومیت غذایی که نیمی از نیروی کار شما را به خود اختصاص می دهد، چیزی است که شما به طور مجدد تمام کارکنان رستوران خود را تسریع می کنید. اگر پیش از آن اتفاق افتاده است و واقعا احتمالا مگر اینکه شما در مورد آن چیزی را انجام دهید، می خواهید ریسک را کاهش دهید.
هنگامی که پاسخ شناسایی و توافق شده است، صاحبان ریسک می توانند برای اجرای طرح مدیریت ریسک منصوب شوند. به عبارت دیگر، شما نیاز به کسی دارید که بتوانید از طریق وظایفی که به آنها توافق دارید، پاسخگو باشید.
این اعتماد به نفس را بهبود می بخشد: نشان دادن مدیر خود که در مورد آنچه که در مورد چیزهایی که ممکن است مشکالت را برای پروژه شما ایجاد می کند را مدنظر قرار دهید و برنامه هایی را در جهت کاهش عدم اطمینان و خطر در پروژه انجام دهید.
مرحله 5: پیاده سازی
اکنون باید برنامه مدیریت ریسک شما شامل افرادی باشد که مسئول انجام اقدامات کاهش خطر برای هر ریسک هستند. آنها باید از طریق این وظایف کار کنند تا بتوانید به طور مرتب مدیریت خطرات باز کنید.
این اعتماد به نفس را افزایش می دهد: نشان دادن اینکه شما و تیم پروژه شما می توانند از آنچه که شما گفتید انجام دهید، پیروی کنید. با گزارش دادن به آنچه که شما به دست آورده اید و خطراتی که کاهش داده اید، تیم مدیریتی خود را نشان می دهد که شما جدی در مورد ارائه و انجام آنچه که پروژه خود را برای جلوگیری از مشکلات آینده مورد نیاز است.
هنگامی که یک ریسک گذشت - زمانی که دیگر مرتبط نیست، زیرا یا اتفاق افتاده است یا دیگر نمیتواند اتفاق بیفتد - شما می توانید آن را از ثبت ریسک خود متوقف کنید.
قرار دادن این طرح مدیریت ریسک پروژه در جای خود می تواند شما را از دیگر مدیران جدا کند. رئیس شما شواهدی دارد که شما می توانید به طور استراتژیک و خلاقانه فکر کنید که چه چیزی ممکن است پروژه شما را از بین ببرد، و مهمتر از همه - درباره آن کاری بکنید. شما فردی هستید که پیش از وقوع اتفاق می افتد، مشکلات را کنترل می کند و برای هر چیزی آماده می شود!
به نظر می رسد که در مدیریت ریسک پروژه خوب باشد، یک راه مطمئن برای اینکه به عنوان یک جفت امن یا دست توسط مدیریت دیده شود. شما نیازی به تعداد زیادی تجربه یا گواهینامه ندارید تا بتوانید با موفقیت مدیریت ریسک پروژه را شروع کنید (اگرچه مدارک رسمی در مدیریت ریسک وجود دارد). این فرایند ساده 5 مرحله ای به زودی به این معنی است که مدیریت ریسک پروژه در برنامه های پروژه شما تعبیه شده است.