مهارت های کلیدی برای رزومه، نامه های کتبی و مصاحبه ها
در حالی که بسیاری از شرکت ها انتظار دارند که دستیارهای اجرایی برخی از دوره های مربوط به کالج مربوطه را تکمیل کنند، تعداد کمی نیاز به یک مدرک دارند. تجربه شغلی معین مهمتر است، در چند سال به عنوان یک دستیار اجرایی یا اداری ایده آل است.
دستیار اجرایی
وظایف اجرایی وظیفه شامل وظایف مشابه به عنوان دستیار اداری: ساخت و پذیرش تماس تلفنی؛ ارسال یادداشت ها، ایمیل ها و نامه ها به نمایندگی از اجرایی؛ دریافت بازدید کننده و برنامه ریزی شده. اما آنها همچنین به عنوان یک دروازهبان عمل می کنند، تصمیم می گیرند که چه کسی دسترسی به اجرایی را داشته باشد و اطلاعاتی را که اجرایی دریافت می کند.
آنها اغلب تحقیقاتی را انجام می دهند و گزارش هایی را که بر سیاست های شرکت تاثیر می گذارند تهیه می کنند این مسئولیت ها بدین معنی است که دستیارهای اجرایی باید کار کارفرمای خود را کاملا درک کنند. در نتیجه، این کارگران نیز می توانند به عنوان یک ارتباط بین اجرایی و سایر کارکنان روحانی عمل کنند.
چگونه از لیست های مهارت استفاده کنید
حتما نامه ی کتبی خود را بنویسید و رزومه خود را برای نشان دادن مهارت هایی که کارفرمای احتمالی شما می خواهد را برجسته کنید. شما می توانید از لیست زیر برای دریافت ایده هایی از این مهارت های مورد نظر استفاده کنید، اما به یاد داشته باشید همیشه در مورد توصیف شغل با دقت بخوانید، زیرا نه همه شرکت ها در یک دستیار اجرایی به دنبال یک چیز هستند.
همچنین، جمع آوری مهارت های ذکر شده توسط شغل و نوع مهارت را بررسی کنید . در حال آماده شدن برای مصاحبه خود، برنامه ریزی کنید تا نمونه هایی از زمان های خاصی را که مهارت های مختلفی که کارفرمای احتمالی آنها می خواهید، ترسیم کنید.
نمونه هایی از مهارت های اساتید اجرایی
لیست زیر کامل نیست و مهارت های مورد نیاز ممکن است کمی متفاوت از یک شرکت به دیگری یا حتی از یک دفتر به دیگری در همان شرکت متفاوت باشد. با این وجود، بسیاری از مهارت های مهم و مهم بعد از آن، یک دستیار اجرایی آینده ای باید در اینجا داشته باشند.
مهارتهای ارتباطی نوشتاری و کلامی
یک راه برای فکر کردن درباره نقش دستیار اجرایی، در واقع، به عنوان یک متخصص ارتباطات است. بخش قابل توجهی از این کار شامل ارتباط و هماهنگی با افراد در سراسر شرکت و گاهی اوقات با مشتریان نیز بسته به نوع کسب و کار است. توانایی حرفه ای، روشن، بیان و دقیق، هر دو به صورت شفاهی و به صورت کتبی، به لیستی از الزامات مهارت های ارتباطی بی نظیر اضافه می شود .
مهارت های کامپیوتری
دستیارهای اجرایی بیشتر از مهارت ساده با برنامه های پردازش متن و صفحه گسترده نیاز دارند. مهارت های مبتنی بر کامپیوتر نیز شامل توانایی تنظیم و نگهداری سیستم های ایمیل، سیستم های اشتراک فایل و تقویم، و همچنین مهارت نرم افزار آماری، نرم افزار انتشار و پایگاه داده ها می باشد.
یکی از متخصصان پشتیبانی تکنولوژی خود، همیشه یک دستاورد است، به خصوص از آنجایی که دستیارهای اجرایی اغلب انتظار می رود که از چاپ پرینتر به پیشنهاد نرم افزار جدید، همه چیز را انجام دهند.
مهارت های بین فردی
مهارت های میان فردی نیز ضروری برای برقراری ارتباط با مشتریان، آموزش سایر کارمندان اداری و کار با مدیران اجرایی و مدیران ارشد است. از آنجاییکه دستیارهای اجرایی اغلب اطلاعات شرکت حساس را اداره می کنند، مهم است که نه تنها قادر به حفظ محرمانه بودن محرمانه باشیم، بلکه همیشه به گونه ای رفتار می کند که تجدید نظر و یکپارچگی شخصی را بیان کند. به طور خلاصه، لازم است الهام بخش اعتماد باشد.
مدیریت زمان
دستیار اجرایی نیازمند نه تنها به زمان خود و همچنین مسئولیت اوست. این بدان معنی است که هماهنگ کردن نیازها و خواسته های چندین نفر برای ایجاد یک برنامه کارآمد و سپس اغلب آن زمان را تغییر می دهد که به موقع تغییر می کند.
این کار نیز ممکن است به طرز وحشیانه ای انجام شود تا اطمینان حاصل شود که اجرایی به صورت برنامه ریزی شده، بدون اینکه منحرف شود.
مهارت های تحقیقاتی
تحقیق به خودی خود یک مهارت است که نیاز به آشنایی با موتورهای جستجوگر چندگانه و همچنین منابع اطلاعاتی دارد که در زمینه های خاص مربوط به شرکت مرتبط هستند. بدون این توانایی، دستیار اجرایی نمی تواند گزارشاتی را که اجرایی نیاز دارد تهیه کند.
لیست مهارت های اجرایی
مهارتهای فنی
- هماهنگی کنفرانس های ویدیویی و صوتی
- ایجاد و نگهداری پایگاه های داده
- مایکروسافت اکسل
- مایکروسافت آفیس
- مایکروسافت چشم انداز
- مایکروسافت پاورپوینت
- مایکروسافت ورد
- تجهیزات اداری
مهارتهای اداری
- حسابداری / حسابداری
- پشتیبانی اداری
- قرار ملاقات ها
- مدیریت تقویم
- روحانی
- روابط مشتری
- طراحی و نگهداری سیستم ضبط
- سازماندهی جلسات
- حفظ تقویم ها
- رکورد نگهداری
- برنامه های سفر
- تایپ کردن
- برنامه ریزی رویداد
- آماده سازی گزارش ها
- گزارش هزینه پردازش
- متناسب سازی
- برنامه ریزی
- برگزاری جلسات
مهارت های ارتباطی
- مکالمه
- خدمات مشتری
- مدیریت ارتباط با مشتریان
- پردازش تماس های تلفنی و درخواست ها
- ارتباطات نوشتاری / گفتاری
خصوصیات شخصی
- دقت
- گوش دادن فعال
- توانایی پیروی از دستورالعمل
- توانایی کار مستقل
- اذعان
- تحلیلی
- همکاری
- انرژی
- دیپلماتیک
- تصمیم سازی
- قابلیت اطمینان
- جزئیات متمرکز
- انعطاف پذیری
- چیزی را تا اخر دنبال کردن
- ابتکار عمل
- قضاوت خوب
- انگیزه
- چند وظیفه ای
- حفظ اطلاعات محرمانه
- مهلت نشست
- اولویت بندی
- پیشگیرانه
- حل مشکل
- مدیریت پروژه
- قابلیت اطمینان
- اعتماد به نفس
- خودگردان
- کار گروهی
- مدیریت زمان
- کار سریع
- خوب کار تحت فشار
بیشتر درباره شغل و مهارت های اجرایی اجرایی
- چگونه می توان یک کار را به عنوان دستیار اداری انجام داد
- مهارت مدیر دفتر
- 7 نکته برای مدیریت زمان موثر
- چگونه سریع تر و کارآمدتر کار کنیم