تفاوت این است که دستیارهای شخصی تنها به یک فرد کمک می کنند و همچنین ممکن است به وظایف شخصی مانند خرید یا برنامه ریزی مشاغل اجتماعی کمک کنند.
بعضی از افراد کارهای پروژه را به دستیاران خود منتقل می کنند و یا دستیار خود را در غیاب خود در اختیار دارند.
شرایط کار برای کمک های شخصی
در حالی که هیچ کمکی برای دستیاران شخصی از نظر آموزش و پرورش وجود ندارد، پس زمینه در کار یا کار اداری کمک می کند. زبان دوم یا سوم نیز در برخی موارد ممکن است مهم باشد. به طور کلی، مهارت های شما مهم تر از آموزش شما است. بحث در مورد برخی از این مهارت های لازم ممکن است به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا این نوع کار برای شما مناسب است یا نه.
در اینجا یک لیست از مهارت های دستیار شخصی برای رزومه، نامه های پوشش، درخواست های شغلی و مصاحبه ها وجود دارد. مهارت های مورد نیاز بر اساس شغل مورد نظر شما متفاوت است، همچنین لیستی از مهارت های ذکر شده توسط شغلی و نوع مهارت را مرور کنید. از طریق این لیست نگاه کنید و ببینید آیا شما در مهارت های قبلی از این مهارت ها استفاده کرده اید و یا آنها را از طریق آموزش به دست آورده اید.
یادداشت های مربوط به زمانی و چگونگی استفاده یا توسعه این مهارت ها را یادداشت کنید.
سپس آنها را به رزومه و نامه ی خود اضافه کنید یا برای تکمیل درخواست های شغلی خود مفید باشید. افرادی که برنامه های کاربردی را نمایش می دهند اغلب به دنبال مهارت های کلیدی هستند. مهارت های خود را با کسانی که برای کار مورد نیاز ارسال شده اند، مطابقت دهید. پس مطمئن شوید که در نامه کتبی شما ذکر شده و در رزومه خود ذکر شده است.
شما همچنین باید پاسخ های مصاحبه ای در مورد چگونگی استفاده از مهارت های خود در موقعیت های قبلی ایجاد کنید. یک نمونه از چگونگی حل یک مشکل در محل کار با استفاده از یک یا چند مهارت از این قبیل داشته باشید. نشان دهید که چگونه با استفاده از مهارت های خود به موفقیت یک پروژه کمک کردید.
نمونه هایی از مهارت های دستیار شخصی
این فهرست جامع نیست، اما شامل برخی از مهم ترین مهارت های مورد نیاز برای دستیاران شخصی می باشد.
سازمان و مدیریت زمان
به عنوان دستیار شخصی، بخش بزرگی از کار شما این است که شخص دیگری را سازماندهی و برنامه ریزی کنید. بنابراین باید خودتان سازماندهی کنید. خوشبختانه، سازمان را می توان آموخت. تکنیک های خاصی وجود دارد که شما می توانید انطباق خود را با استفاده از زمان کارآمد تر و در غیر این صورت حفظ زندگی و مدیریت خود را به منظور وجود دارد.
ارتباطات نوشته شده و کلامی
شما باید دستورالعمل ها را درک کنید و آنها را دنبال کنید، و شما باید اطلاعات را به روشنی و صادقانه انتقال دهید. بسته به جزئیات موقعیت شما، ممکن است مجبور به استقبال از مشتریان، پاسخ به مکاتبات و یا ایجاد گزارش ها و سخنرانی ها باشید. تمام این وظایف نیاز به مهارت های ارتباطی بالا شامل صحبت و نوشتن، گوش دادن و خواندن.
دقت و توجه به جزئیات
توجه به جزئیات یک مؤلفه حیاتی است که هر دو به طور منظم سازماندهی و ارتباط برقرار می کنند.
ابهام و یا عدم صحت در بهترین حالت ناکارآمدی را ایجاد می کند و می تواند اشتباهات جدی یا همکاران مدیر خود را بی اعتبار کند.
دانش نرم افزار مربوطه
کدام یک از نرم افزارهایی که باید در اختیار دارید ممکن است متفاوت باشد، اما احتمالا شامل پردازش متن، صفحات گسترده، پایگاه داده ها، تقویم ها، نشریات دسکتاپ و پاورپوینت یا چیزی معادل آن است. توانایی ارائه حداقل حداقل پشتیبانی فنی، یک امتیاز است. ممکن است مجبور شوید چندین برنامه و برنامه مختلف را برای انتخاب خودتان ارزیابی کنید که بهترین ابزار برای دستیابی به اهداف مدیرتان است. همیشه، کار شما این است که کار مدیر خود را ساده تر و ساده تر کنید، و این ممکن است نیاز به حل بسیاری از مشکلات پشت صحنه را داشته باشد.
تاکتیک و اختیار
به عنوان دستیار شخصی، شما اغلب در معرض مواد حساس، از اسرار تجاری و اطلاعات بسیار شخصی است که باید حفظ شود.
مهارت مرتبط با آن، توانایی واکنش شدید یا به طور کلی اطلاعاتی است که افراد دیگر ممکن است دشوار یا شرم آور باشند. به عبارت دیگر، شما باید یک فرد سالم باشید تا مدیرتان آسیب پذیر باشد. پس از همه، تنها شما می دانید که چه میزان کمک آنها نیاز دارید.
لیست دستیار دستیار مهارت
مهارتهای اداری
این مهارت ها اغلب بخشی از توصیف شغلی برای دستیار شخصی یا مهارت های ارزش افزوده هستند. کارفرمای شما ممکن است نیاز به کسی داشته باشد که بتواند این کارها را برای او انجام دهد.
- اداری
- قرار ملاقات ها
- مکالمه
- خطاهای
- مناسبت ها
- برنامه ریزی رویداد
- تشکیل پرونده
- روشهای اجرایی
- نگهداری برنامه ها
- جلسات
- مدیریت دفتر
- مدیریت پروژه
- پژوهش
- برنامه ریزی
- گرفتن دیکته
- گرفتن پیام
- یاداشت برداشتن
- برنامه های سفر
- برنامه ریزی سفر
مهارت های ارتباطات
به عنوان دستیار شخصی، تمام جنبه های ارتباطات برای این کار مهم هستند. آماده باشید تا تجربه یا آموزش خود را نشان دهید
- پاسخ به تلفن
- ارتباطات
- پست الکترونیک
- خوش آمديد
- سوالات رسیدگی
- شبکه سازی
- ارتباط غیر کلامی
- نمایش مخاطبین
- ارتباطات کلامی
- ارتباطات نوشته شده
مهارت های مالی
آیا برای این وظایف تجربه یا آموزش دارید؟
- حسابداری
- بودجه بندی
- خرید
- یافتن منابع
- خريد كردن
مهارت های فناوری
آیا شما قادر به استفاده از سیستم عامل ها و دستگاه های مختلف هستید و عیب یابی اساسی را انجام می دهید؟
- کامپیوتر (کامپیوتر، مک، قرص)
- مدیریت پایگاه داده
- مایکروسافت آفیس
- آمادگی ارائه
- گزارش ها
- پردازش ورد
مهارت های تسلط شخصی
این مهارت ها اغلب بخشی از شخصیت شما است. نشان دهید که از آنها استفاده کرده اید و آنها را توسعه داده اید.
- محرمانه بودن
- دیپلماتیک
- اختیار
- انعطاف پذیری
- درون فردی
- چند وظیفه ای
- سازمان
- نگرش مثبت
- حل مشکل
- Demeanor حرفه ای
- خود انگیزه
- بازیکن تیم
- مدیریت زمان
- کار مستقل
اگر از این مهارت ها در یک کار قبلی استفاده نکنید، نگاه کنید به اینکه چگونه آنها را در مشاغل داوطلبانه یا بدون پرداخت هزینه کار کرده اید و یا آنها را در زندگی شخصی خود استفاده کنید. آیا شما از این مهارت ها به عنوان بخشی از یک جامعه ایمان یا برای یک پروژه دانشجویی در مدرسه استفاده می کنید؟ آیا مهارت های خود را به عنوان بخشی از یک تیم ورزشی یا ورزش فردی توسعه داده اید؟ این تجربه همچنین می تواند ارزشمند باشد و شما را به عنوان یک نامزد بهتر برای موقعیت انتخاب کند.
نمونه دستیار شخصی رزومه
در خلاصه نمونه ای که برای یک دستیار شخصی طراحی شده است، توجه داشته باشید که چگونه چندین مهارت ذکر شده در متن به متن متصل شده است - به ویژه از «خلاصه امتحانات» اولیه.
کارن اودل
2704 هیل خیابان
کلمبیا، MO 65203
karenodell@myemail.com
تلفن همراه: 870.123.4567
دستیار شخصی
دستیار شخصی متمرکز و بسیار سازمان یافته در زمینه ارائه پشتیبانی بدون درز به مدیران C سطح. به طور بی عیب و نقص و مستقل انجام کارهای اداری، قرار ملاقات و برنامه ریزی سفر، خرید، و مسئولیت های برنامه ریزی رویداد را با کارایی بدون دردسر. صلاحیتهای اصلی:
- اداری : داده های حساس به پردازش را پردازش و تمام مکاتبات و دیکته کردن با یکپارچگی و محرمانه بدون تردید. محیط زیست بدون استرس برای تصمیم گیری های اجرایی را با هماهنگی فعالانه جلسات و رویدادهای خاص و حل کردن عوارض در مراحل مختلف تشکیل دهید.
- ارتباطات: به راحتی با مشتریان، فروشندگان و سهامداران پروژه ارتباط برقرار کنید. در حقیقت بین دیوانه وار از شبکه های دیجیتالی برخوردار باشید تا کیفیت اجرای پروژه ها و رویدادها را تضمین کنید.
- مدیریت مالی: توانایی استفاده از آموزش در حسابداری برای دقیق تعادل کتاب و انجام بودجه و خرید توابع.
- محرک های کلیدی: مثبت و کاملا حرفه ای در رفتار، با توانایی ایجاد اعتماد و تعامل با دیگران است. مزایای فنی شامل Microsoft Office Suite، QuickBooks و Adobe Creative Suite می باشد. مسلط به اسپانیایی.
Glengarry Incorporated، کلمبیا، MO
دستیار شخصی رئیس جمهور (20XX تا کنون)
ارائه پشتیبانی جامع اداری و شخصی به بنیانگذار شرکت مشاوره مالی بوتیک با مسئولیتی شامل دیکته، مکاتبات، مدیریت دفتر، روابط فروشنده، برنامه ریزی قرار ملاقات، هماهنگی سفر و توابع برنامه ریزی رویداد.
- تمام جزئیات مربوط به رویدادهای روابط مشتری بسیار موفق، از جمله آخر هفته های گلف و تنیس، سمینارها در مورد برنامه ریزی مالی، و ضیافت های سهامداران، برنامه ریزی شده است.
- منابع و مصارف مسافرتی و سرگرمی را تامین و تأمین کرد و هزینه سفر را 15٪ کاهش داد.
- نرم افزار Adobe Creative Suite برای ایجاد بروشورهای بازاریابی جدید بصری و خبرنامه ماهانه.
Creekside Accounting، کلمبیا، MO
دستیار اداری (20XX تا 20XX)
به عنوان دستیار اداری گروهی از سه CPA ارائه شده است. مشتریان خوش آمد می گویند و مخاطبین شخصی و اطلاعات مالی را جمع آوری می کنند. فایل های مشتری سازمان یافته. برنامه ریزی شده و در جلسات یادداشت ها، رسیدگی به تلفن، و مکاتبات پردازش شده.
- اغلب توسط هر دو مشتری و کارفرمایان برای رفتار شاد و توجه به جزئیات بسیار مورد ستایش قرار گرفته است.
- کمک به آموزش هر دو مشتری و پرسنل جدید در استفاده از نرم افزار مدیریت مالیاتی اختصاصی.
تحصیلات
کارشناسی ارشد مدیریت امور مالی (حسابداری)؛ 3.52 GPA
دانشگاه میسوری، کلمبیا، MO
تیم تنیس، کاپا آلفا Theta Sorority، باشگاه Toastmasters، سال خارج از کشور در مادرید، اسپانیا