کارکنان را به درستی مدیریت و آنها زمان را در محل کار نزنند
اگر بدون کنترل باقی بماند، به خاطر مدیریت منابع انسانی شرکت که با مشکلات عملکرد و انضباطی روبروست، بیش از گردش مالی معمولی و جذب دائم برای پر کردن جای خالی، یک کابوس می شود.
مثل اینکه در یک مسابقه پر سر و صدا است که هرگز متوقف نمی شود.
کجا زمان برود؟
در ادامه به نظرسنجی هایی که در سال 2012 و 2013 توسط Salary.com انجام شد، در مورد اتلاف وقت در محل کار کشف شد:
- 64٪ (در سال 2012) تا 70٪ (در سال 2013) از پاسخ دهندگان به نظرسنجی، اتهامات روزمره را در کار به عهده گرفتند. زمان هدر رفتن از 30 دقیقه تا چند ساعت در روز متغیر بود.
- فعالیت های سرچشمه زمان: 43٪ صحبت با همکاران، 34٪ فعالیت های آنلاین و 4٪ در مورد پیام های متنی و تماس های شخصی.
- مهمترین دلائل کارگران برای اینکه چرا وقت خود را صرف نکردن: 35٪ به اندازه کافی به چالش کشیده نشدند، 32٪ احساس کردند که انگیزه ای برای کار سخت تر وجود ندارد، 30٪ از آنچه انجام می دهند رضایت ندارند و 23٪ فقط خسته شده اند .
گاهی اوقات چرا کارکنان زمان زباله واضح است
در هر دو نظرسنجی 2012 و 2013، کارکنان جلسات بیش از حد بسیاری را به عنوان بزرگترین اتلاف زمان در محل کار خود تعیین کردند. پاسخ های جالب دیگر به پرسش نظر سنجی، "بزرگترین حواس پرتی در محل کار شما چیست؟" عبارت بودند از:
- همکاران ناکارآمد: 17٪
- سایر همکاران: 17٪
- سیاست دفتر: 13٪
- کار مشغول: 13٪
- سایر: 11٪
- و بالاخره رئیس من: 8٪
سوء استفاده از کارمندان شما ممکن است ساده ترین راه برای توضیح هدر رفتن زمان باشد. اما، شما باید خودتان را بپرسید، چه کاری انجام می دهید (یا انجام نداده اید) که اجازه یا تشویق آنها را به اتلاف وقت می کند؟
پاسخ ها و راه حل ها ممکن است درست زیر بینی شما وجود داشته باشد. در اینجا 5 امکانات وجود دارد.
کم کردن زمان هدر رفتن با رهبری آغاز می شود
یک رهبر موثر فقط به عنوان تیمی که توسعه می دهند (به درستی آموزش می دهد) و هدایت ( مجموعه ای از انتظارات و اهداف ) است. اگر رهبر موثر نباشد، تیم به طور صحیح کار نخواهد کرد.
اگر رهبر انتظارات خود را برای دستیابی به تیم تعیین نکند، تیم خود را به خود اختصاص می دهد و آنچه را که می خواهد انجام می دهد، از جمله زمان صرف زمان زیادی را می تواند انجام دهد.
اکثر مردم فقط انجام آنچه را که خواسته اند انجام می دهند. اگر آنها از چیزی خواسته نشده اند که چیزی خاصی را انجام دهند یا اگر دستورالعمل ها بیش از حد وسیع و یا مبهم باشند، تعجبی نیست که آنها زمان زیادی را صرف نکنند و سطح تولید رضایت بخش تولید کنند.
جای تعجب نیست که وقتی که در مورد اینکه چرا وقت خود را هدر می دهند، آنها پاسخ هایی مانند "به اندازه کافی به چالش کشیده"، "هیچ انگیزه ای برای کار سخت تر" یا "عدم رضایت شغلی" پاسخ نمی دهند. رهبران برای تولید نتایج از طریق تلاش های مشترک اعضای تیم. وقتی رهبر یک کار ضعیف از رهبری انجام می دهد، تیم تصمیم می گیرد که چه کاری انجام دهد و چه زمانی احساس می کند که این کار را انجام می دهد.
در ابتدای: سر و کار کردن با اتلاف وقت
راه حل چالش زمان هدر رفتن از زمان استخدام شروع می شود.
اگر یک رهبر چشم انداز روشن در مورد جایی که او می خواهد سازمان خود را در آینده برآورده نکند، پس هیچ راهی وجود ندارد که بتواند مردم حق را استخدام کند .
چرا؟ از آنجا که او فرد ایدهآل را نمی داند، باید از نظر مهارت ها، توانایی ها و مناسبات فرهنگی مورد نیاز برای ایجاد دیدگاه یک واقعیت استخدام کند.
بنابراین، بدون چشم انداز، رهبر شانس استخدام افراد غلط را افزایش می دهد - افرادی که تمایل به اتلاف وقت دارند و تنها با حداقل کارایی خودشان را از دست می دهند. رهبران باید یک دید روشن و مشخص داشته باشند، همراه با توضیح قطعی از مشاغل مورد نیاز و نوع افراد برای پر کردن این شغل برای داشتن یک تیم تولیدی.
اعضای تیم نیازمند انتظارات روشن است
هنگامی که کارمندان استخدام می شوند، اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضای تیم شما به طور خاص آنچه را که قرار است انجام دهند و چه زمانی و چه زمانی که قرار است انجام دهند، به طور خاص می دانند.
مهمتر از همه، هر عضو تیم باید درک کند که چرا آنها کاری را انجام می دهند. آنها باید بدانند که چطور آنچه انجام می دهند، متناسب با چشم انداز شما ایجاد می کنند.
وقتی مردم ببینند که چه کاری انجام می دهند به تلاش کل کمک می کنند، برای آنها آسان تر است که در اطراف علت قرار بگیرند و هدف خود را ببینند. تیم هایی که هدف دارند و سهم خود را به هدف درک می کنند، تمایل دارند که حواس پرتی را ندیده و وقت خود را در محل کار تلف کنند.
تنظیم، ارتباط و ارزیابی انتظارات عملکرد
رهبر باید به رسمیت شناختن چگونگی تنظیم و ارتباط انتظارات عملکرد واقعی برای آنچه که باید انجام شود. پس از تنظیم و ارتباط، رهبر باید از طریق انجام وظیفه و مسئولیت پاسخگویی به تیم را برای رسیدگی به این انتظارات حفظ کند.
انتظارات به شما امکان می دهد که نتایج را اندازه گیری کنید. اگر نمیتوانید نتایج را اندازهگیری کنید، نمیتوانید روند را برای دستیابی به نتایج مورد نظر مدیریت کنید. در غیاب انتظارات و یا هر تلاش برای نگه داشتن افراد برای پاسخگویی به آنها برای دیدار با آنها، تیم انتظارات خود را مطرح می کند و تنها با آنهایی که برای خود تعیین کرده اند، ملاقات می کنند.
اگر کارکنان می دانند که عملکرد آنها به صورت عینی، به طور مداوم و به روش سازنده اندازه گیری می شود، آنها احتمال کمتری دارند و زمان را هدر می دهند.
هرگز درباره مدیریت زمان نیست
همانطور که در ابتدا ذکر شد، راه حل مبارزه با کارکنان، هدر رفتن زمان کار، با شما، رهبر و هر دو انتظار و حسابدهی که شما ایجاد می کنید شروع می شود. بیایید روشن بشویم، راه حل هیچ ارتباطی با مدیریت زمان ندارد، زیرا شما نمی توانید زمان را کنترل کنید - این فقط حرکت را ادامه می دهد.
شما چه چیزی را می توانید مدیریت کنید و چگونگی استفاده از زمان در دسترس شما را در کار. من آن را مدیریت می کنم وقت خود را صرف آموزش تیم خود در مورد مدیریت شما در رابطه با هر چیز دیگری که در اینجا بحث شده است و سپس به عقب برگردید و به آنها اجازه دهید آنچه را که نیاز دارند و میخواهند انجام دهند.