10 چیز هر مدیر برنامه جدید باید بداند

بنابراین شما فقط اولین کار خود را برای مدیریت برنامه انجام دادید؟ یا می خواهید بدانید که پرش به مدیریت برنامه، انتخاب شغلی است که باید انجام دهید؟ تبریک می گوییم، شما در جای مناسب هستید!

مدیریت برنامه یک انتخاب حرفه ای با ارزش و خوب است. اما می تواند یک نقش چالش انگیز نیز باشد.

در اینجا ده چیز است که هر مدیر برنامه جدید باید قبل از شروع نقش آگاه باشد.

مدیریت برنامه به همان اندازه مدیریت پروژه نیست

مدیریت پروژه به طور کلی پذیرفته شده است که همه چیز در مورد برنامه ریزی کار، سازماندهی وظایف و منابع، کنترل روند و ارائه یک هدف خاص است.

پروژه هایی که در حال باز کردن یک دفتر جدید، راهاندازی یک برنامه جدید یا ساختن یک استادیوم المپیک هستند، پروژه های اولیه، وسط و پایان و مجموعه ای مشخص از اهداف را مشخص می کنند.

برنامه ها کمی متفاوت هستند. شما هنوز هم باید مردم را سازماندهی وظایف، مدیریت منابع، کار در فرآیند و غیره، اما آنها را به عنوان مدیر برنامه به شما گزارش. کارهای بسیار کمتری نسبت به پروژه انجام شده است اما کارهای استراتژیک و روابط ساختاری بسیار بیشتر است.

مدیریت برنامه در مورد نگه داشتن کل تغییر تحول در مسیر برای ارائه چیزی ارزش برای سازمان در طول زمان است. بدون اینکه فردی به عنوان یک مدیر برنامه عمل کند، همه شما باید مجموعه ای از پروژه هایی را که در زمان های تصادفی اجرا می شوند و بدون تمایز متحد می شوند. مدیر برنامه فردی است که تمام آن را با هم به ارمغان می آورد.

عدم اطمینان وجود دارد ... با آن برخورد کنید

برنامه ها به طور ذاتی نامشخص هستند در حالی که شما ممکن است بدانید که چه تصویر بزرگ است، این فقط یک بیانیه دید زمانی است که شما شروع می کنید.

مسیر دقیق چگونگی رسیدن به آنجا و اینکه چه پروژه هایی در پنج سال آینده مورد نیاز است ... خوب، این چیزی است که شما باید به آن عمل کنید.

شما با برنامه ریزی دقیق برای آنچه که شما می دانید شروع می شود و یک تصویر از نحوه برخورد با بقیه آن را به شما نزدیک تر شروع می شود. پیشاپیش افکار برنامه ریزی و تحویل خود را گسترش دهید تا زمانی که دیگر نمیتوانید بروید.

مسدود کردن زمان در فواصل منظم برای برنامه ریزی مراحل بعدی. شما همچنین می توانید از این فرصت استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که هنوز به دنبال کسب ارزش هستید.

مراقب باشید برای سوختن

در حالی که یک پروژه ممکن است در یک سال یا بیشتر طول بکشد، برنامه ها می توانند بر روی آن بچرخند. کار برکناری هسته ای در سایت Sellafield انگلستان، به عنوان مثال، مراحل تحویل تا سال 2025 و فراتر از آن را انجام می دهد.

مدیران برنامه باید از تیم خود در مقابل فرسودگی محافظت کنند. شما نمیتوانید در طول مدت زمان به سرعت بالا کار کنید، بنابراین اطمینان حاصل شود که کارمندان شما خرابی کافی را داشته باشند. این باید هر دو دوره ساکت تر در کار با نتایج کمتر و زمان کافی از دفاتر برای تعطیلات باشد.

مدیریت بیمار از نزدیک، گزارشات فوق العاده خود را مشاهده کنید و به این نکته توجه داشته باشید که رفاه تیم شما بسیار مهم است اگر بخواهید خستگی را از بین ببرید و افراد با استعداد خود را برای زندگی این برنامه حفظ کنید.

شما نیاز به مدیریت سرعت

هنگامی که شما یک برنامه ارائه می کنید که دارای تاریخ تکمیل دوردست است، باید سرعت کار را مدیریت کنید. دشوار است که در طول چندین سال این حرکت را ادامه دهید، بنابراین نقش شما به عنوان یک مدیر برنامه، این است که اولویت ها و پروژه ها را تحقیر کنید تا خروجی های قابل اندازه گیری به طور مرتب عرضه شوند.

پیروزی سریع و پیشرفت مداوم نسبت به اهداف بزرگتر عکس را مخلوط کنید. این به تیم کمک می کند که ببیند شما در حال حرکت هستید و اطمینان می دهید که داستان های موفقیت کوتاه تر برای به اشتراک گذاشتن برای حفظ انگیزه بالا وجود دارد . سرانجام، به سرمایه گذاران و تیم مدیریت اجرایی کمک می کند تا ببینند پیشرفت وجود دارد.

تیم خود را برای موفقیت آموزش دهید

برنامه ها اغلب چیزی برای رمان، منحصر به فرد و یا تغییر شکل برای سازمان ارائه می کنند. یکی از چالش های کار بر روی این گونه ابتکارات این است که شما احتمالا در خانه مهارت هایی ندارید تا قادر به انجام تمام وظایف و پروژه های مورد نیاز خود باشید.

این خوب است و انتظار می رود. شغل شما به عنوان یک مدیر برنامه جدید این است که اطمینان حاصل کنید که شما می توانید افرادی را که در اختیارتان قرار می دهید، بالا ببرید، آموزش دهید و توسعه دهید تا با هم بتوانید تمام نیازهای منابع را رفع کنید.

ممکن است بعضی از مناطق وجود داشته باشد که فقط برای یک دوره محدود به یک منبع خاص نیاز دارید. به عنوان مثال، شما نمی خواهید یکی از کارکنان خود را در مورد چگونگی رانندگی کامیون کامیون آموزش دهید اگر این مهارت شما فقط برای یک هفته نیاز است، تخلیه یک تحویل چیزی. اما اگر شما در حال تغییر نحوه مدیریت حضور آنلاین شرکت خود هستید، احتمالا با مهارت های توسعه وب سایت در خانه همراه با برخی از تخصص در مورد رسانه های اجتماعی یا بهینه سازی موتور جستجو، ارزشمند خواهد بود. اینها مهارتهایی هستند که کسب و کار در بلندمدت تکیه می کند.

تصمیم بگیرید که کدام یک از اینها باید در تیم تعبیه شود و چه کاری باید انجام شود. سپس اطمینان حاصل کنید که برنامه شما می تواند وظایف آموزش و استخدام را که نیاز به آماده شدن برای مدیریت خروجی ها به عنوان هر پروژه ارائه می کند، تحویل دهد.

حکومتداری پیچیده تر است

اگر از پس زمینه مدیریت پروژه آمده اید، حکومت برای شما تعجب ندارد. این شیوه ای است که در آن ساختار برنامه ها و برنامه ها سازمان یافته و کنترل می شود تا اطمینان حاصل شود که تصمیم گیری به شیوه ای درست انجام می شود و مردم درگیر آن هستند. برای حصول اطمینان از این که کار در حال پیشرفت است، متناسب با مورد کلی کسب و کار بسیار مهم است و به مردم کمک می کند تا پاسخگو باشند.

حکومتداری همچنین روشی است که دفتر مدیریت پروژه و مدیران اجرایی می توانند اطمینان حاصل کنند که این برنامه در مسیر هدایت مزایا قرار دارد و مسیر رسمی برای بستن پروژه ها یا یک برنامه کامل را فراهم می کند، اگر بتوان نشان داد که این منافع دیگر نخواهد بود به دست آورد

حکومتداری پیچیده تر از یک محیط برنامه است. هیئت مدیره پروژه و گروه فرماندهی معمولا دارای عضویت در سطح اجرایی هستند. این انتظار می رود به عنوان نتیجه نهایی از یک برنامه به طور معمول تبدیل کسب و کار است.

برنامه ها نیز بر روی فرایند کسب و کار به طور معمول و عملیات روزانه سازمان تاثیر می گذارد، بنابراین سرمایه گذاری به طور قابل توجهی با تاثیر P & L تاثیر می گذارد. این همچنین نیاز به نظارت بالقوه بالاتری نسبت به یک پروژه سرمایه دارد.

برنامه ریزی برنامه های خود را با اطمینان از داشتن افراد مناسب در تصمیم گیری ها و داشتن مسئولیت های مشخص برای افراد در تیم، ساده کنید.

برنامه ریزی بسیار سخت تر است ...

برنامه ریزی یک برنامه دشوارتر از برنامه ریزی یک پروژه است زیرا قطعات بسیار بیشتری در حال حرکت وجود دارد، اما شما می توانید استدلال کنید که سرگرم کننده تر هم هست!

به طور معمول، مدیران پروژه که در این برنامه شرکت دارند، برنامه های خود را با هم ترکیب می کنند. سپس تیم مدیریت برنامه با مدیران برنامه همراه شما قرار می گیرد و برنامه های شما یکپارچه می شوند.

این آسان است که می گویند، اما نه آسان انجام می شود. این نیاز به شناسایی وابستگی بین پروژه ها و وظایف پروژه دارد. این کار شما را مجبور می کند تا نیازهای منابع را برای کل برنامه نگاه کنید و فعالیت های اطراف خود را به صورت قاعده ای مطابق با در دسترس بودن افراد کلیدی بررسی کنید. و این هم یک کار خیر نیست.

هنگامی که برنامه برنامه یکپارچه شما قرار می گیرد، می توانید آن را در یک نمودار گانت یا سایر ابزار نرم افزار پیگیری کنید. همانطور که مدیران پروژه شما پروژه های خود را در زمان واقعی پیگیری می کنند، باید تنظیمات مربوط به برنامه را تغییر دهید و هرکدام را از تغییرات مطلع کرده و آن را به کار گیرید.

... اما شما نباید هر خط را برنامه ریزی کنید

به عنوان یک مدیر برنامه شما به مدیران پروژه خود تکیه می کنید تا برنامه ریزی دقیق انجام دهید. برای شما ردیابی یک برنامه با هزاران و هزاران وظیفه عملی و مطلوب نیست.

شما نیاز به یک نمایش نورد بالا، سطح بالا از پروژه ها، با جزئیات کافی برای نشان می دهد که آیا چیزی می خواهد تاثیر سطح برنامه.

ساده ترین راه برای انجام این کار با برنامه های اختصاصی نرم افزاری است (این 10 ابزار اثبات شده پروژه و نرم افزار، مکان خوبی برای شروع هستند). تلاش برای مدیریت برنامه چند میلیون دلاری خود را در یک صفحه گسترده آسان نخواهد بود.

شما نیاز به بهبود اعطای خود دارید

با این حال خوب است که شما در نمایندگی، بودن در نقش مدیریت برنامه به این معنی است که شما نیاز به آن را حتی بهتر است.

خبر خوب این است که شما باید یک تیم از مدیران پروژه داشته باشید و حتی ممکن است یک دفتر مدیریت برنامه اختصاصی برای حمایت از تغییرات تغییریشان داشته باشید.

خبر بد این است که شما ممکن نیست

کارهای زیادی در برنامه انجام شده است و تنظیم آن برای اطمینان از این که تمام قسمتهای متحرک در زمان مناسب حرکت می کنند، یک تلاش بزرگ است. شما نمیتوانید این کار را تنها انجام دهید و نباید سعی کنید. برای اینکه زمان شروع برنامه را برای شروع برنامه بگذارید، کار کنید و سپس اطمینان حاصل کنید که یک تیم در محل برای بازگشت به شما وجود دارد.

اگر کسی در دفتر مدیریت برنامه ای شما نداشته باشد، از کسی بخواهید که به تیم مدیریت برنامه متصل شود. برای آنها کارهای زیادی وجود دارد: کسی که در یک نقش هماهنگی در پروژه قرار دارد، برای ارائه هماهنگی مورد نیاز در سطح برنامه، به شما اجازه می دهد تا با وظایف استراتژیک درگیر شوید.

از درگیری نترسید

برنامه های زیادی وجود دارد. از پروژه هایی که ذینفعان دشوار را به لحاظ مهمی در نظر نگیرند، هر روز به شما فرصت هایی برای درگیری می دهد. مراقب باشید که چیزهایی که عملکرد پروژه را مختل می کنند و زمانی که لازم است برای جلوگیری از وضعیت درگیری قبل از اینکه شروع شود، آماده باشید .

کدام یک از این 10 چیز به شما تعجب آور بود؟ افکار خود را در مورد مدیریت برنامه در کانال رسانه های اجتماعی مورد علاقه خود به اشتراک بگذارید!