کدام ساختار برای شما بهتر است؟
سه ساختار سازمانی مشترک وجود دارد و مدیران پروژه در همه آنها کار می کنند: کارکردی، پروژه و ماتریس. اجازه دهید نگاهی به مزایا و معایب هر یک بپردازیم تا زمانی که شما به یک ساختار جدید پیوسته اید، بدانید چه چیزی در برابر شما قرار دارد.
ساختار سازمانی کارکردی
در یک ساختار سازماندهی کارکردی، مدیر پروژه و تمام منابع در همان بخش شرکت، مانند بخش فروش و بازاریابی کار می کنند. به طور کلی مدیران عملکرد دارای قدرت بیشتری نسبت به مدیر پروژه دارند.
مزایای
ساختار عملکردی به شما کمترین قدرت را به عنوان یک مدیر پروژه می دهد، اما مزایای دیگری نیز ارائه می دهد:
- این کار به خوبی برای تیم های کوچک و پروژه های کوچک کار می کند، زیرا این تابع دارای کنترل کامل بر اعضای تیم و سایر منابع مورد نیاز است.
- شما به راحتی می توانید به متخصصین مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید زیرا آنها در یک منطقه کاربردی هستند.
- برای حل مشکلات مربوط به پروژه، همه با یکدیگر سریع می شوند.
- شما می توانید ابزارهای ارتباطی پروژه را که لازم است استفاده کنید محدود کنید، زیرا تیم نسبتا کوچک و ساده است.
- شما اغلب اعضای تیم مشتاق می گیرید که علاقمند به کار در پروژه هستند زیرا آنها فرصت های شغلی را فراهم می کنند. کار پروژه می تواند یک راه عالی برای ترویج تیم خود باشد.
- اگر پروژه را به یک تیم کارآمد انتقال دهید، این تیم خواهد بود که در آن کار می کنید، که می تواند یک پروژه را ساده تر کند.
معایب
اگر چه این ساختار دارای مزایای فراوانی است، همچنین برخی از ضعف ها را در نظر بگیرید:
- کار در یک سیلو انجام می شود، که ممکن است به این معنی باشد که شما به افراد خارج از بخش عملکردی خود دسترسی ندارید.
- افرادی که در تیم پروژه قرار دارند ممکن است نسبت به کارشان در پروژه بیشتر وفادارتر به مدیر یا مدیر تیمشان باشند که می تواند منازعات ایجاد کند.
- یک پروژه بزرگ می تواند با یک مدیر پروژه کارآمد از هر عملکرد به پایان برسد. اگر کارکنان پروژه با یکدیگر هماهنگ نباشند می توانند کار را از طریق شکاف ایجاد کنند.
- کار کارکردی می تواند منزوی باشد زیرا شما فرصت ندارید به طور گسترده ای در این شرکت شرکت کنید. حفظ تمرکز استراتژیک می تواند سخت تر باشد.
ساختار سازمانی پروژه
تیم های اختصاصی برای کار بر روی پروژه ها در یک ساختار سازمانی پروژه قرار داده می شوند. مدیر پروژه احتمالا دارای مسئولیت مدیریت خطی برای اعضای تیم پروژه است. نمونه هایی از این شامل ایجاد ساخت و ساز بزرگ است، بلکه ابتکارات شرکتی که نیاز به یک تیم اختصاصی دارد. مدیر پروژه دارای مجوز نهایی است، گزارش به حامی پروژه و هیئت مدیره پروژه . افراد در تیم به طور مستقیم برای مدیر پروژه کار می کنند.
مزایای
مزیت آشکار ساختار پروژه این است که شما کنترل بیشتری بر تیم دارید، اما مزایای دیگری هم وجود دارد.
- تیم ها می توانند حس قوی هویت داشته باشند. این ساده ترین ساختار است که در آن می توان یک فرهنگ تیم قوی ایجاد کرد.
- کل تیم بر اهداف تیم متمرکز است، بنابراین مناقشه وفاداری با روز کار برای افرادی که در این پروژه کار می کنند وجود دارد. کار روزانه این پروژه است.
- منابع به پروژه اختصاص داده شده است، بنابراین برنامه ریزی کار بسیار ساده تر است. شما می دانید زمانی که اعضای تیم در دسترس هستند و هیچ خطری وجود ندارد که آنها را در کوتاه مدت به کار کسب و کار به طور معمول برای مدیر دیگری بکشند.
- پروژه هایی که در این ساختار اجرا می شوند محیط های خوبی برای بهبود مهارت های مدیریت پروژه شما و همچنین مهارت های رهبری فنی بیشتری هستند.
معایب
ساختار پروژه ساده ترین کار در داخل است، اما هنوز دارای معایبی است.
- داشتن یک تیم اختصاصی به یک پروژه، تعهدی گرانقیمت است. این تنها یک گزینه برای پروژه های بزرگ است.
- اگر افراد را از کارهای عملیاتی خود حذف کنید، ممکن است دشوار باشد که به عقب بازگردید، به خصوص اگر پروژه طولانی باشد. کار پروژه کشش است، و بازگشت به آنچه که شما قبل از یک دوره کار در یک محیط چند رشته در یک پروژه جدید، چالش برانگیز است چشم انداز جذاب برای بسیاری از مردم نیست. مدیریت پروژه انتقال پروژه هنگام بستن پروژه اهمیت بیشتری دارد.
- گاهی اوقات بسته شدن یک پروژه می تواند به معنای از دست دادن شغل شما در صورت کسب و کار است و نقش دیگری برای شما در دسترس نیست.
- با توجه به ماهیت خود، تیم های اختصاص داده شده منابع را برای کار بر روی یک چیز مینشینند. آنها می توانند تعداد پروژه هایی را که شرکت می توانند در هر زمان انجام دهند، محدود می کند، به خصوص زمانی که پروژه های مختلف نیاز به مهارت های مشابه دارند.
- مدیران پروژه در این نوع ساختار همچنین مدیریت تیم را برای تیم خود نیز انجام می دهند که این بدان معنی است که صرف زمان و تلاش در انجام وظایف منابع انسانی که نیازی به انجام در ساختارهای دیگر ندارید. اگر از عنصر کار با مردم لذت بردید، این عامل می تواند یک مزیت باشد.
ساختار سازمانی ماتریکس
گزینه سوم یک ساختار ماتریسی است. منابع در هر دو کار کار و کار پروژه به طور معمول به اشتراک گذاشته شده است. این ممکن است به معنای داشتن دو مدیر یا مسئولیت خطوط خطی به مدیر پروژه و همچنین مدیر تیم باشد. ساختار خط مدیریت عملکرد به طور معمول در محل برای اولین بار، و مدیر پروژه خط نقطه نقطه را می گیرد.
این ساختار تقسیم قدرت و اقتدار بین مدیران تیم مدیریت عملکرد و یا مدیریت پروژه را تقسیم می کند. شما نیاز به استفاده از مهارت های مذاکره خود را به قدرت کامل خود را!
مزایای
سازه های ماتریس بسیار رایج هستند زیرا آنها به مدیران اجازه می دهند تا انتخاب های انعطاف پذیر را با چگونگی گذر وقت خود به مردم انجام دهند. شما احتمالا در یک محیط ماتریس در برخی موارد در زندگی حرفه ای خود کار می کنید. مزایای این ساختار عبارتند از:
- منابع به طور موثر مورد استفاده قرار می گیرند و در صورت نیاز می توانند بین پروژه ها حرکت کنند.
- شما می توانید در بسیاری از چیزهای مختلف کار کنید، گاهی اوقات موازی - اگر چه این نقطه را می توان به عنوان یک معایب نیز مورد بحث قرار داد.
- تیم ها و افراد می توانند بسیار پاسخگو باشند. اگر یک پروژه جدید همراه با آن است که اولویت دارد، به اندازه کافی آسان به چرخش و به طور ناگهانی به چیز دیگری تمرکز می کنند. شما نمیتوانید این کار را به راحتی در یک ساختار پروژه انجام دهید، که طول می کشد تا انحلال و گروه بندی شود.
- این ساختار مستلزم آن است که همه از یک چرخه عمر مدیریت پروژه و یک روش مشابه استفاده کنند، بنابراین حرکت بین پروژه ها آسان است. مردم می توانند با یک تیم پروژه ای که در آن اصطلاحات و فرآیندها رایج هستند، با کمترین زمان لازم برای پیاده سازی مورد نیاز باشند.
معایب
همانطور که با تمام تنظیمات، این یکی نیز دارای مشکلات خود را نیز دارد. با وجود داشتن یک ساختار مشترک، بسیاری از مکان های کار مدرن، مشکلات بیش از حد را ترک کرده اند. اگر شما برای مدیریت و نظارت بر کل حجم کار خود، سیستم های لازم را ندارید، به راحتی می توانید افراد را انجام دهید. معایب دیگر عبارتند از:
- مناقشات بین پروژه ها شایع است زیرا ممکن است برای منابع مشابه به عنوان یک پروژه دیگر مبارزه کنید.
- پروژه دیگر ممكن است بهترین منابع را انتخاب كند - مناسب ترین افراد با مهارت های مناسب - یا مدیر خط آنها ممكن است آنها را برای كار پروژه نكاند.
- ممکن است بین وظایف کسب و کار معمول و کار پروژه برای افراد وجود داشته باشد، به ویژه هنگامی که هر دو مدیران به آنها اولویت های مختلفی می دهند.
- منابع ممکن است مناقشه ای در مورد مسیر توسعه آنها برای حرفه های آینده خود داشته باشند. اگر چه شما ممکن است بدانید که می خواهید در مدیریت پروژه بمانید، ممکن است گزینه ای برای پیشرفت به نقش مهم تر عملکردی یا نقش متمرکز بر پروژه داشته باشید. اما داشتن گزینه های حرفه ای بسیار خوب است، حتی اگر تصمیمات دشوار را برای شما فراهم کند.
ساختار سازمانی که به طور کامل برای تمام کارهای کسب و کار به طور معمول کار می کند، همیشه برای پروژه ها کار نمی کند و شما باید در محیطی که در آن کار می کنید مدیریت کنید. بدست آوردن تجربه در هر یک از این سازه ها، ایده خوبی است، به طوری که شما می توانید آنها را از دست اول تجربه کنید. این به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید کدام محیط مناسب شما است و متناسب با مهارت ها و ترجیحات شما است. سپس شما می توانید انتخاب آگاهانه را انتخاب کنید اگر شما شانس تصمیم به محیط کار خود را در آینده است.
درک مزایا و معایب ساختار سازمانی هر پروژه به شما امکان می دهد که بهترین زمان و تأثیر را برای صرفه جویی بیشتر از تیم خود و کمک به موفقیت پروژه خود داشته باشید.