کانبان در پروژه ها معمولا یک صفحه بصری از یک شبکه و کارت را تشکیل می دهد. (مطمئن باشید که Kanban این است؟ این مقدمه را به Kanban در مدیریت پروژه بخوانید.) هیئت مدیره ممکن است فیزیکی باشد که از قطعات کاغذی (معمولا کارتهای شاخص 3 × 5 یا یادداشت های چسبنده) بر روی تخته سفید یا دیوار تشکیل شده است. همچنین، هیئت مدیره می تواند چندین نرم افزار و سیستم عامل الکترونیکی باشد که از تخته های مدیریت پروژه کانبان حمایت می کنند. یک راه حل دیجیتال یک ابزار عالی است زمانی که یک تیم پروژه به طور فیزیکی در محل قرار نگرفت یا زمانی که اعضای تیم مجبورند به خارج از دفتر دسترسی داشته باشند.
01 کانبان شبکه
برای پروژه های ساده، شبکۀ کانبان به احتمال زیاد یک ردیف و چندین ستون دارد. ستونها فرایندی را نشان می دهند که از طریق آن جریان کار، از چپ (شروع) به سمت راست (پایان) نمایان می شود. اگر تیم بیش از یک نوع کار را انجام می دهد یا اگر گروه های فرعی یا انواع مختلفی از جریان های کاری وجود داشته باشد، برگزار کننده تخته می تواند از ردیف ها برای جدا کردن کارت ها به صورت عمودی استفاده کند.
کارت ها در سراسر ستون در ستون ها با توجه به مرحله فعلی خود در روند حرکت می کنند. این تصویر یک شبکه معمولی Kanban را در عمل نشان می دهد.
هنگامی که هیئت مدیره کانبان خود را راه اندازی می کنند، تیم پروژه معمولا با جلسات منظم در جلسه ای "ایستاده" یا بسیار کوتاه جلسه می گیرد. هدف تیم این است که "کار" را به ستون نهایی هیئت مدیره بسپاریم، که اغلب با عنوان "انجام شده" برچسب گذاری شده است. در این جلسات، تیم در مورد اینکه هر کارت قادر به حرکت به ستون بعدی خواهد بود، بحث می کند. اگر کسی در حال حرکت بر روی کارت به جلو و موانع مواجه است، در جلسه ایستاده، با اقدامات مورد نظر برای حل مسئله، ذکر شده است.
02 قلب کانبان از ذهن
- حذف چند وظیفهای بد روانشناسان و جامعه شناسان کار تحصیل در این موضوع زیاد نوشته اند. تحقیقات نشان می دهد که وظایف سوئیچینگ ما را کاهش می دهد و باعث می شود مشکلات کیفیت به علت بازنشستگی ذهنی و سایر هزینه های راه اندازی.
- کار محدود در حال انجام است برای به دست آوردن چند وظیفه ای بد به حداقل حداقل، شما نیاز به محدود کردن تعداد کارت های منتشر شده به سیستم کانبان. اجازه ندهید مدیریت را به فشار دادن کارت های بیشتر (وظایف، پروژه ها و یا ویژگی ها) به ستون (های) "انجام" هیئت مدیره. این مرحله ممکن است نیاز به تغییر قابل توجهی در ذهن مدیران داشته باشد که معتقدند که برای به پایان رساندن کار در زمان، باید در اسرع وقت شروع شود.
- یک فرهنگ حل مشکلات را به عنوان یک تیم، به جای آن که انگیزه دیگران را سرزنش کند، را تقویت کنید.
- نگه داشتن بالای backlog اولویت بندی کنید. کارت در بالای ستون «Backlog» باید وظایف، پروژه ها یا ویژگی های بعدی باشد که ارزش بیشتری برای مشتری و کسب و کار ارائه می دهد.
یک سیستم کانبان یک راه موثر برای اجرای بسیاری از انواع پروژه ها است. مانند بسیاری از ابزارهای ناب، آن را به بهترین نحو کار می کند زمانی که با ذهنیت یادگیری و بهبود مستمر ترکیب شده است. هیچ راه درستی برای اجرای هیئت مدیره کانبان وجود ندارد و بسیاری از عوامل می توانند بر ساختار آن و همچنین رفتار تیم تاثیر بگذارد. به طور کلی، هر تیم پروژه ای که از هیئت مدیره استفاده می کند باید در مفاهیم کانبان آموزش ببیند و پس از آن مجاز به توسعه و بهبود سیستم Kanban خود استفاده کنند.
اطلاعات بیشتر در مورد مونیکا بورل را در اینجا بخوانید .