ریسک پروژه را ثبت کنید که هر کس بتواند به راحتی از آن استفاده کند
چگونه اغلب شما یک ریسک خطر را در سیستم ثبت نام دیده اید؟ آنها در ابتدای یک پروژه ایجاد شده اند و پس از آن فراموش می شوند و به سرعت از بین می روند.
همه ما می دانیم که مدیریت ریسک خوب نیاز به مرتب شناسایی خطرات جدید، و همچنین بررسی خطرات موجود و فعالیت های کاهش برنامه ریزی است. پس چگونه می توان این احتمال را بیشتر کرد؟
01 طراحی ریسک خوب
یکی از راه های تشویق مشارکت در مدیریت ریسک، طراحی ریسک ریسک خوب است. یک ثبت نام به خوبی طراحی شده به سرعت سطح خطر کلی پروژه را به شما و دیگر اعضای تیم پروژه می دهد.
این باید کاربران را به راحتی به جزئیات بیشتر در مورد خطرات فردی دسترسی پیدا کند، زمانی که این مورد نیاز است. این، به نوبه خود، باید همه را به فکر کردن در مورد ریسک ها و آشکار سازه های جدید در هنگام ظهور و نظارت و اقدام برای کاهش خطرات موجود، تحریک کند.
02 شامل زمینه های درست
حداقل باید ثبت نام ریسک شما شامل موارد زیر باشد:
- یک شناسه منحصر به فرد برای هر ریسک
- توصیف ریسک، از جمله علت، رویداد خطر و اثر، از قبیل "به علت بارش باران سنگین، تهدید سیل زمین است که سبب خراب شدن محصولات می شود."
- اقدامات پاسخ ریسک
- صاحب خطر
03 اقدامات اضافی
شما ممکن است بخواهید شامل اندازه های کمی از احتمال، تاثیر و خطر کلی و ارزش های باقی مانده پس از کاهش برای پروژه های خطرناک است.
عددی و زمینه هایی که به طور خودکار محاسبه می شوند، می توانند مفید باشند اگر شما از روش ارزیابی خطر مانند روش مونت کارلو یا ارزش پولی انتظار می رود. سایر زمینه های مفید شامل تاریخ کلیدی، رده ریسک، ریسک پاسخگویی، نزدیکی، هزینه های کاهش و وضعیت است.
هیچ محدودیتی برای تعداد رشته هایی که می توانید شامل آنها نباشد، وجود ندارد، اما تنها فیلدهای کلیدی باید در لیست نمایش همه خطرات نمایش داده شود. در غير اين صورت، نمايش فهرست ميتواند با جزئيات بيشمار غلبه کند. در حالت ایده آل، بینندگان از طریق نمایش جزئیات نمایش داده می شوند که همه فیلدها را برای این خطر خاص نشان می دهد زمانی که آنها بر روی ورود ریسک در نمای لیست کلیک می کنند.
04 یکی دیگر از گزینه
شما ممکن است بخواهید یک پایگاه داده ثبت نام ریسک را برای هر پروژه ایجاد کنید، بنابراین شما به یک مجموعه استاندارد از فیلدها محدود نمی شوید. اگرچه یک صفحه گسترده میتواند به شما در پیگیری پروژههای شما، به ویژه پروژههای کوچکتر، یک پایگاه داده واقعی را بهتر کند، مانند آنچه که میتوانید در Kahootz یا Podio ایجاد کنید. آنها در صورت لزوم اضافه کردن اسناد و مقادیر زیادی متن را آسان تر می کنند.
05 چراغ راهنمایی
سیستم های چراغ راهنمایی برای تأثیر بصری دشوار است. کاربران به طور مستقیم می دانند که قرمز به معنای خطر بالا است، که به معنای خطر متوسط است و سبز خطر کم است. این نشانه های بصری سریع خوانندگان را برای کمک به درک آنها فراهم می کند.
06 ویژگی های امنیتی
شما ممکن است بخواهید مشارکت را تشویق کنید با اجازه دادن به همه اعضای تیم پروژه و شاید برخی از سهامداران برای مشاهده ثبت ریسک. با این وجود شما باید حقوق دسترسی کاربر را برای ثبت نام خود تنظیم کنید، بنابراین فقط نقش خاص پروژه، مانند مدیر پروژه ، پشتیبانی پروژه ، یا صاحبان خطر، می توانید آن را ویرایش کنید. شما می توانید یک پیگیری حسابرسی ایجاد کنید که چه زمانی و چه زمانی تغییر کرد.
خلاصه مشخصات ریسک
اعضای تیم پروژه های ارشد و ذینفعان مانند هیئت مدیره پروژه و مدیریت شرکت ها / برنامه ها ممکن است وقت نداشته باشند که دیدگاه لیستی از هر ریسک هضم کنند. برای آنها یک نمایه ریسک خلاصه تصویری از خطر جمع آوری شده ارائه شده توسط پروژه را در یک نگاه سریع می دهد. این نشان دهنده تعداد خطرات در هر سطح احتمال و تاثیر است.
08 همه چیز درباره ارتباطات است
به یاد داشته باشید که فقط در مورد لیست خطرها و اقدامات رفع نگرانی در هنگام طراحی ثبت نام ریسک پروژه نیستید. هدف این است که همکاران خود را در مدیریت ریسک ارتباط برقرار کنید و همکاری کنید. طراحی شما باید این دیدگاه را با نظرات مختلف برای مخاطبان مختلف منعکس کند. یک ثبت نام ریسک به خوبی می تواند مدیریت ریسک در پروژه شما را به این طریق بهبود بخشد.