طرح پروژه ملاقات شرکت نمونه برای شروع کار شما
پیش از طرح پروژه
اولین قدم شما این است که طرح را برنامه ریزی کنید.
شما با بحث درباره این رویداد با ذینفعان شروع می کنید. اگر این سال گذشته انجام شد، چه اتفاقی افتاد؟ چه چیزی اشتباه پیش رفت؟ چه کسی این پروژه را اداره کرد و آیا می تواند در سال جاری به شما کمک کند تا از اشتباهات جلوگیری کنید؟ از آنجا که مدیرعامل این پروژه را به شما اختصاص داد، چه چیزی را از رویداد می خواهد؟ چه زمانی رویداد خواهد بود؟ جایی که؟ بودجه چیست؟
همانطور که می توانید اطلاعات را جمع کنید. این اسکلت خواهد بود که شما طرح طرح را ساختید.
تیم را بساز
به چه منابع دیگری نیاز دارید تا این پروژه را به موفقیت برسانید؟ آیا افراد دیگری در بخش های دیگر وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند تا این رویداد را به موفقیت برسانید؟ برای کمک به شما باید چه کاری انجام دهید؟ آیا شما فقط می توانید بپرسید یا آیا نیازمند تصویب رسمی از رئیس خود هستید؟ چقدر زمان از آنها نیاز دارید؟ به چه مهارتهایی نیاز دارید؟ آیا فرد دیگری می تواند این مهارت را فراهم کند اگر فردی که می خواهید در دسترس نباشد؟
از آنجا که این یک جلسه شرکت است، چگونه HR میتواند کمک کند؟
آیا از اداره تسهیلات کمک می خواهید؟ درباره اداره بازاریابی چیست؟ آیا در این زمینه به کمک نیاز دارید؟
برنامه را برنامه ریزی کنید
هنگامی که شما می دانید چه مدت جلسه طول خواهد کشید، شما شروع به بلوک های زمان را پر کنید. آیا به یک سخنران باز نیاز دارید؟ چه کسی خواهد بود؟ آیا می خواهید شرکت کنندگان را با هم در میان بگذارید یا بخشی از برنامه آنها را به گروه های کوچکتر تقسیم کنید؟
چه تعداد سخنرانان دیگر به شما نیاز دارند؟ اگر شما برسید چه کسی جلسات کوچکتر را در اختیار شما قرار می دهد؟
آیا این رویداد بیش از یک روز طول خواهد کشید؟ چگونه روز اول را میبینی؟ در روز دوم چگونه دوباره باز خواهید شد؟
چطور در انتها قرار می گیرید؟ آیا شما به یک سخنرانی پایانی نیاز دارید؟ اگر شما یک کتاب را برای تدارکات افراد چک کنید خارج از هتل چطور رفتار می کنید؟
فضا را پیدا کنید
پیدا کردن تعداد زیادی از مردم می آیند سپس مقدار فضای مورد نیاز خود را تعیین کنید. این رویداد کجا برگزار خواهد شد؟ آیا در دفتر شرکت وجود دارد و آیا شما نیاز به یک فضای بزرگتر دارید؟ آیا مدیر اجرایی می خواهد جلسه خارج از محل برگزار شود تا مردم بتوانند تمرکز کنند یا آیا می خواهند در دفتر کمترین هزینه را داشته باشند؟
کدام خواص در منطقه شما می تواند فضای مورد نیاز خود را فراهم کند؟ یک هتل در نزدیکی فرودگاه انتخاب خوبی برای کاهش زمان سفر برای افرادی است که از خارج از شهر می آیند و یا باید چیزی را از شهر بیابید که ساکت تر باشد؟
مکان های مختلف برای تسهیلات خود هزینه می کنند؟ آنها چه چیزی را شامل می شوند و چه چیزی را باید خریداری و وارد کنید؟ آیا آنها یک فرد را برای کار با شما اختصاص می دهند؟ سیاست آنها در مورد مواد و مردم از خارج چیست؟
آن را خاموش کنید
پس از جمع آوری پاسخ به حداقل بسیاری از این سوالات، می توانید شروع به جمع آوری طرح پروژه کنید.
به خاطر داشته باشید که آنچه در اینجا نشان داده می شود لیستی از وظایف پروژه، ساختار شکست کار (WBS) است. این شامل هیچ وابستگی بین وظایف یا جدول زمانی نیست. کسانی که بعدا اضافه خواهند شد
نمونه طرح پروژه جلسه شرکت
در چگونگی برنامه ریزی با استفاده از ابزارهای اساسی مدیریت پروژه ، ما درباره تفکر برنامه ریزی پروژه و استفاده از مهارت های مدیریت پروژه در طول فرایند برنامه ریزی صحبت کردیم. در اینجا چگونگی ساختار شکست پروژه (WBS) برای طرح پروژه برای برنامه ریزی یک جلسه شرکت می باشد:
1. پیش از طرح پروژه
- تعیین بودجه
- برای تعیین اهداف پروژه با مدیر عامل شرکت صحبت کنید
- با مدیر پروژه قبلی (PM) تماس بگیرید
- لیست مشارکت کنندگان را تعیین کنید
- تماس با ذینفعان برای ورودی.
- تاریخ مورد نظر برای رویداد را تعیین کنید
- تعیین تعداد سخنرانان / سخنرانان مورد نیاز
- تعیین تعداد پرسنل پشتیبانی لازم است
- تعیین تعداد کارکنان شرکت کننده
- لیست مکان های ممکن برای رویداد را فهرست کنید
2. تیم پروژه را بسازید
- دریافت بازاریابی از بازاریابی
- دریافت نماینده از HR
- ببینید آیا خرید به کسی کمک می کند؟
- از سوزان سؤال کنید که تمام جزئیات سخنرانان را اداره کند
- دریافت نماینده از امکانات
- جلسه تئاتر تیم برنامه زمانبندی
3. برنامه را توسعه دهید
3a برنامه روز اول
- زمان شروع را تنظیم کنید
- تنظیم زمان، ترتیب محل و کارکنان برای ثبت نام
- تنظیم طول جلسه صبح
- تنظیم طول سخنرانی ها
- محاسبه تعداد سخنرانان مورد نیاز برای جلسه صبح
- بلندگوها را استخدام کنید
- برنامه ریزی برای تعطیلات صبحگاهی (زمان و طول)
- ترتیب تازه کردن اتاق کنفرانس در طول تعطیلات (آب، زباله، و غیره)
- برنامه ناهار (زمان، طول، محل، منو، پرداخت می شود)
- برنامه جلسه بعد از ظهر (طول، تعداد سخنرانان)
- سخنرانان بعد از ظهر را استخدام کنید
- برنامه روز یک بسته (زمان، که، طول)
3b برنامه روز دوم
- زمان شروع را تنظیم کنید
- تنظیم طول جلسه صبح
- محاسبه تعداد سخنرانان مورد نیاز برای جلسه صبح
- بلندگوها را استخدام کنید
- برنامه ریزی برای تعطیلات صبحگاهی (زمان و طول)
- ترتیب تازه کردن اتاق کنفرانس در طول تعطیلات (آب، زباله، و غیره)
- برنامه ناهار (زمان، طول، محل، منو، پرداخت می شود)
- برنامه جلسه بعد از ظهر (طول، تعداد سخنرانان)
- سخنرانان بعد از ظهر را استخدام کنید
- طرح تعبیر سخنرانی (زمان، که، طول)
- تنظیم زمان چک کردن با هتل
4. فضا را برنامه ریزی کنید
- تعیین تعداد شرکتکنندگان
- برنامه ریزی صندلی (ردیف در مقابل جداول)
- محاسبه فضای مورد نیاز
- محدوده های موجود با این مقدار فضای (هزینه ها، مکان، خدمات شامل)
- شمار تعداد سخنرانان هر روز و مجموع
- تعداد و نوع کارکنان پشتیبانی مورد نیاز را تعیین کنید
- پیدا کردن تعداد زیادی از شرکت کنندگان / سخنرانان / کارکنان به اتاق نیاز دارند
- مذاکره با هزینه ها و تاریخ با مکان های موجود
- قرارداد را با محل انتخاب شده ثبت نام کنید
5. انتشار این رویداد
- تمام جزئیات را با مکان رویداد تمام کنید
- اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان مطلع هستند
- اطلاع همه سخنرانان از موضوع و زمان ارائه / روز
- تمام کارمندان پشتیبانی از وظایف و تغییرات را اطلاع دهید
- دریافت پاسخ از طرف شرکت کنندگان
- شرکت کنندگان جایگزین را به عنوان مورد نیاز اعلام کنید
6. پیگیری
- دریافت سخنرانی های پیش نویس از همه سخنرانان
- سخنان نهایی را مرور کنید
- برچسب ها را برای همه شرکت کنندگان، سخنرانان، کارکنان دریافت کنید
- هر گونه مواد و هدایا را برای شرکت کنندگان خریداری کنید
- با محل رویداد بازبینی کنید
7. نقد و بررسی
- ارسال بررسی رضایت به تمام شرکت کنندگان
- ارسال بررسی بررسی به همه سخنرانان
- تشکر از همه سخنرانان و کارکنان
- برگزاری جلسه نزدیک با تیم پروژه
برنامه ریزی بیشتر
طرح ساختار شکست پروژه (WBS) در بالا نشان می دهد نمونه ای برای برنامه ریزی یک جلسه شرکت است. این یک طرح کلی است. تیم پروژه هنوز هم باید بر روی این موارد کار کند و در بسیاری از آنها گسترش یابد. علاوه بر این، آنها باید در زمان مورد نیاز برای هر وظیفه، اهمیت نسبی وظایف و ارتباطات / وابستگی بین وظایف کار کنند.